วิธีเขียนรายงานการประชุมของพนักงาน

รายงานการประชุมจากเจ้าหน้าที่จัดทำบันทึกเป็นลายลักษณ์อักษรเกี่ยวกับการตัดสินใจประเด็นปัญหาที่กล่าวถึงการลงคะแนนเสียงการมอบหมายให้และเรื่องอื่น ๆ ที่มีผลต่อพนักงาน การจับรายละเอียดการประชุมรวมทั้งสาระสำคัญของการอภิปรายเป็นสิ่งสำคัญ คุณไม่จำเป็นต้องบันทึกทุกคำที่พูดในระหว่างการประชุม แต่คุณควรสามารถให้ผู้เข้าร่วมได้รับการบันทึกที่ถูกต้องของการประชุม

รายการที่คุณจะต้อง

• เครื่องมือจดบันทึก

• เครื่องบันทึก

เตรียมความพร้อมสำหรับการประชุมโดยไปที่ห้องเพื่อประเมินว่าคุณควรนั่งเพื่อรับจุดชมวิวที่ดีที่สุดและหาเต้าเสียบไฟฟ้าหากคุณต้องการ ดูนาทีก่อนหน้าเพื่อเพิ่มความเร็วให้กับตัวคุณในการบันทึกนาทีที่ผ่านมา

รับสำเนาของวาระการประชุมเพื่อช่วยคุณจัดระเบียบนาทีตามหัวข้อ รับรายชื่อผู้เข้าร่วมที่ได้รับเชิญและตรวจสอบผู้เข้าร่วมโดยขอให้พวกเขาลงชื่อเข้าใช้เมื่อพวกเขาเข้าสู่การประชุม

จดวันที่และเวลาที่การประชุมเกิดขึ้น เขียนทุกการเคลื่อนไหวตามที่ปรากฏคำต่อคำ บันทึกคะแนนเสียงที่ได้รับและจำนวนคะแนนที่คัดค้านและงดออกเสียง รวมชื่อของผู้สร้างการเคลื่อนไหวและผู้ที่วินาทีในการเคลื่อนไหว

ใช้สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยเพื่อเน้นหัวข้อสนทนาที่สำคัญเช่นงบประมาณการเลือกตั้งหรือการวางแผนกิจกรรมของ บริษัท สังเกตข้อดีและข้อเสียที่เกิดขึ้นระหว่างการสนทนาและใครเป็นคนทำแต่ละข้อความ สรุปแต่ละหัวข้อการอภิปรายด้วยผลลัพธ์ซึ่งจะเป็นการเคลื่อนไหวและลงคะแนนการมอบหมายให้ทำการวิจัยหัวข้อหรือการกระทำที่กำหนด

เขียนรายงานในรูปแบบที่ชัดเจนอ่านง่ายเพื่อให้ง่ายต่อการติดตาม ค้นหาแอพพลิเคชั่นและเครื่องมือที่สร้างขึ้นแล้วเพื่อให้การจดบันทึกมีประสิทธิภาพมากขึ้น สามารถพบได้ในเว็บไซต์เช่น onenote.com หากคุณใช้ Windows ลองใช้ evernote.com สำหรับเครื่องมือการเขียน agreedo.com สำหรับเครื่องมือจดบันทึกและแบ่งปันนาทีและ Google เอกสารสำหรับเทมเพลตรายงานการประชุมและวิธีแบ่งปันนาทีง่ายๆ

เขียนรายงานการประชุมทันทีที่คุณสามารถทำได้หลังจากการประชุมในขณะที่การอภิปรายยังคงสดอยู่ในใจของคุณโดยเฉพาะอย่างยิ่งภายใน 24 ชั่วโมง เขียนในบุคคลที่สามตลอด

ส่งแบบร่างไปยังผู้จัดการหรือหัวหน้างานที่เป็นประธานการประชุมเพื่อตรวจสอบก่อนที่จะส่งรายงานการประชุมให้กับผู้เข้าร่วมที่เหลือ ทำการแก้ไขและส่งสำเนาให้ทุกคนที่เข้าร่วมประชุม แนบเอกสารที่เหมาะสมเช่นสำเนางบประมาณรายการไอเท็มแอ็คชันหรือรายการหมายเลขติดต่อ

เคล็ดลับ

• สร้างเทมเพลตเพื่อทำให้กระบวนการจดบันทึกนาทีง่ายขึ้น ใช้ซ้ำแล้วซ้ำอีกเมื่อพนักงานใช้เวลาไม่กี่นาที

  ใช้อุปกรณ์บันทึกถ้าคุณกังวลเกี่ยวกับความถูกต้อง บอกผู้เข้าร่วมว่ามีการบันทึกไว้ก่อนเปิดเครื่องบันทึกของคุณ

การเตือน

ไม่หงุดหงิดเมื่อคุณไม่ติดตามการสนทนาหรือไม่เข้าใจประเด็นที่ทำ เมื่อคุณสับสนให้หยุดการดำเนินคดีและขอคำชี้แจงเพื่อให้แน่ใจว่าคุณรายงานอย่างถูกต้อง