การทำงานด้านการบริการลูกค้าต้องใช้ทักษะและมารยาท การรักษาความพึงพอใจของลูกค้าด้วยคุณภาพของบริการบนโทรศัพท์เป็นส่วนสำคัญในการรักษาความคิดเห็นที่ดีจากผู้บริโภค การปฏิบัติตามเคล็ดลับการบริการลูกค้าขั้นพื้นฐานและการรู้วิธีเลือกวลีของคุณจะช่วยให้ลูกค้าและเจ้านายของคุณมีความสุข
ทำไม่ได้
โปรดจำไว้เสมอว่าให้ฝ่ายบริการลูกค้าโทรเสมอ อย่าพูดถึงสิ่งที่คุณไม่สามารถทำเพื่อใครบางคนได้โดยตรงตาม BusinessKnowHow.com ให้มุ่งเน้นไปที่สิ่งที่คุณสามารถทำได้เพื่อแก้ไขปัญหาหรือรองรับผู้โทร
หากมีคนไม่พอใจกับผลิตภัณฑ์ที่ใช้งานไม่ได้อย่าบอกว่าคุณไม่สามารถคืนเงินได้ มันจะสร้างความประทับใจที่ดียิ่งขึ้นถ้าคุณเลือกที่จะบอกว่าคุณสามารถส่งออกมาทดแทน
ขอโทษและคลี่คลาย
ไม่ว่าใครจะเป็นคนผิดสำหรับความโกรธของผู้โทรมันเป็นงานของคุณที่จะคลี่คลายสถานการณ์และทำให้ผู้โทรสงบ
วิธีที่ดีในการสงบสติอารมณ์ผู้ที่โกรธแค้นคือการขอโทษอย่างจริงใจต่อสถานการณ์ตาม BusinessKNowHow.com คำขอโทษนี้จะทำให้ผู้โทรรู้สึกราวกับว่า บริษัท กังวลเกี่ยวกับความโกรธของพวกเขาและพวกเขา "ได้รับผ่าน" กับคุณ คำขอโทษยังเป็นโอกาสสำคัญที่จะกล่าวถึงชื่อผู้โทรทำให้พวกเขามีความสนใจส่วนตัวมากขึ้นและบังคับให้การสนทนาเป็นไปอย่างเป็นมิตร
หลายบรรทัด
เมื่อมีสายที่สองเข้ามาในขณะที่คุณติดต่อกับลูกค้ารายหนึ่งขอให้พวกเขารอสักครู่แล้วค่อยสลับไปที่ผู้โทรรายอื่นตอบชื่อ บริษัท ของคุณและถามทันทีว่าพวกเขาสามารถพักได้หรือไม่ เมื่อคุณได้รับอนุญาตให้วางสายไว้และกลับไปที่สายอื่นของคุณซึ่งคุณจะพยายามสรุปให้เร็วที่สุด
หากคุณเชื่อว่าผู้โทรรายแรกจะใช้เวลาในการสรุปให้ไปข้างหน้าและถามอย่างสุภาพว่าคุณจะได้รับชื่อและหมายเลขโทรศัพท์เพื่อโทรกลับทันทีที่คุณโทรหาคนอื่น คนส่วนใหญ่จะชอบสิ่งนี้เป็นเวลาที่ยาวนานและไม่ได้อธิบาย
รู้เรื่องของคุณ
ความสามารถที่สำคัญในการใช้งานโทรศัพท์ฝ่ายบริการลูกค้าคือการรู้คำตอบทั้งหมด แน่นอนว่าจะมีบางครั้งที่คุณได้รับคำถามที่คุณไม่ทราบคำตอบ แต่จะทำให้เป็นข้อยกเว้นมากกว่ากฎ ทำให้เกิดเสียงราวกับว่าคุณมีความมั่นใจและมีข้อมูลที่เชื่อถือได้จะทำให้การบริการลูกค้าที่เป็นบวก และหากคุณไม่ทราบคำตอบอย่าปลอมมัน เพียงแค่บอกว่าคุณไม่รู้และคุณจะต้องตรวจสอบและกลับไปหาพวกเขา
การเลือกคำพูดที่เหมาะสม
ใช้คำศัพท์และวลีเชิงบวกจำนวนมากเมื่อทำงานในการตั้งค่าโทรศัพท์ฝ่ายบริการลูกค้าตามเว็บไซต์ Call Center Helper ใช้วลีเช่น "ฉันยินดีที่จะช่วยเหลือคุณ" หรือ "ฉันเข้าใจอย่างถ่องแท้" เพื่อให้ผู้โทรติดต่อของคุณสบายใจและให้พวกเขารู้ว่าพวกเขากำลังพูดคุยกับคนที่ใส่ใจและเข้าใจปัญหาของพวกเขา
จำไว้ว่าพวกเขากำลังโทรหาคุณเพื่อขอคำแนะนำในบางกรณี ใช้วลีเช่น "ฉันอยากจะแนะนำ" หรือ "เพื่อหลีกเลี่ยงความไม่สะดวกนี้ในอนาคต …"
