ฉันจะเขียนนโยบายการจัดซื้อได้อย่างไร

การเขียนนโยบายการจัดซื้ออาจดูเหมือนเสียเวลาโดยเฉพาะใน บริษัท เล็ก ๆ แต่การมีนโยบายอย่างเป็นทางการที่พนักงานทุกคนเข้าใจจะช่วยให้มั่นใจได้ว่าคุณใช้จ่ายเงินในการดำเนินงานอย่างชาญฉลาด เมื่อคุณเติบโตนโยบายที่เป็นลายลักษณ์อักษรจะกลายเป็นสิ่งสำคัญต่อความสำเร็จของคุณ เขียนนโยบายการซื้อของคุณกับผู้ที่จะใช้มันในใจ หากพวกเขาไม่สามารถเข้าใจนโยบายได้หรือหากกระบวนการนั้นซับซ้อนเกินไปหรือไม่สะดวกพนักงานจะหงุดหงิดและมีแนวโน้มที่จะทำผิดพลาดหรือเพิกเฉยต่อนโยบายโดยเจตนาเพื่อให้งานสำเร็จลุล่วง

ตัดสินใจว่าใครจะมีอำนาจทำการซื้อในนามของ บริษัท กำหนดขีด จำกัด ใด ๆ ในหน่วยงานจัดซื้อและกำหนดผู้ที่จะอนุมัติการซื้อเกินขีด จำกัด เหล่านั้น

เขียนแนวทางการเลือกผู้ขาย กำหนดว่ากระบวนการเสนอราคาจะทำงานอย่างไรและต้องได้รับการเสนอราคากี่รายการสำหรับแต่ละโอกาส อธิบายเกณฑ์ทั้งหมดที่ผู้ซื้อควรใช้เพื่อประเมินการเสนอราคา เกณฑ์อาจรวมถึงราคาคุณภาพการประกันความยาวของการปฏิบัติงานของผู้ขายและอื่น ๆ

ระบุสถานการณ์ที่พนักงานอาจเข้าทำสัญญา สรุปกระบวนการในการอนุมัติสัญญาและมอบหมายอำนาจในการเซ็นสัญญา กำหนดวงเงินสัญญาสูงสุด กำหนดความถี่ของสัญญาบริการปกติที่ต้องประเมิน

กำหนดกฎเกี่ยวกับการรับของขวัญและอาหารจากผู้ขาย บาง บริษัท อนุญาตให้มื้ออาหาร แต่ไม่ใช่ของกำนัลในขณะที่ บริษัท อื่น ๆ อนุญาตให้มีมูลค่าสูงถึงดอลลาร์ บริษัท บางแห่งอนุญาตให้มอบของขวัญเป็นกลุ่ม แต่ไม่ใช่ของกำนัลส่วนตัวและผู้ขายบางรายห้ามการให้ของขวัญอย่างสิ้นเชิง

ร่างนโยบายความขัดแย้งทางผลประโยชน์ บริษัท บางแห่งห้ามมิให้พนักงานซื้อจากผู้ขายที่พวกเขาเป็นเจ้าของผลประโยชน์: บริษัท อื่นขยายการห้ามไปยัง บริษัท ที่มีเพื่อนสนิทหรือสมาชิกในครอบครัวเป็นเจ้าของ คนอื่น ๆ ยังไม่มีข้อ จำกัด ดังกล่าว

กำหนดแนวทางการรักษาความลับ กำหนดประเภทของข้อมูลที่ถือว่าเป็นความลับและกำหนดช่วงเวลาที่ห้ามมิให้พนักงานนำข้อมูลนี้ไปใช้

อธิบายระบบการสั่งซื้อของคุณ ให้คำแนะนำเกี่ยวกับการเขียนและการออกคำสั่งซื้อ หากระบบคอมพิวเตอร์ของคุณอนุญาตให้คุณตั้งค่าระดับสต็อกขั้นต่ำและแจ้งเตือนการซื้อเมื่อถึงระดับเหล่านั้นให้อธิบายวิธีการทำเช่นนี้ หากคลังสินค้าธุรกิจของคุณมีสินค้าโดยใช้บาร์โค้ดหรือระบบคอมพิวเตอร์อื่น ๆ ให้คำแนะนำในการเปลี่ยนผลิตภัณฑ์ที่มีอยู่และตั้งค่าใหม่

จัดทำเอกสารนโยบายที่พนักงานคนอื่น ๆ เช่นการรับบุคลากรจะใช้เพื่อทำให้ตัวแทนจัดซื้อตระหนักถึงการขนส่งที่ขาดหายไปเสียหายหรือไม่ถูกต้อง