การจัดตารางเวลาเป็นหนึ่งในภารกิจการบริหารระดับโลกที่ไม่มีใครอยากทำ อย่างไรก็ตามความล้มเหลวในการพัฒนาวิธีที่เป็นระบบในการบันทึกวันสำคัญและเหตุการณ์สำคัญสามารถทำลายแผนการที่ดีที่สุด ปฏิทินหลักควรมีวันที่สำคัญเป็นแบบอัตโนมัติและรวมถึงระบบที่ทำให้ผู้แจ้งเตือนเกี่ยวกับวันที่กำลังจะมาถึง เพื่อสร้างปฏิทินต้นแบบได้อย่างมีประสิทธิภาพนั้นจะต้องใช้งานง่ายมีประสิทธิภาพและมีขั้นตอนที่เป็นลายลักษณ์อักษรสำหรับผู้ใช้ทั้งหมด
มอบหมายให้บุคคลหนึ่งคนรับผิดชอบการบำรุงรักษาและสำรองข้อมูล บุคคลนี้ควรรับผิดชอบในการตรวจสอบและป้อนวันที่สำคัญในปฏิทินก่อนการแจกจ่าย
ป้อนวันที่และวันสุดท้าย วันสุดท้ายอาจเป็นเหตุผลที่สำคัญที่สุดในการสร้างและบำรุงรักษาปฏิทินหลักของชุมชน วันที่เหล่านี้ควรโดดเด่นและใส่ตัวหนาใบหน้าสีหรือตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมด
ทำงานกับมืออาชีพและพนักงานให้ความช่วยเหลือเพื่อกำหนดวันที่ที่ต้องการก่อนกำหนด สิ่งนี้ขึ้นอยู่กับกิจกรรมและองค์กร ตัวอย่างเช่นคุณอาจต้องการแจ้งเตือนหนึ่งสัปดาห์ก่อนการประชุมงบประมาณรายใหญ่ อย่างไรก็ตามชั่วโมงแห่งความสุขของกลุ่มอาจต้องการการเตือนความจำเพียงหนึ่งชั่วโมงก่อนถึงกิจกรรม นอกจากนี้คุณยังต้องการสร้างเวลาในการเดินทางหากกิจกรรมไม่อยู่ในสำนักงานทันที
กำหนดกระบวนการในการแจ้งให้ผู้ใช้ทราบถึงการเปลี่ยนแปลง นี่อาจเป็นกระบวนการที่เป็นทางการหรือไม่เป็นทางการ อย่างไรก็ตามควรมีการอธิบายไว้อย่างชัดเจนในขั้นตอน คุณจะต้องให้วิธีการยืนยันการเปลี่ยนแปลง นี่อาจเป็นอีเมลด่วนที่มีการร้องขอการยืนยันไปยังพนักงานหรือผู้เข้าร่วมประชุมทั้งหมด
ระบุตัวเลือกเพื่อรวมวันที่ติดตาม วันที่ติดตามคือวันที่ซึ่งเป็นผลมาจากการประชุมอื่น นั่นคือพวกเขาจะแนบกับการประชุมเดิม ตัวอย่างจะเป็น AR (จำเป็นต้องมีการดำเนินการ) เพื่อให้การเงินเสร็จสมบูรณ์ก่อนการประชุมครั้งต่อไป ความสามารถในการแนบวันที่ติดตามกับการประชุมเดิมเป็นวิธีที่ดีในการดำเนินการอัตโนมัติและเพิ่มประสิทธิภาพให้กับการประชุมหรือเหตุการณ์ครั้งต่อไป
พิมพ์ปฏิทินหลักทั้งรายวันและรายสัปดาห์และแจกจ่าย นี่เป็นทางเลือกขึ้นอยู่กับองค์กร
วางปฏิทินในตำแหน่งกลาง สามารถออนไลน์ได้ในไฟล์ที่แชร์หรือบนกระดานข่าวที่แชร์
