ความสัมพันธ์ทางธุรกิจที่แข็งแกร่งและมีสุขภาพดีอาจเริ่มต้นด้วยจดหมายทางการ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อทำงานกับผู้นำเข้าและส่งออกต่างประเทศ คุณอาจไม่มีโอกาสพบพวกเขาแบบตัวต่อตัวดังนั้นจดหมายมืออาชีพอาจเป็นทางเลือกที่ดีที่สุด การเขียนจดหมายนี้ต้องใช้ความเพียรและคำนึงถึง
จัดรูปแบบจดหมายของคุณอย่างมืออาชีพด้วยโลโก้ บริษัท ข้อมูลการติดต่อและข้อมูลส่วนบุคคลของคุณที่ด้านบนของหน้า รวมถึงข้อมูลติดต่อทางธุรกิจของผู้นำเข้าและคำทักทายที่เหมาะสม ข้อความควรจัดตำแหน่งชิดซ้ายโดยไม่มีการเว้นย่อหน้าสำหรับย่อหน้าและเว้นวรรคบรรทัดเดียว
ดึงดูดความสนใจของผู้นำเข้าในย่อหน้าแรกโดยเน้นจุดขายหลักของคุณ เน้นจุดแตกต่างที่ทำให้ผลิตภัณฑ์ของคุณดีที่สุดในตลาด คุณอาจมีราคาต่ำสุดคุณสมบัติที่ดีที่สุดหรือเวลาตอบสนองที่รวดเร็วที่สุดจากคำสั่งซื้อถึงการส่งมอบ คุณไม่ต้องพูดเกินจริง แต่ต้องแน่ใจว่าได้ระบุข้อดีของ บริษัท ไว้อย่างชัดเจน
ให้ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ บริษัท และภูมิหลังของ บริษัท ของคุณในวรรคสอง อธิบายว่าคุณอยู่ในธุรกิจมานานแค่ไหนและอยู่ที่ไหน อธิบายสิ่งที่คุณผลิตและปริมาณที่แน่นอน นอกจากนี้ให้อธิบายว่าใครเป็นลูกค้าปัจจุบันของคุณบ้างและทำให้พวกเขาสามารถใช้เป็นข้อมูลอ้างอิงได้
ให้ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับคุณสมบัติของผลิตภัณฑ์ของคุณ สิ่งนี้สำคัญอย่างยิ่งสำหรับผลิตภัณฑ์ด้านเทคนิคเช่นฮาร์ดแวร์คอมพิวเตอร์อุปกรณ์เครือข่ายหรือรายการยา ผู้นำเข้าจะต้องการทราบข้อกำหนดจำนวนมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ คุณอาจรวมไดอะแกรมหรือโมเดลไว้ในไฟล์แนบแยกต่างหาก
โน้มน้าวผู้อ่านว่า บริษัท ของคุณดีที่สุดในการทำงานด้วยและคุณสามารถส่งมอบตามที่สัญญาไว้ สรุปเงื่อนไขการชำระเงินเวลาตอบสนองข้อมูลโลจิสติกส์และการกำหนดราคา ปล่อยให้จดหมายเปิดไว้สำหรับการเจรจาและติดตามผล ปิดบันทึกย่อด้วยการลงชื่ออย่างสง่างาม
