วิธีการไฟล์ไฟล์อย่างถูกต้อง

แน่นอนว่าเราทุกคนรู้จักเอบีซีของเราและคิดว่าเราสามารถตกลงเพราะตามตัวอักษรอดัมมาก่อนมด แต่ บริษัท AWC ไปไหน หลังจากมด ในสำนักงานที่ฉันทำงานอยู่เอกสารและไฟล์มักถูกจัดเก็บอย่างไม่ถูกต้องทำให้ยากต่อการค้นหาเอกสารที่จำเป็น ด้วยกฎง่ายๆสองสามข้อคุณจะสามารถจัดเก็บสิ่งที่ถูกต้องได้

นามสกุลเดียวกันชื่อแตกต่างกัน ง่าย ๆ เมื่อรายการที่คุณกำลังยื่นมีนามสกุลเหมือนกัน แต่ชื่ออื่นลำดับการยื่นจะขึ้นอยู่กับชื่อ ดังนั้นอดัมส์จอห์นจะมาต่อหน้าอดัมส์แซมในตู้เก็บเอกสารของคุณ

นามสกุลเดียวกันชื่อจริง หนักขึ้นเล็กน้อย แต่มีสิ่งอื่นที่ต้องพิจารณา หากมีการเริ่มต้นแล้วคำสั่งจะถูกกำหนดโดยเริ่มต้นดังนั้นอดัมส์จอห์นบีจะถูกวางไว้ก่อนที่อดัมส์จอห์นดีถ้าไม่ได้เริ่มต้นจากนั้นใช้รัฐบุคคลหรือ บริษัท ที่อยู่ในและถ้ามันเป็นแบบเดียวกัน จากนั้นใช้เมืองตามด้วยชื่อถนนและสุดท้ายคือหมายเลขถนน ทำงานจากพื้นที่ขนาดใหญ่ไปยังพื้นที่ที่เฉพาะเจาะจงมากขึ้นเมื่อกำหนดลำดับการยื่น

ชื่อย่อ ชื่อย่อเช่นเดียวกับที่ใช้ในชื่อ บริษัท นั้นถือเสมือนว่าตัวอักษรแต่ละตัวเป็นคำที่แยกกัน ดังนั้นหากคุณกำลังวางไฟล์ให้กับ บริษัท AWC มันจะมาต่อหน้า บริษัท อดัมเพราะจดหมายแต่ละฉบับใน บริษัท แรกนั้นถือเป็นคำแยกต่างหาก ตัวอักษร 'A' ถูกเรียงตามตัวอักษรก่อนคำที่ยาวกว่า

ชื่อ บริษัท ที่สับสน คุณจะยื่น บริษัท Paul Smith ได้อย่างไร ภายใต้พอลหรือสมิ ธ เมื่อพูดถึงชื่อ บริษัท หรือชื่อทางการค้าให้จัดไฟล์ตามชื่อ ดังนั้น Paul Smith จึงถูกยื่นภายใต้ P ให้กับ Paul และไม่ใช่ S สำหรับ Smith

ตัวเลขและตัวย่อ สิ่งเหล่านี้จะถูกจัดเก็บราวกับว่าถูกสะกดออกมา 3 Sisters Restaurant ถูกยื่นใต้ T สำหรับสามคน โบสถ์เซนต์โจเซฟถูกยื่นราวกับว่าถูกสะกดออกมา ดังนั้นไฟล์สำหรับโบสถ์เซนต์โจเซฟจะถูกวางไว้หน้าร้านอาหารของแซมเพราะสายมาก่อนแซม

เคล็ดลับ

• นี่เป็นวิธีปฏิบัติในการยื่นแบบมาตรฐาน อย่างไรก็ตามคอมพิวเตอร์ไม่ได้ยื่นแบบนี้ คอมพิวเตอร์อ่านแต่ละชื่ออย่างแท้จริงดังนั้น Adam Company ในขั้นตอนที่ 3 จะอยู่หน้า AWC Company หากไม่มีช่องว่างระหว่างตัวอักษร คอมพิวเตอร์จะใส่ตัวเลขไว้หน้าตัวอักษรและไม่คิดว่าเซนต์ในเซนต์โยเซฟเป็นคำที่เซนต์ หากคุณกำลังรวบรวมรายชื่อคอมพิวเตอร์และต้องการให้สอดคล้องกับระบบการจัดเก็บข้อมูลของคุณรายการนั้นจะต้องถูกป้อนตามลำดับดังนั้นการเรียงลำดับคอมพิวเตอร์จะเหมือนกัน ดังนั้นคุณจะต้องใส่ช่องว่างระหว่างตัวอักษรใน บริษัท A W C สะกดหมายเลข 3 และอื่น ๆ