ความแตกต่างระหว่างธุรกิจและจดหมายส่วนตัว

จดหมายเป็นเครื่องมือสำคัญในการสื่อสารทั้งความรู้สึกส่วนตัวและเชิงธุรกิจ อย่างไรก็ตามจดหมายส่วนบุคคลนั้นแตกต่างอย่างมากจากคู่ค้าทางธุรกิจ ในการแสดงมารยาททางธุรกิจที่เหมาะสมในระหว่างการทำธุรกรรม บริษัท ของคุณคุณควรตระหนักถึงความแตกต่างเหล่านี้และอย่าลืมที่จะผสมผสานสไตล์ของจดหมาย สิ่งนี้จะช่วยให้คุณดูเป็นมืออาชีพสำหรับพนักงานลูกค้าผู้ถือหุ้นและนักลงทุน

รูป

จดหมายธุรกิจและจดหมายส่วนตัวมีรูปแบบแตกต่างกันมาก ด้วยรูปแบบที่เปลี่ยนแปลงเล็กน้อยตัวอักษรธุรกิจมักจะมีระยะห่าง 1 นิ้ว พวกเขายังมีการเว้นวรรคเดียวที่มีระยะห่างสองครั้งเท่านั้นระหว่างย่อหน้าและบรรทัดข้อมูลเบื้องต้น (เช่นวันที่เรื่องหัวเรื่อง) จดหมายนั้นถูกต้องโดยไม่มีการเยื้องย่อหน้า จดหมายธุรกิจยังพิมพ์อยู่เสมอ ในทางตรงกันข้ามจดหมายส่วนบุคคลสามารถมีรูปแบบใดก็ได้ มันขึ้นอยู่กับนักเขียนที่จะตัดสินใจว่าเขาต้องการให้จดหมายส่วนตัวปรากฏอย่างไร จดหมายส่วนตัวแบบดั้งเดิมเขียนด้วยลายมือ แต่ด้วยความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีทำให้หลายคนพิมพ์ตัวอักษรส่วนตัวลงบนคอมพิวเตอร์เพราะพิมพ์เร็วกว่าเขียนด้วยตนเอง

เนื้อหา

ในจดหมายธุรกิจเนื้อหาจะเน้นไปที่วัตถุประสงค์เสมอ - นั่นคือจุดประสงค์ของจดหมายนั้นโปร่งใส ด้วยจดหมายส่วนตัวเนื้อหาสามารถครอบคลุมหัวข้อต่าง ๆ มากมายและมีการเน้นเกี่ยวกับเหตุการณ์และอารมณ์ในอดีตที่เกี่ยวข้องมากกว่าการแก้ปัญหา จดหมายส่วนตัวสามารถมีมากเกินไปวกวน จดหมายส่วนบุคคลอาจสัมผัสกับปัญหาทางธุรกิจหรือการเงิน แต่จดหมายธุรกิจไม่เคยพูดถึงปัญหาส่วนตัวเว้นแต่ประเด็นเหล่านั้นส่งผลกระทบโดยตรงต่อธุรกิจ

ภาษาและเครื่องหมายวรรคตอน

จดหมายธุรกิจใช้ภาษาที่เป็นทางการมากกว่าจดหมายส่วนตัว นักเขียนให้ความสนใจเป็นพิเศษกับการเลือกคำเพราะการเลือกคำสามารถสร้างความแตกต่างอย่างมากในเรื่องทางกฎหมาย คำทักทายและการปิดทำการอย่างสุภาพและอ้างถึงชื่อที่เหมาะสม (เช่นประธาน Edwards, Miss Neman) โคลอนใช้ในจดหมายธุรกิจมากกว่าจดหมายส่วนตัวโดยเฉพาะอย่างยิ่งหลังจากคำทักทายและป้ายกำกับบรรทัดข้อมูลเบื้องต้น (เช่น RE:, DATE:) จดหมายส่วนตัวสามารถใช้ภาษาใดก็ได้รวมถึงตัวย่อสแลงและไม่ใช่ธุรกิจเช่น ttyl (พูดคุยกับคุณในภายหลัง) หรือ btw (โดยวิธีการ) ข้อดีของการทำเช่นนี้คือบุคลิกของนักเขียนนั้นมาถึงอย่างแท้จริง จดหมายธุรกิจมักจะสูญเสีย "เสียง" ที่แท้จริงของนักเขียน จดหมายส่วนตัวใช้กฎเครื่องหมายวรรคตอนมาตรฐาน แต่เนื่องจากไม่เป็นทางการนักเขียนจึงมักเพิกเฉยต่อเครื่องหมายวรรคตอนและมาตรฐานตัวพิมพ์ใหญ่บางตัว

ทำไมต้องแยกความแตกต่าง

สาเหตุหลักที่ทำให้คนแยกจดหมายส่วนตัวออกจากจดหมายธุรกิจเพราะวิธีมาตรฐานในการเขียนจดหมายธุรกิจสร้างประสิทธิภาพในการดำเนินธุรกิจ ตัวอย่างเช่นนักธุรกิจทราบว่าพวกเขาสามารถยืนยันวัตถุประสงค์ของจดหมายธุรกิจได้อย่างรวดเร็วจากหัวเรื่อง ประสิทธิภาพสามารถแปลเป็นรายได้ อีกเหตุผลหนึ่งที่ทำให้เกิดความแตกต่างก็คือการใช้รูปแบบมืออาชีพบ่งบอกว่าสิ่งที่อยู่ในจดหมายนั้นมีความสำคัญ ประการที่สามการใช้รูปแบบจดหมายธุรกิจเป็นที่คาดหวังโดยมืออาชีพ หากคุณไม่ปฏิบัติตามรูปแบบธุรกิจกับ บริษัท ของคุณคุณอาจพบว่าไม่พร้อมหรือไม่มีประสบการณ์