วิธีเขียนจดหมายตอบรับ

การเขียนจดหมายเสนอเป็นขั้นตอนที่สำคัญสำหรับแผนกทรัพยากรบุคคล ช่วยให้พนักงานที่มีคุณสมบัติเหมาะสมสร้างความแข็งแกร่งให้กับ บริษัท ในตลาดที่มีการแข่งขันสูง การส่งจดหมายข้อเสนออย่างเป็นทางการจะช่วยลดโอกาสที่จะเกิดความสับสนในภายหลัง หากมีข้อสงสัยใด ๆ เกี่ยวกับเงื่อนไขการจ้างงานในภายหลัง บริษัท จะมีบันทึกข้อกำหนดที่พนักงานตกลง การเตรียมข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดไว้ล่วงหน้าจะช่วยให้คุณสามารถเขียนจดหมายได้อย่างง่ายดาย

การจัดเตรียม

ตรวจสอบกฎหมายการจ้างงานของรัฐและท้องถิ่นเพื่อให้แน่ใจว่าคุณปฏิบัติตามข้อบังคับทั้งหมด กฎหมายเหล่านี้คุ้มครองพนักงานและ บริษัท และมักกำหนดเวลาส่งและรับ กฎหมายแตกต่างกันไปในแต่ละรัฐ

ทำข้อเสนอด้วยวาจาถ้าคุณยังไม่ได้ทำ ในฐานะมืออาชีพมารยาทข้อเสนอจะทำด้วยตนเองในเบื้องต้นหรือทางโทรศัพท์ดังนั้นพนักงานใหม่ไม่จำเป็นต้องรอจดหมายเพื่อทราบการตัดสินใจของคุณที่จะจ้างเขา สิ่งนี้อาจมีความสำคัญหากผู้สมัครของคุณกำลังพิจารณา บริษัท อื่น

จัดระเบียบบันทึกย่อของคุณจากการสัมภาษณ์และยืนยันข้อมูลที่จะรวมอยู่ในจดหมาย ข้อมูลนี้อาจรวมถึงรายการต่างๆเช่นเงินเดือนสิทธิประโยชน์และวันหยุด การจัดระเบียบความคิดของคุณมีความสำคัญต่อโครงสร้างของจดหมายมืออาชีพ

เขียนจดหมาย

เริ่มจดหมายด้วยชื่อ บริษัท ที่อยู่และหมายเลขโทรศัพท์ที่ด้านบนของหน้า คุณไม่จำเป็นต้องพิมพ์ส่วนนี้หากคุณใช้หัวจดหมาย บริษัท อย่างเป็นทางการ ข้ามบรรทัดระหว่างส่วนของตัวอักษรเสมอ

พิมพ์วันที่คุณกำลังเขียนจดหมาย

เพิ่มชื่อและที่อยู่ของผู้สมัครที่คุณกำลังขยายข้อเสนอ

เขียนคำทักทายของคุณตามด้วยเครื่องหมายจุดคู่ นี่ควรเป็นสิ่งที่เป็นทางการเช่น "Dear Ms. Smith"

เขียนคำแนะนำรวมถึงการยืนยันว่าคุณขยายข้อเสนอด้วยวาจา รวมชื่อ บริษัท และตำแหน่งที่คุณเสนอ

เพิ่มรายละเอียดของข้อเสนอในจดหมายรวมถึงเงินเดือนผลประโยชน์และเงื่อนไขการจ้างงานพิเศษเช่นช่วงทดลองงาน เมื่อรวมเงินเดือนให้จัดรูปแบบเป็นจำนวนเงินรายเดือนรายชั่วโมงหรือรายสัปดาห์เพื่อที่จะไม่ได้สัญญาว่าจะทำสัญญาจ้างงานระยะยาว

เพิ่มอีกย่อหน้าเพื่อแจ้งผู้สมัครวันที่รายงานที่คาดหวัง ในส่วนนี้คุณอาจต้องการรวมเวลาสถานที่เฉพาะในอาคารและสิ่งที่พวกเขาคาดว่าจะรายงาน หาก บริษัท ของคุณมีข้อกำหนดเฉพาะให้ระบุไว้ในส่วนนี้ด้วย

เขียนข้อสรุปลงในจดหมายรวมถึงคำขอให้ยืนยันตามวันที่ระบุ นอกจากนี้ใช้เวลานี้เพื่อบันทึกวัสดุอ้างอิงเพิ่มเติมใด ๆ ที่รวมอยู่ในจดหมายด้วย

ปิดจดหมายพร้อมชื่อและตำแหน่งของคุณ ในตอนท้ายของจดหมายยังสามารถบันทึกสิ่งที่แนบมาและผู้ที่ได้รับสำเนาของจดหมาย