วิธีการสร้างแผนการจัดซื้อสำหรับโครงการ

แผนการจัดซื้อจัดจ้างโครงการอธิบายและจัดทำเอกสารการซื้อทั้งหมดจากซัพพลายเออร์ภายนอกที่จำเป็นสำหรับการสนับสนุนความต้องการของโครงการเฉพาะ โครงการอาจต้องการคอมพิวเตอร์กระดาษหรืออุปกรณ์อื่น ๆ ขึ้นอยู่กับลักษณะของโครงการ การสรุปความต้องการของโครงการและการจัดหาวัสดุอุปกรณ์จะช่วยให้มีงบประมาณเพียงพอและการวางแผนที่เหมาะสม แผนการจัดซื้อจัดจ้างที่ดีจะให้ขั้นตอนเฉพาะเกี่ยวกับวิธีการเริ่มต้นและดำเนินการซื้อ เพื่อให้แน่ใจว่าการเสนอราคาทั้งหมดจะได้รับอย่างเป็นธรรมและเป็นไปเพื่อประโยชน์สูงสุดของ บริษัท

กำหนดข้อกำหนดของแผน รวมวัตถุประสงค์ทั้งหมดของแผน ตัวอย่างเช่นการได้รับสินค้าจากซัพพลายเออร์ที่ดีที่สุดในราคาที่ถูกที่สุด

รายชื่อทีมจัดซื้อจัดจ้าง รายการนี้จะรวมถึงทุกฝ่ายที่จะรวมอยู่ในการตัดสินใจจัดซื้อ รวมชื่อและข้อมูลการติดต่อสำหรับแต่ละบุคคลหรือกลุ่ม

จัดทำเอกสารเหตุผลสำหรับการจัดซื้อ รวมถึงเหตุผลที่จำเป็นต้องใช้วัสดุสิ้นเปลืองและวิธีการใช้งาน ระบุรายการที่จะจัดหาตลอดอายุของโครงการ รวมปริมาณของรายการที่ต้องการ

สร้างเส้นเวลาที่ระบุการซื้อทั้งหมดที่จะดำเนินการตามระยะเวลาของโครงการ การซื้อวัสดุสิ้นเปลืองเป็นจำนวนมากหรือในบางช่วงเวลาของปีอาจส่งผลให้ประหยัด รวมข้อมูลเฉพาะเหล่านี้เป็นส่วนหนึ่งของเส้นเวลา

กำหนดกระบวนการคัดเลือกผู้จำหน่าย ซึ่งรวมถึงทุกขั้นตอนที่จำเป็นในการรับการเสนอราคา กำหนดจำนวนขั้นต่ำของการเสนอราคาที่จะได้รับก่อนที่จะเลือกซัพพลายเออร์ ทำรายการสัญญาหรือเงื่อนไขการชำระเงินที่จะต้องตกลงกันก่อนที่จะเลือกซัพพลายเออร์

สร้างรายการงานที่ควรดำเนินการเพื่อซื้อสินค้า ระบุเอกสารทั้งหมดที่ต้องกรอกเพื่อดำเนินการใบสั่งซื้อ คำสั่งซื้ออาจต้องได้รับอนุญาตจากฝ่ายจัดการ

เคล็ดลับ

• ทบทวนแผนการจัดซื้อจัดจ้างอย่างสม่ำเสมอ การเปลี่ยนแปลงข้อกำหนดของซัพพลายเออร์และปัจจัยทางการตลาดอื่น ๆ อาจส่งผลในเชิงบวกหรือเชิงลบต่อแผน ปรับแผนให้เหมาะสมกับความต้องการทางธุรกิจมากที่สุด