บริษัท มีวัฏจักรธุรกิจที่สำคัญสองวงจรคือวงจรรายได้และวงจรค่าใช้จ่าย เจ้าหนี้รอบบัญชีเต็มเป็นส่วนหนึ่งของวงจรการซื้อและค่าใช้จ่ายที่ใหญ่ขึ้น มันประกอบด้วย กิจกรรมการบัญชีที่จำเป็นครบวงจรที่จำเป็นในการสั่งซื้อให้สมบูรณ์เมื่อมีการสั่งซื้อและได้รับผลิตภัณฑ์หรือบริการ เจ้าหนี้การค้าครบวงจรจะมีเอกสารการจับคู่อนุมัติใบแจ้งหนี้การออกเช็คและการบันทึกการชำระเงิน
เคล็ดลับ
-
บัญชีเจ้าหนี้ครบวงจรสามารถอ้างอิงกระบวนการทั้งหมดในการรับตรวจสอบและชำระใบแจ้งหนี้หรือตำแหน่งงานที่มีความรับผิดชอบต่อกระบวนการทั้งหมด
วงจรบัญชีเจ้าหนี้
เอกสารสำคัญสามประการเกี่ยวข้องกับกระบวนการบัญชีเจ้าหนี้: ใบสั่งซื้อรายงานการรับและใบกำกับสินค้าจากผู้ขาย
- เมื่อ บริษัท พร้อมที่จะทำการสั่งซื้อแผนกจัดซื้อจะส่ง คำสั่งซื้อ ให้กับผู้ขาย เอกสารนี้ให้รายละเอียดเกี่ยวกับสินค้าที่ร้องขอราคาและปริมาณ ใบสั่งซื้อทริกเกอร์ผู้ขายเพื่อส่งสินค้า
- เมื่อ บริษัท ได้รับสินค้าแล้วแผนกรับสินค้าจะดำเนินการให้เสร็จสมบูรณ์ ได้รับรายงาน. รายงานนี้จัดทำเอกสารสินค้าที่แน่นอนที่มีอยู่ในการจัดส่ง หากการจัดส่งมีรายการที่เสียหายพนักงานจะบันทึกในรายงาน
- ผู้ขายส่ง ใบแจ้งหนี้ของผู้ขาย การร้องขอการชำระเงินสำหรับสินค้าหรือบริการที่แสดงผล เอกสารนี้ถูกส่งไปยังบัญชีเจ้าหนี้และก่อให้เกิดกระบวนการชำระเงิน
ขั้นตอนการชำระบัญชี
บริษัท บัญชีที่ดำเนินการอย่างดีตั้งขึ้น ขั้นตอนที่กำหนดอย่างระมัดระวัง เพื่อเป็นแนวทางในกระบวนการบัญชีเจ้าหนี้เพื่อป้องกันข้อผิดพลาดและตรวจพบเมื่อเกิดขึ้น กระบวนการเดียวกันนี้ยังสามารถยับยั้งและตรวจสอบการปลอมแปลงโดยเจตนาและจัดเตรียมหลักฐานการตรวจสอบสำหรับใช้ในภายหลังในกรณีที่ความคลาดเคลื่อนควรผ่านการตรวจจับ ขั้นตอนเหล่านั้นแตกต่างกันระหว่าง บริษัท และแผนกต่างๆ แต่โดยทั่วไปแล้วจะมีรูปแบบที่คล้ายกัน:
- หลังจากได้รับใบแจ้งหนี้ของผู้จัดจำหน่ายทีมบัญชีเจ้าหนี้จะดำเนินการ การแข่งขันสามทาง โดยการเปรียบเทียบข้อมูลในใบสั่งซื้อกับรายงานการรับและใบกำกับสินค้าจากผู้ขายเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลสอดคล้องกัน
- หากบัญชีเจ้าหนี้สามารถตรวจสอบได้ว่าสินค้าในใบแจ้งหนี้ของผู้ขายนั้นได้รับคำสั่งและรับจาก บริษัท ใบแจ้งหนี้ได้รับการอนุมัติ สำหรับการประมวลผลการชำระเงิน ทำได้ผ่านบัตรกำนัลลายเซ็นหรือตราประทับ
- หากมีความแตกต่าง - หากปริมาณที่ได้รับไม่ตรงกับปริมาณที่สั่งและใบแจ้งหนี้ตัวอย่างเช่นหรือหากผลิตภัณฑ์ไม่ตรงตามคำสั่ง - ลูกหนี้จะพยายามติดตามแหล่งที่มาของปัญหาโดย ติดตามตามความจำเป็น ด้วยแผนกต้อนรับผู้ขายหรือผู้ใช้ปลายทางที่ทำการสั่งซื้อ
- ใน บริษัท ขนาดใหญ่การชำระเงินจริงจะดำเนินการโดยกรมธนารักษ์ อย่างไรก็ตาม เจ้าหนี้มีหน้าที่รับผิดชอบในการออกการชำระเงิน ใน บริษัท ขนาดเล็กส่วนใหญ่ หลังจากที่ใบแจ้งหนี้ได้รับการยืนยันบัญชีเจ้าหนี้จะส่งเอกสารรับรองพร้อมด้วยเช็คไปยัง บริษัท ผู้ลงนามตรวจสอบ
- หลังจากผู้ลงนามตรวจสอบอนุมัติและลงนามบัญชีเจ้าหนี้จะส่งเช็คและ ทำเครื่องหมายใบแจ้งหนี้เป็นเงิน ในระบบบัญชี
บทบาทบัญชีเจ้าหนี้รอบเต็ม
คำอธิบายงานที่ต้องชำระของบัญชีเจ้าหนี้มักถูกระบุว่าเป็น "รอบเต็ม" ซึ่งหมายความว่าพนักงานบัญชีเจ้าหนี้คือ รับผิดชอบในทุกส่วนของกระบวนการชำระเงินซึ่งแตกต่างจากความเชี่ยวชาญในพื้นที่เฉพาะอย่างน้อยหนึ่งพื้นที่ ความรับผิดชอบที่อาจเกิดขึ้นอาจรวมถึงการจับคู่สามทางการตรวจสอบรายงานค่าใช้จ่ายเพื่อความแม่นยำการใช้ส่วนลดการชำระเงินและการออกการชำระเงินให้แก่ผู้ขาย
เมื่อมีการโฆษณาตำแหน่งเหล่านี้ฝ่ายทรัพยากรบุคคลหรือผู้จัดการที่รับผิดชอบในการจ้างงานมักจะพยายามสร้างคำถามสัมภาษณ์ที่ต้องชำระเงินซึ่งจะประเมินความคุ้นเคยของผู้สมัครกับกระบวนการทั้งหมดอย่างถูกต้องและระบุจุดอ่อนหรือประเด็นที่ไม่มีประสบการณ์
