ไม่ว่าคุณจะเป็นพนักงานที่เขียนรายงานสำหรับหัวหน้าของคุณหรือเจ้าของธุรกิจรายงานไปยังผู้จัดการทั่วไปของคุณเครื่องมือที่ดีที่สุดคือกรอบงาน "สาเหตุอะไร" เหตุใดคุณจึงเขียนรายงานนี้ ผู้อ่านต้องทราบข้อมูลอะไรบ้าง คุณจะนำเสนอคำแนะนำหรือข้อสรุปอย่างไร การติดตามโครงสร้างนี้จะทำให้การไหลของเอกสารของคุณเป็นแบบลอจิคัล มันจะให้ข้อมูลที่ถูกต้องแก่หัวหน้าหรือผู้บริหารของคุณในการตัดสินใจทางธุรกิจ
มุ่งเน้นไปที่ทำไม
ทำความเข้าใจสาเหตุที่คุณเขียนรายงาน จำเป็นอย่างยิ่งที่คุณต้องมีความชัดเจนในจุดประสงค์ของรายงานไม่เช่นนั้นคุณอาจปรับแต่งการเขียนของคุณให้ตรงกับผู้ชมที่ไม่ถูกต้อง ถามคำถามหากจำเป็น หากมีการแจกจ่ายรายงานไปยังหลายแผนกให้พิจารณาว่าคุณควรรวมแต่ละส่วนที่เกี่ยวข้องกับข้อกังวลของแต่ละแผนกหรือไม่
ตัดสินใจว่าจะรวมข้อมูลใดบ้าง
รวบรวมข้อมูลที่คุณต้องการเช่นข้อมูลทางการเงินแผนภูมิและกราฟ สัมภาษณ์ผู้ที่มีความคิดเห็นเกี่ยวข้องกับรายงานของคุณ จากนั้นตัดสินใจเลือกประเด็นที่สำคัญที่สุดที่คุณคิดว่าผู้ชมจำเป็นต้องรู้ เริ่มต้นด้วยการเขียนวรรคสองสามย่อหน้าที่เน้นจุดสำคัญหรือจัดโครงสร้างข้อมูลของคุณลงในรายการหัวข้อย่อยของรายการ
ตัดสินใจว่าจะนำเสนอคำแนะนำของคุณอย่างไร
ตั้งชื่อรายงาน อธิบายรายละเอียดของงานที่มอบหมายหรือเหตุผลในการเขียนรายงานโดยย่อ อธิบายวิธีการรวบรวมข้อมูลของคุณ จัดระเบียบเนื้อความของรายงานอย่างมีเหตุผลตัวอย่างเช่นตามธีมหลัก ต้องแน่ใจว่าได้รวมข้อมูลที่เพียงพอเพื่อแสดงว่าคุณได้ทำการตรวจสอบเรื่องนี้อย่างละเอียด จบรายงานด้วยข้อสรุปหรือข้อเสนอแนะของคุณขึ้นอยู่กับสิ่งที่คุณค้นพบ
เพิ่มบทสรุปผู้บริหาร
กลับไปที่จุดเริ่มต้นของรายงานของคุณและเพิ่มย่อหน้าหนึ่งหรือสองย่อหน้าที่สรุปประเด็นหลักของรายงาน หรือใช้สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยเพื่อจัดโครงสร้างความคิดของคุณ บทสรุปผู้บริหารอาจเป็นสิ่งที่หัวหน้าของคุณมีเวลาอ่านดังนั้นโปรดรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมดด้วย รายงานสั้น ๆ เกี่ยวกับอะไร อะไรคือการค้นพบที่สำคัญ? คุณเสนอหรือแนะนำอะไร จะเกิดอะไรขึ้นต่อไป แก้ไขสรุปของคุณจนกว่าจะส่งรายงานของคุณสาระสำคัญภายในเวลาอ่านหนึ่งหรือสองนาที
จัดรูปแบบรายงาน
หากมีแนวทางแบบ บริษัท ให้แน่ใจว่าคุณทำตาม มิฉะนั้นให้จัดรูปแบบรายงานในรูปแบบที่อ่านง่ายทำให้การทำสำเนานั้นง่ายต่อการสแกนมากที่สุด ใช้ส่วนหัวที่ชัดเจนเพื่อแยกหัวข้อ สิ่งนี้ทำให้หัวหน้าของคุณค้นหาหน้าเว็บที่เกี่ยวข้องในรายงานได้ง่าย พิจารณาเน้นข้อเท็จจริงที่สำคัญในแบบอักษรขนาดใหญ่หรือพิมพ์ตัวหนา จัดทำงบการเงินสื่อสิ่งพิมพ์หรือเอกสารประกอบอื่น ๆ ในภาคผนวกท้ายรายงาน
ตรวจสอบและพิสูจน์อักษร
ตรวจสอบรายงานการสะกดและไวยากรณ์ที่ถูกต้อง การตรวจสอบการสะกดคำออนไลน์และการตรวจสอบไวยากรณ์นั้นมีประโยชน์ แต่ก็ไม่ได้อนุญาตสำหรับบริบทเสมอไปถ้าเป็นไปได้ให้คนตรวจทานรายงานด้วยตาที่มีข้อผิดพลาด ขอให้ผู้ตรวจทานทำการวิจารณ์รายงานโดยทั่วไป คุณทิ้งความคิดที่ยังไม่เสร็จ? คุณใช้คำศัพท์อุตสาหกรรมอย่างสม่ำเสมอหรือไม่? เข้าใจง่ายไหม อย่าพยายามสร้างความประทับใจให้กับคำศัพท์ที่เป็นตัวเอกของคุณ - มุ่งมั่นเพื่อความชัดเจนแทน
