จดหมายคำขอทางธุรกิจอาจเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการขอการชำระเงินการขอใบเสนอราคาหรือการประมาณหรือขอข้อมูล ตัวอักษรที่เขียนอย่างมืออาชีพมีความเฉพาะเจาะจงมีรายละเอียดและตรงประเด็น พวกเขายังให้ข้อมูลทั้งหมดที่ผู้รับต้องปฏิบัติตามคำขอในเวลาที่เหมาะสมและถูกต้อง
ใช้การจัดรูปแบบมืออาชีพและภาษา
ควรเขียนจดหมายร้องขอธุรกิจบนหัวจดหมายของ บริษัท และมาจากบุคคลหรือแผนกที่ทำคำขอ ตัวอย่างเช่นจดหมายถึงผู้สมัครงานที่มีศักยภาพที่ขอข้อมูลเพิ่มเติมควรมาจากทรัพยากรมนุษย์หรือผู้จัดการการจ้างงานในขณะที่จดหมายขอตัวอย่างผลิตภัณฑ์ควรมาจากหัวหน้างานฝ่ายจัดซื้อ ติดตามการจัดรูปแบบจดหมายธุรกิจแบบดั้งเดิมตลอดและใช้ภาษาทางการเพื่อสื่อถึงภาพลักษณ์ระดับมืออาชีพ ตัวอย่างเช่น“ Dear Ms. Smith”
ไปที่จุด
เขียนช่องเปิดที่บอกผู้อ่านถึงสิ่งที่คุณต้องการในทันที ตัวอย่างเช่น“ บัญชีของคุณครบ 90 วันแล้วและต้องดำเนินการทันที” หรือ“ ประวัติย่อของคุณน่าประทับใจและฉันต้องการเห็นจดหมายแนะนำรวมทั้งใบรับรองผลการเรียนของวิทยาลัย” อย่าทำให้ผู้รับลุย ข้อมูลที่ไม่จำเป็นเพื่อไปยังจุดของคุณ
เฉพาะเจาะจง
ให้ข้อมูลทั้งหมดที่ผู้รับต้องปฏิบัติตามคำขอของคุณเช่นการอ้างอิงคำสั่งซื้อหรือหมายเลขบัญชีหรือสำเนาสัญญาหรือนโยบาย เอกสารอ้างอิงหรือเอกสารแนบในเนื้อความของจดหมายของคุณ ตัวอย่างเช่น“ ตามที่คุณเห็นในสำเนาที่แนบมาของข้อตกลงดั้งเดิมของเราการจัดส่งผลิตภัณฑ์จะถูกกำหนดไว้ในวันจันทร์แรกของแต่ละเดือน นี่เป็นคำขอให้เปลี่ยนวันดังกล่าวเป็นวันจันทร์ที่สามของแต่ละเดือน”
ทำตามคำขอของคุณ
รายละเอียดสิ่งที่คุณต้องการจะเกิดขึ้นต่อไปดังนั้นจึงไม่มีที่ว่างสำหรับการเข้าใจผิดจากผู้รับ ตัวอย่างเช่น“ ใบแจ้งหนี้ของคุณจะต้องชำระเต็มจำนวนภายในวันที่ 15 มิถุนายน 2558 มิฉะนั้นเราจะถูกบังคับให้หยุดบริการของคุณ” ทำให้ง่ายต่อการปฏิบัติตามโดยแนบซองจดหมายที่ประทับตราด้วยตนเองซึ่งเป็นลิงค์ไปยังหน้าตัวเลือกการชำระเงินเว็บไซต์ของ บริษัท ของคุณ ป้ายกำกับการส่งจดหมายหรือที่อยู่ไปรษณีย์แบบเต็มของคุณ
จดหมายขออีเมล์
ในขณะที่วิธีการพื้นฐานเดียวกันนี้ใช้กับอีเมลและจดหมายทั่วไป แต่ก็มีข้อแตกต่างเล็กน้อยที่ควรทราบ ใช้โลโก้ บริษัท ของคุณและลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์และรักษาจดหมายทางการธุรกิจอื่น ๆ ทั้งหมดอย่างเป็นทางการ นอกจากนี้ขอใบเสร็จรับเงินส่งคืนเพื่อตรวจสอบว่าผู้รับได้รับจดหมายของคุณ
บันทึก
พิมพ์สำเนาคำขอจดหมายของคุณสำหรับการอ้างอิงของคุณเอง สิ่งนี้สำคัญอย่างยิ่งหากคุณกำลังเขียนจดหมายรวบรวม ในกรณีที่ต้องชำระหนี้ให้กับ บริษัท ตัวแทนจัดเก็บหรือทนายคุณจะมีเอกสารทางการเงินที่ระบุสิ่งที่คุณได้ทำเพื่อรวบรวมหนี้จนถึงปัจจุบัน
