เมื่อธุรกิจกำหนดความต้องการในการรับวัสดุหรือซ่อมแซมการทำสัญญาตัวแทนการจัดซื้อหรือเจ้าของจะร้องขอการเสนอราคา - หรือประมาณการค่าใช้จ่ายของวัสดุสิ้นเปลืองและ / หรือขอบเขตงานเฉพาะ มันเป็นเรื่องธรรมดาสำหรับเจ้าของหรือตัวแทนที่จะขอเสนอราคาจาก บริษัท คู่แข่งหลายแห่งเพื่อหาผู้ขายที่ดีที่สุด เมื่อมีการเลือกผู้รับเหมาที่ชนะจะได้รับความอนุเคราะห์จากมืออาชีพในการแจ้งการประมูลที่ไม่สำเร็จของคุณ โปรดทราบว่าคุณอาจต้องการให้ผู้ขายเสนอราคาในโครงการในอนาคตของคุณ
พื้นหลัง
กระบวนการแรกในการขอรับใบเสนอราคาหรือที่เรียกว่าใบเสนอราคา (RFQ) อย่างมืออาชีพคือการกำหนดขอบเขตของงาน ในฐานะตัวแทนการจัดซื้อที่ตรวจสอบและปฏิเสธการเสนอราคาที่ส่งคุณจะต้องทราบว่างานที่จะดำเนินการและผลลัพธ์ที่คาดหวังคืออะไรดังนั้นข้อมูลสามารถส่งไปยัง บริษัท ผู้ส่งได้
เจ้าของหรือผู้ซื้อจะต้องการทราบความคิดของสิ่งที่โครงการจะมีค่าใช้จ่าย หากคุณวิจัยและประเมินว่าการซ่อมหลังคาในเรือนจำเคาน์ตี้ควรมีราคาต่ำกว่า $ 350,000 และการเสนอราคาทั้งหมดกลับมาที่ $ 500,000 - คุณควรตรวจสอบรายละเอียด คุณอาจมีงบประมาณที่ไม่สมจริงหรือ บริษัท ประมูลอาจเกินราคาได้
จดหมายปฏิเสธ
หากการเสนอราคาสูงเกินไปให้ปิดการประมูล การจำไว้ว่าคุณอาจต้องการทำธุรกิจกับ บริษัท เหล่านี้ในอนาคตคุณไม่ต้องการปล่อยให้พวกเขาสงสัย เป็นมืออาชีพและมีความสุภาพในการส่งจดหมายปฏิเสธแบบฟอร์มมาตรฐาน
คำขอให้เสนอราคาซ้ำ
อาจมีบางครั้งที่มีการส่งข้อเสนอที่ไม่มีเครื่องหมาย อาจเป็นตัวแทนขายหรือผู้รับเหมาเข้าใจผิดขอบเขตของงานหรือบางทีคุณได้ตัดสินใจที่จะกำจัดส่วนหนึ่งของงาน ส่งจดหมายที่เหมาะสมเพื่อขอการเสนอราคาใหม่ ในเอกสารของคุณเสนอคำแนะนำชี้แจงหรือแก้ไขผู้เสนอราคา
ปฏิเสธทั้งหมด
ในบางโอกาสเป็นไปได้การเสนอราคาทั้งหมดจะสูงเกินไป เมื่อสิ่งนี้เกิดขึ้นคุณควรส่งจดหมายถึงผู้ประมูลทุกคนที่แจ้งให้พวกเขาทราบราคาทั้งหมดจะถูกปฏิเสธและแจ้งให้ทราบถึงวันที่จะส่งผลงานใหม่
การกำจัดเนื่องจากข้อกำหนด
บริษัท บางแห่งโดยเฉพาะอย่างยิ่งองค์กรที่ไม่แสวงหาผลกำไรต้องปฏิบัติตามขั้นตอนข้อเสนออย่างละเอียด ยกตัวอย่างเช่น University of Tennessee ต้องการให้ผู้ประมูลส่งข้อเสนอของพวกเขาในซองจดหมายที่ระบุด้วยชื่อที่อยู่การร้องขอหมายเลขใบเสนอราคาและข้อมูลใบอนุญาตของผู้รับเหมา เมื่อได้รับการเสนอราคาที่ไม่มีข้อมูลที่เกี่ยวข้องตามที่ระบุไว้เพียงส่งคืนแบบฟอร์มที่มีตัวอักษรสั้น ๆ อธิบายว่ากระบวนการส่งไม่ถูกต้อง
