จดหมายแสดงเจตจำนงเป็นเอกสารทางการที่เป็นส่วนหนึ่งระหว่างข้อเสนอและสัญญาทางกฎหมาย พวกเขาจัดทำรายละเอียดหลักของข้อตกลงทางธุรกิจหรือข้อเสนอการวิจัยด้วยความตั้งใจที่จะทำให้ทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องชัดเจนเกี่ยวกับประเด็นสำคัญที่เกี่ยวข้อง เนื่องจากลักษณะของพวกเขาตัวอักษรเหล่านี้มีโครงสร้างเฉพาะ; ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องรู้วิธีจัดรูปแบบหนังสือแสดงเจตจำนง
เปิดไฟล์ใหม่ในซอฟต์แวร์ประมวลผลคำของคุณ ป้อนชื่อและที่อยู่ของคุณในสามถึงสี่บรรทัดแรกของเอกสาร เว้นบรรทัดว่างไว้และป้อนชื่อและที่อยู่ของผู้รับจดหมาย เว้นบรรทัดว่างอีกบรรทัดหนึ่งแล้วป้อนวันที่ เพิ่มบรรทัดว่างอีกสองบรรทัด เริ่มต้นจดหมายที่ถูกต้องโดยส่งไปยังผู้รับตามชื่อ เช่น“ เรียนคุณนายโจนส์”
เริ่มต้นย่อหน้าแรกโดยอธิบายว่าทำไมคุณถึงเขียน หากนี่เป็นจดหมายธุรกิจให้พูดถึงข้อตกลงก่อนหน้านี้กับ บริษัท ที่นำคุณไปสู่ข้อตกลงเบื้องต้นที่คุณทำไว้ หากนี่คือจดหมายแสดงเจตจำนงของวิทยาลัยหรือมหาวิทยาลัยให้อธิบายประวัติและข้อมูลรับรองของคุณโดยย่อ เช่นคุณสมบัติและประสบการณ์ที่เกี่ยวข้อง
เริ่มย่อหน้าใหม่ รายละเอียดข้อเสนอของคุณรวมถึงรายละเอียดที่เกี่ยวข้องในทุกแง่มุมของโครงการ การดำเนินการนี้อาจใช้เวลาตั้งแต่สองย่อหน้าขึ้นไปขึ้นอยู่กับความซับซ้อนของโครงการ สำหรับธุรกิจต้องแน่ใจว่าใช้ภาษาธรรมดาทุกแง่มุมของโครงการ จากการกำหนดราคาจนถึงวันที่เสร็จสมบูรณ์ที่คาดการณ์ไว้หรือการจัดส่ง สำหรับข้อเสนอการวิจัยให้อธิบายว่าจุดประสงค์ของการวิจัยคืออะไรและจะบรรลุผลได้อย่างไร
เพิ่มย่อหน้าสุดท้าย ในจดหมายแสดงเจตจำนงทางธุรกิจย่อหน้านี้มีไว้สำหรับการกำหนดคำศัพท์เฉพาะทางที่ใช้ในโครงร่างของโครงการและรายละเอียดข้อมูลที่เกี่ยวข้องเพิ่มเติมใด ๆ เช่นกำหนดเวลาที่ตกลงกันสำหรับข้อกำหนดขั้นสุดท้ายที่จะต้องตัดสินใจ สำหรับจดหมายวิจัยให้เพิ่มข้อมูลที่เกี่ยวข้องเพิ่มเติมลงในข้อเสนอเช่นชื่อครูสอนพิเศษหรือผู้ให้คำปรึกษาที่คุณเรียงไว้แล้ว
เขียนบรรทัดสุดท้ายที่ปิดเพื่อขอการตอบจดหมายแสดงเจตจำนงของคุณ เพิ่มบรรทัดการลงชื่อออกเช่น“ ขอแสดงความนับถือ” ปล่อยให้บรรทัดว่างสามถึงสี่บรรทัดที่คุณสามารถเซ็นชื่อของคุณเมื่อพิมพ์จดหมาย พิมพ์ชื่อคุณสมบัติของคุณ (ถ้าจำเป็น) หากเขียนจดหมายแสดงเจตจำนงทางธุรกิจให้เพิ่มตำแหน่งของคุณใน บริษัท ภายใต้ชื่อของคุณ บันทึกสำเนาของจดหมายสำหรับบันทึกของคุณ
เคล็ดลับ
-
เนื่องจากผู้รับจดหมายแสดงเจตจำนงเหล่านี้มีแนวโน้มที่จะได้รับจดหมายดังกล่าวจำนวนมากรวมถึงมีธุรกิจอื่น ๆ ที่จะจัดการกับมันจึงเป็นสิ่งสำคัญที่คุณจะต้องรัดกุม คุณควรรวมเฉพาะรายละเอียดที่เกี่ยวข้องกับโครงการและจากนั้นให้ระบุเฉพาะรายละเอียดที่ได้ตกลงกันไว้แล้วเท่านั้น ทุกอย่างอื่นสามารถรอการสนทนาติดตามผล
การเตือน
จดหมายแสดงเจตจำนงอยู่ในขอบเขตทางกฎหมายที่คลุมเครือระหว่างข้อเสนอและสัญญาที่เกิดขึ้นจริง เพราะพวกเขาเป็นคำแถลงว่าการเจรจาได้มาถึงมากกว่าเอกสารที่มีรายละเอียดข้อตกลงที่มีผลผูกพันหรือไม่ข้อตกลงใด ๆ ในสัญญาที่มีผลผูกพันในท้ายที่สุดฝ่ายใดฝ่ายหนึ่งจะเป็นเรื่องสำหรับศาล ปรึกษากับทนายความทุกครั้งก่อนที่จะปฏิบัติตามข้อกำหนดของจดหมายแสดงเจตจำนง
