ระบบการจัดเก็บเอกสารสำหรับสำนักงาน

วิธีที่คุณเลือกจัดระเบียบไฟล์สำนักงานของคุณมีผลกระทบสำคัญกับประสิทธิภาพและประสิทธิผล ระบบการจัดเก็บไฟล์ควรขึ้นอยู่กับวิธีการใช้ไฟล์ในสำนักงานคุณสมบัติของไฟล์ที่ถูกอ้างถึงบ่อยที่สุดและวิธีการร้องขอไฟล์ด้วยวาจา การตอบคำถามเหล่านี้จะช่วยคุณกำหนดระบบที่ดีที่สุดสำหรับการจัดระเบียบไฟล์ของคุณ

รายการที่คุณจะต้อง

• ตู้เก็บเอกสาร

• โฟลเดอร์ไฟล์

• ป้ายกำกับไฟล์

ตรวจสอบว่าคุณจะจัดระเบียบไฟล์ตามตัวอักษรตามหัวเรื่องโดยใช้ระบบตัวเลขที่กำหนดไว้ล่วงหน้าหรือตามลำดับเหตุการณ์โดยวันที่สร้างหรือวันที่ครบกำหนด สร้างไฟล์ชั่วคราวและถาวร ไฟล์ชั่วคราวปัจจุบันเป็นไฟล์ที่ใช้งานอยู่ซึ่งมีวันที่สิ้นสุดกำหนดเวลาที่ไฟล์สามารถทำลายหรือวางด้วยไฟล์ที่เก็บถาวร ตัวอย่างของไฟล์ชั่วคราวรวมถึงโครงการปัจจุบันรายการการดำเนินการและวัสดุที่จะอ่าน ไฟล์ถาวรคือไฟล์ที่ไม่ได้เข้าถึงบ่อยครั้ง แต่จำเป็นต้องเก็บไว้ในไฟล์เก็บถาวรเพื่อใช้อ้างอิงในอนาคต

จดชื่อและคำจำกัดความฉลากของคุณลงในเอกสารที่สามารถอ้างอิงได้ ตัวอย่างเช่นหากคุณใช้ระบบจัดเก็บข้อมูลแบบตัวเลขให้เขียนหัวเรื่องแต่ละหมายเลขที่สอดคล้องและแสดงรายการตัวอย่างของเอกสารที่จะรวมอยู่ในหัวเรื่องนั้น ซึ่งจะช่วยรักษาความมั่นคงเมื่อยื่นเอกสาร

สร้างกองสำหรับเอกสารชั่วคราวเอกสารถาวรและถังขยะ เรียงลำดับเอกสารก่อนรวมไว้ในระบบการจัดเก็บ อย่ายื่นสิ่งที่ไม่จำเป็นต้องบันทึก

เลือกที่เก็บไฟล์ คุณอาจตัดสินใจว่าจะต้องยื่นไฟล์ชั่วคราวที่แอคทีฟในลิ้นชักโต๊ะทำงานของคุณซึ่งเข้าถึงได้ง่าย ไฟล์ที่ใช้ร่วมกันระหว่างพนักงานควรตั้งอยู่ใจกลางในสำนักงาน หากคุณทำงานกับไฟล์ที่จำเป็นต้องได้รับการปกป้องเช่นไฟล์ที่มีข้อมูลส่วนบุคคลของลูกค้าให้ใช้ตู้เก็บแฟ้มล็อคและกำหนดว่าใครในสำนักงานจะสามารถเข้าถึงได้

สร้างไฟล์ของคุณ ติดป้ายกำกับไฟล์ด้วยระบบตัวอักษร, ตัวเลขหรือลำดับเหตุการณ์ โปรดจำไว้ว่าในขณะที่คุณต้องการเฉพาะกับชื่อป้ายกำกับของคุณคุณยังต้องการให้หัวเรื่องกว้างพอที่จะครอบคลุมเอกสารหลายประเภท ตัวอย่างเช่นแทนที่จะติดฉลากไฟล์ที่มีชื่อการประชุมเฉพาะสร้างไฟล์สำหรับการประชุมที่เข้าร่วมในปีและเก็บเอกสารที่เกี่ยวข้องทั้งหมดไว้ในนั้น สิ่งนี้จะป้องกันไม่ให้คุณสร้างไฟล์จำนวนมากซึ่งเอกสารเพียงหนึ่งหรือสองจะถูกเก็บไว้

เคล็ดลับ

• จำง่ายกว่าดีกว่าเสมอ พยายามหลีกเลี่ยงระบบการจัดเก็บข้อมูลที่ซับซ้อนซึ่งจะยากสำหรับคุณและพนักงานในการจดจำ ใช้ไฟล์ tickler สำหรับงานเฉพาะวันที่เช่นจ่ายบิลหรือออกใบแจ้งหนี้ จัดระเบียบไฟล์ทิกเกอร์ของคุณตามเดือนหรือวันขึ้นอยู่กับงานและล้างไฟล์เมื่องานเสร็จโดยทิ้งเอกสารหรือย้ายไฟล์เหล่านั้นไปเป็นไฟล์ถาวร