วิธีการกำหนดรายงานการประชุม

ในธุรกิจเราอยู่ในและนอกการประชุมระหว่างที่เราทำการตัดสินใจมากมาย ในตอนท้ายของการประชุมรายงานการประชุมจะทำการตัดสินใจเพื่อให้แน่ใจว่าผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนจะดำเนินการต่อไป รายงานการประชุมครอบคลุมทุกแง่มุมของการประชุมตั้งแต่รายชื่อผู้เข้าร่วมประชุมและระเบียบวาระการประชุมไปจนถึงการกระทำที่ต้องดำเนินการและตัดสินใจเพื่อการประชุมเพิ่มเติม การใช้ขั้นตอนเฉพาะเพื่อกำหนดนาทีการประชุมจะช่วยให้มั่นใจได้ว่าทีมเพื่อนและผู้จัดการของคุณทราบหัวข้อการสนทนาและความคาดหวังสำหรับการดำเนินการต่อไป

ใช้วาระการประชุมเป็นแนวทางในการเขียนรายงานการประชุมของคุณ วาระการประชุมเป็นแนวทางการประชุม ปรับปรุงผู้เข้าร่วมประชุมและช่วยให้พวกเขาทราบวัตถุประสงค์บทบาทของพวกเขาในการบรรลุเป้าหมายและรายการเฉพาะที่กำหนดให้กับพวกเขา เนื่องจากการประชุมขึ้นอยู่กับวาระการประชุมจึงเป็นแนวทางในการเขียนรายงานการประชุม

อธิบายบทบาทของผู้เข้าร่วมประชุมโดยสังเขปในที่ประชุมหรือทำโครงการเพื่อการอภิปราย อธิบายบทบาทของผู้เข้าร่วมประชุมแต่ละคนเพื่อช่วยให้ผู้ที่ไม่ได้เข้าร่วมประชุมรู้ว่าใครเข้าร่วมแผนกใดและเพื่อจุดประสงค์เฉพาะใด การสรุปบทบาทของผู้เข้าร่วมประชุมทำให้มั่นใจได้ว่าแต่ละคนเข้าร่วมการประชุมอย่างมีจุดประสงค์ บทบาทของผู้เข้าร่วมประชุมมีความสำคัญสำหรับผู้อำนวยความสะดวกในการประชุมและผู้เข้าร่วมประชุมดังนั้นการอภิปรายในที่ประชุมจะดำเนินต่อไปโดยไม่ถูกรบกวนด้วยหัวข้อที่กล่าวถึงก่อนหน้านี้

เน้นวัตถุประสงค์ของการประชุมโดยระบุให้ชัดเจน ตัวอย่างเช่นในการตัดสินใจเพื่อรวบรวมความคิดหรือเพื่อปรับปรุงความคืบหน้าของทีม การแสดงรายการวัตถุประสงค์ช่วยให้ผู้อ่านรายงานการประชุมเข้าใจวัตถุประสงค์ของการประชุมอย่างชัดเจน ส่วนวัตถุประสงค์หรือวัตถุประสงค์คือสิ่งที่ผู้จัดการอาวุโสหลายคนอ่าน หากพวกเขาไม่จำเป็นต้องมีส่วนร่วมในวัตถุประสงค์ก็ไม่จำเป็นต้องอ่านเพิ่มเติม หากผู้จัดการมีส่วนได้เสียในวัตถุประสงค์เขาอาจเลือกเข้าร่วมการประชุมครั้งต่อไป

เขียนการตัดสินใจในการประชุม บันทึกการตัดสินใจทั้งหมดและหารือเพื่อพิจารณาวาระการประชุมครั้งต่อไป การเขียนการตัดสินใจช่วยให้ผู้เข้าร่วมประชุมและผู้ที่ไม่ได้เข้าร่วมประชุมสามารถตรวจสอบได้ว่าจำเป็นต้องมีกิจกรรมการติดตามใดที่พวกเขาสามารถเตรียมได้ การตัดสินใจที่เน้นในการประชุมจะดำเนินการต่อไปเว้นแต่จะต้องมีการอภิปรายเพิ่มเติมในการประชุมอื่นซึ่งจะเป็นการตัดสินใจในตัวเอง การรวบรวมและแบ่งปันการตัดสินใจที่เกิดขึ้นในการประชุมนั้นเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งต่อนาทีที่ถูกต้องและเป็นประโยชน์

เขียนงาน "ขั้นตอนต่อไป" ด้วยชื่อบุคคลที่รับผิดชอบที่อยู่ถัดจากพวกเขา ขั้นตอนเหล่านี้ช่วยให้ผู้ดำเนินการประชุมเตรียมความพร้อมสำหรับการประชุมครั้งต่อไปเช่นเดียวกับผู้เข้าร่วมประชุมและผู้ที่ไม่ได้เข้าร่วมประชุมเพื่อรับทราบถึงสิ่งที่พวกเขารับผิดชอบในการโพสต์การประชุม สิ่งนี้ทำให้มั่นใจได้ว่าบุคคลเตรียมความพร้อมสำหรับการประชุมครั้งต่อไปไม่ว่าจะทำภารกิจของตนให้เสร็จหรือมอบหมายให้บุคคลอื่นที่สามารถทำให้เสร็จสมบูรณ์และเข้าร่วมการประชุมครั้งต่อไป

ส่งร่างรายงานการประชุมไปยังผู้เข้าร่วมประชุม ร่างจดหมายจะช่วยให้ผู้เข้าร่วมประชุมสามารถแก้ไขรายงานได้โดยการอัพเดตโน้ตขั้นตอนถัดไปและการตัดสินใจ การตรวจสอบแบบร่างช่วยให้มั่นใจว่าข้อมูลทั้งหมดได้รับการบันทึกอย่างเหมาะสมและบุคคลนั้นจัดการงานที่ได้รับมอบหมายให้กับพวกเขาหรือแผนก ในฐานะที่เป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการตรวจสอบฉบับร่างให้กำหนดเวลาให้กับผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนเกี่ยวกับความคิดเห็น หากไม่ได้รับการแก้ไขจะถือว่านาทีนั้นเป็นที่ยอมรับของทุกฝ่าย

ส่งรายงานการประชุม เมื่อรวบรวมความคิดเห็นทั้งหมดแล้วให้ส่งรายงานการประชุมไปยังบุคคลทุกคนที่ได้รับเชิญให้เข้าร่วมการประชุม คัดลอกพนักงานหรือผู้เข้าร่วมคนอื่น ๆ ที่ต้องได้รับการแจ้ง ควรส่งรายงานการประชุมภายใน 24 ชั่วโมงหลังจากสิ้นสุดการประชุมหรือ 12 ชั่วโมงก่อนการประชุมครั้งต่อไปแล้วแต่ว่าจะถึงอย่างใดก่อน

เคล็ดลับ

• ข้อมูลบางอย่างไม่จำเป็นต้องถูกบันทึกไว้ในรายงานการประชุม แต่ไฮไลท์ก็เพียงพอแล้ว รายงานการประชุมมีผลเมื่อสรุปการประชุมด้วยการตัดสินใจและความรับผิดชอบ หากคุณอำนวยความสะดวกในการประชุมขอให้คนอื่นจดบันทึกทีม