ไม่มีกฎหมายของรัฐบาลกลางที่กำหนดให้นายจ้างของภาคเอกชนอนุญาตให้พนักงานปัจจุบันหรืออดีตเข้าถึงไฟล์บุคลากรของพวกเขา โดยทั่วไปไฟล์บุคลากรของพนักงานภาคเอกชนถือเป็นทรัพย์สินของนายจ้างและบาง บริษัท ใช้เหตุผลนั้นเพื่อ จำกัด การเข้าถึงไฟล์พนักงาน พนักงานของรัฐบาลกลางและรัฐ - คนงานภาครัฐ - สามารถเข้าถึงบันทึกบุคลากรอย่างเป็นทางการของพวกเขา
ไฟล์บุคลากร
ไฟล์การจ้างงาน - บางครั้งเรียกว่าไฟล์บุคลากรของพนักงาน - มีเอกสารเช่นแอปพลิเคชั่นเริ่มต้นของพนักงานสำหรับการจ้างงานข้อมูลการติดต่อในกรณีฉุกเฉินแบบฟอร์มการมีสิทธิ์การจ้างงานการประเมินผลการปฏิบัติงานบันทึกการลงโทษทางวินัย. ตัวอย่างของการกระทำการจ้างงานคือการส่งเสริมและการยุติ ในบางกรณีแผนกทรัพยากรบุคคลเก็บรักษาไฟล์การจ้างงานอย่างเป็นทางการและหัวหน้างานหรือผู้จัดการของพนักงานเก็บรักษาไฟล์แผนก แม้ว่าไฟล์ทั้งสองควรมีข้อมูลที่เกี่ยวข้องเนื้อหาอาจแตกต่างกันเล็กน้อย ตัวอย่างเช่นไฟล์แผนกอาจไม่มีสำเนาของเอกสารทั้งหมดและเอกสารที่พนักงานกรอกในวันแรกของเขาในงานเช่นการตอบรับนโยบายและแบบฟอร์ม W-2
เหตุผลในการเข้าถึง
พนักงานปัจจุบันขอให้ตรวจสอบไฟล์ของพวกเขาเพื่อให้แน่ใจว่าฝ่ายทรัพยากรมนุษย์กำลังเก็บบันทึกที่ถูกต้องเกี่ยวกับการจ้างงานของพวกเขา หาก บริษัท ทำการประเมินผลการปฏิบัติงานประจำปีให้สำเนาแบบฟอร์มประเมินผลในแต่ละปีที่ลูกจ้างได้รับการว่าจ้างควรอยู่ในไฟล์บุคลากร บันทึกการเข้างานควรสะท้อนถึงการขาดงานของพนักงานอย่างถูกต้องไม่ว่าจะเป็นเนื่องจากเจ็บป่วยวันหยุดหรือวันหยุดงาน อดีตพนักงานมักขอไฟล์เพื่อรับสำเนาเอกสารที่สามารถใช้ในการค้นหาการจ้างงานในอนาคต ตัวอย่างเช่นหากไฟล์อดีตพนักงานมีบันทึกที่เกี่ยวข้องกับประสิทธิภาพและความสำเร็จข้อมูลนี้จะเป็นประโยชน์ในการสร้างเรซูเม่หรือเตรียมรายการหน้าที่การงานที่จะแบ่งปันระหว่างการสัมภาษณ์กับนายจ้างที่คาดหวัง อดีตพนักงานอาจขอสำเนาแฟ้มการจ้างงานเพื่อใช้ในการยื่นคำร้องเรียนต่อนายจ้าง
นโยบายของนายจ้าง
นายจ้างหลายคนมีนโยบายเกี่ยวกับสถานที่ทำงานเกี่ยวกับการเปิดเผยข้อมูลพนักงาน นโยบายสถานที่ทำงานแตกต่างกันไปตามประเภทของเร็กคอร์ดที่มีสำหรับการตรวจสอบและคัดลอกพนักงานและบาง บริษัท กำหนดเวลาทำงานเป็นเวลาเดียวเท่านั้นที่พนักงานสามารถตรวจสอบบันทึกบุคลากรได้ นายจ้างที่มีนโยบายในเรื่องนี้มักจะอุทิศส่วนในคู่มือพนักงานเกี่ยวกับวิธีการเข้าถึงบันทึก นโยบายที่เป็นลายลักษณ์อักษรแสดงขั้นตอนที่จำเป็นในการตรวจสอบบันทึกประเภทของบันทึกข้อมูลที่พนักงานสามารถเข้าถึงได้เมื่อพนักงานสามารถดูบันทึกของพวกเขาและค่าใช้จ่ายใด ๆ สำหรับการถ่ายเอกสารที่มีอยู่ในไฟล์บุคลากรของพนักงาน
ภาระผูกพันของนายจ้าง
ภายใต้กฎหมายของรัฐบาลกลางนายจ้างเอกชนไม่ต้องส่งสำเนาของไฟล์การจ้างงานให้กับพนักงานปัจจุบันหรืออดีต การตัดสินใจที่จะปล่อยไฟล์ขึ้นอยู่กับนโยบายของ บริษัท และในบางกรณีกฎหมายของรัฐที่ควบคุมการเข้าถึงไฟล์บุคลากร อย่างไรก็ตามนายจ้างจำนวนมากเห็นประโยชน์ของการปฏิบัติตามคำขอของพนักงาน การปฏิเสธการเข้าถึงไฟล์การจ้างงานสามารถตั้งคำถามที่นายจ้างอาจไม่ต้องการตอบเท่านั้น หากนายจ้างดูแลรักษาไฟล์บุคลากรที่มีข้อมูลที่ถูกต้องซึ่งเผยแพร่ให้กับพนักงานก่อนหน้านี้ไม่ควรมีคำถามว่าข้อมูลจะถูกปล่อยหลังจากพนักงานออกจาก บริษัท หรือไม่ โดยสุจริตนายจ้างจำนวนมากให้การเข้าถึงไฟล์พนักงาน การปฏิบัตินี้แสดงให้เห็นถึงความโปร่งใสเกี่ยวกับนโยบายการจ้างงานและบันทึก
กฎหมายสำหรับการเข้าถึงการเข้าถึงข้อมูลการจ้างงานของพนักงานของรัฐบาลกลางเป็นส่วนหนึ่งของพระราชบัญญัติความเป็นส่วนตัวของรัฐบาลกลางปี 1974; สำนักงานการบริหารงานบุคคลของสหรัฐอเมริกาเป็นหน่วยงานที่รับผิดชอบในการบันทึกข้อมูลพนักงานของรัฐบาลกลาง แต่ละรัฐจัดการคำขอของพนักงานสำหรับการเข้าถึงบันทึกบุคลากร
กฎหมายของรัฐ
บางรัฐมีกฎหมายที่อนุญาตให้พนักงานเข้าถึงไฟล์บุคลากรได้ รัฐอื่น ๆ เงียบว่าพนักงานปัจจุบันและอดีตสามารถตรวจสอบหรือถ่ายเอกสารวัสดุบุคลากร ในกรณีส่วนใหญ่พนักงาน - ปัจจุบันหรืออดีต - ผู้ที่มีส่วนร่วมในการตรวจสอบสถานที่ทำงานไม่สามารถดูบันทึกที่เกี่ยวข้องกับการสืบสวน บันทึกเหล่านี้ไม่ควรเก็บไว้ในไฟล์การจ้างงาน พวกเขาจะต้องอยู่ในความดูแลของแผนกทรัพยากรบุคคลและมีเพียงพนักงานฝ่ายทรัพยากรบุคคลที่รับผิดชอบการสอบสวนเท่านั้นที่สามารถเข้าถึงสื่อการสืบสวนได้
จำกัด การเข้าถึง
รัฐที่มีกฎหมายเกี่ยวกับการเข้าถึงแฟ้มข้อมูลของพนักงานอาจต้องการให้พนักงานส่งคำขอเป็นลายลักษณ์อักษรและกฎหมายบางฉบับอนุญาตให้นายจ้าง จำกัด การเข้าถึงข้อมูลบางอย่าง ตัวอย่างเช่นกฎหมายของแคลิฟอร์เนียกำหนดให้นายจ้างต้องอนุญาตให้พนักงานปัจจุบันและอดีตเข้าถึงไฟล์ของพวกเขาภายใน 21 วันหลังจากได้รับคำขอจากพนักงาน นายจ้างที่ล้มเหลวในการปฏิบัติตามกฎหมายของรัฐแคลิฟอร์เนียในเรื่องนี้อาจถูกปรับค่าปรับและการตัดสินคดีแพ่งในกรณีที่ปฏิเสธการเข้าถึงไฟล์พนักงาน ในทางตรงกันข้ามรัฐมิสซูรี่ไม่มีกฎหมายของรัฐที่ให้สิทธิ์การเข้าถึงไฟล์บุคลากรของพนักงาน
