วิธีการป้องกันบัญชีเกินกำหนดในธุรกิจ

ธุรกิจเสนอเครดิตสำหรับบริการหรือสินค้า - สิ่งจูงใจที่อนุญาตให้ลูกค้าชำระเงินสำหรับสินค้าที่ซื้อในภายหลัง แต่แม้กระทั่งลูกค้าที่มีความตั้งใจดีก็สามารถรับภาระหรือจ่ายเงินตามใบแจ้งหนี้ได้ เจ้าหนี้ที่ค้างชำระอย่างมากส่งผลกระทบต่อกระแสเงินสดของธุรกิจทำให้ยากที่คุณจะชำระค่าใช้จ่ายของคุณ การมีหนี้สินเชิงรุกกับลูกค้าก่อนที่จะเกิดขึ้นสามารถช่วยให้คุณได้รับเงินตรงเวลา แต่หากยังไม่ได้ผลมีขั้นตอนที่คุณสามารถดำเนินการเพื่อส่งเสริมการปฏิบัติทางธุรกิจที่ดีและความสัมพันธ์ที่ดีกับคนที่เป็นหนี้คุณ

หลีกเลี่ยงการหาลูกค้าใหม่ที่มีเครดิตไม่ดี ดึงสำเนารายงานเครดิตของลูกค้าที่มีศักยภาพหรือขออ้างอิงเครดิตเมื่อพวกเขาใช้สำหรับเครดิต ตรวจสอบการอ้างอิงเครดิตสำหรับลูกค้าที่มีศักยภาพและเรียกพวกเขาเพื่อตรวจสอบว่าพวกเขาเป็นลูกค้าในสถานะที่ดี นอกจากนี้คุณยังสามารถขอสำเนาของงบการเงินของลูกค้าที่มีศักยภาพที่จะได้รับความคิดของการละลายของพวกเขา

รับสัญญาที่ลงนามจากลูกค้าซึ่งระบุความคาดหวังในการจัดส่งและการชำระเงินอย่างชัดเจนรวมถึงค่าธรรมเนียมหรือการแบ่งสาขาทางกฎหมายสำหรับการชำระเงินล่าช้า มีการลงนามในสัญญาโดยทั้งสองฝ่ายและลงวันที่ ให้ลูกค้าเริ่มต้นเงื่อนไขการชำระเงินแยกกันเพื่อให้คุณรู้ว่าพวกเขาเข้าใจข้อผูกพันนี้ภายใต้สัญญา

สร้างความสัมพันธ์ในเชิงบวกกับลูกค้าของคุณซึ่งทำให้พวกเขายากที่จะเพิกเฉยต่อคำขอของคุณสำหรับการชำระเงินตรงเวลา พัฒนามิตรภาพกับความเป็นผู้นำของ บริษัท จัดกิจกรรมเพื่อตอบแทนลูกค้าของคุณเนื่องจากเป็นลูกค้าที่ดี

เสนอส่วนลดสำหรับการชำระเงินก่อนกำหนด ตัวอย่างเช่น บริษัท หลายแห่งเสนอเงื่อนไขการชำระเงินล่วงหน้าเช่นส่วนลด 2 เปอร์เซ็นต์สำหรับการชำระเงินภายใน 10 วันนับจากวันที่ออกใบแจ้งหนี้ กำหนดโทษหรือดอกเบี้ยสำหรับการจ่ายล่าช้าซึ่งระบุไว้อย่างชัดเจนในสัญญาเช่นเดียวกัน

ส่งอีเมลเพื่อยืนยันว่าลูกค้าได้รับใบแจ้งหนี้ของคุณไม่กี่วันหลังจากที่ส่ง หากคุณส่งใบแจ้งหนี้ทางไปรษณีย์คุณสามารถตรวจสอบการรับใบแจ้งหนี้ภายในอย่างน้อยหนึ่งสัปดาห์ของการส่งจดหมาย หากคุณส่งใบแจ้งหนี้ทางอีเมลให้ตั้งค่าอีเมลของคุณเพื่อรับใบเสร็จ "อ่าน" ถึงคุณเมื่อพวกเขาอ่าน

ติดต่อลูกค้าของคุณทางอีเมลสองสามวันก่อนที่ใบแจ้งหนี้จะเกิดขึ้นเนื่องจากการแจ้งเตือนการชำระเงินเบา ๆ หากคุณยังไม่ได้รับการชำระเงินภายในวันที่กำหนดให้ส่งการแจ้งเตือนทางอีเมลอีกครั้งอย่างน้อยห้าวันหลังจากวันที่ครบกำหนดเพื่อติดตาม แจ้งให้พวกเขาทราบว่าใบแจ้งหนี้ครบกำหนดแล้ว แต่รวมความคิดเห็นเพื่อเพิกเฉยต่อคำขอหากมีการชำระเงินเรียบร้อยแล้ว

โทรหาลูกค้าเจ็ดถึงแปดวันหลังจากการชำระเงินล่าช้าเพื่อตรวจสอบสถานะ สอบถามว่าจะชำระเงินเมื่อใดหรือร้องขอการส่งแบบเลื่อนลงเพื่อให้แน่ใจว่าได้รับแล้ว

แจ้งให้ตัวแทนฝ่ายขายของลูกค้าทราบว่าลูกค้ายังไม่ได้ชำระเงินหากเกินกำหนดหนึ่งสัปดาห์ ผู้จัดการที่ดูแลบัญชีอาจมีผลกับลูกค้าและสามารถขอชำระเงินได้

ปฏิเสธที่จะทำธุรกิจกับลูกค้าจนกว่าจะถึงเวลาที่กำหนด อย่าส่งสินค้าเพิ่มเติมใด ๆ หรือยอมรับข้อแก้ตัวใด ๆ เพิ่มเติมว่าทำไมถึงไม่ได้รับการชำระเงิน เพียงหยุดทำธุรกิจกับลูกค้าจนกว่าสถานการณ์จะได้รับการแก้ไข

เคล็ดลับ

• ผู้จัดการฝ่ายขายหรือการตลาดที่รับผิดชอบบัญชีของลูกค้าสามารถเป็นหนึ่งในบุคคลที่ดีที่สุดที่จะใช้เมื่อพยายามทำการรวบรวม บุคคลนี้มักจะมีความสัมพันธ์ที่มั่นคงกับลูกค้าและสามารถค้นหาปัญหาที่อยู่เบื้องหลังการชำระเงินล่าช้า

การเตือน

หากลูกค้าระบุว่าการชำระเงินล่าช้าจะถูกส่งภายในวันที่กำหนดและไม่มาถึงโปรดอย่าให้ลูกค้าได้รับเครดิตเพิ่มจนกว่าบัญชีจะได้รับชำระเต็มจำนวน คุณสามารถทำให้ลูกค้าเป็นเงินสดเท่านั้นซึ่งหมายความว่าลูกค้าจะต้องชำระค่าสินค้าและบริการตามเวลาที่สั่ง