บทบาทสำคัญของแผนกจัดซื้อคือการจัดหาวัสดุหรือสินค้าที่ใช้ในการดำเนินธุรกิจ ในการดำเนินบทบาทนี้เป้าหมายของมันคือการสร้างและรักษาความสัมพันธ์กับซัพพลายเออร์หลักการได้รับมูลค่าที่ดีที่สุดในสินค้าและประสานงานกิจกรรมเอกสารทั้งหมดที่เกี่ยวข้องอย่างถูกต้องและมีประสิทธิภาพ
การสร้างและรักษาความสัมพันธ์กับซัพพลายเออร์
ในอดีตการซื้อส่วนใหญ่มุ่งเน้นไปที่การชักชวนการเสนอราคาโดยมีเป้าหมายเพื่อให้ได้ต้นทุนที่ต่ำที่สุด อย่างไรก็ตามองค์การการดูแลสุขภาพแห่งมหาวิทยาลัยยูทาห์บันทึกไว้ในนโยบายการจัดซื้อซึ่งในขณะที่มีการตีพิมพ์กระบวนการประมูลของคู่แข่งจะถูกใช้ตามความจำเป็นเท่านั้น แต่หลาย บริษัท พึ่งพาแผนกจัดซื้อเพื่อระบุซัพพลายเออร์ที่มีศักยภาพโต้ตอบกับพวกเขาและพัฒนาความสัมพันธ์ที่ไว้วางใจกับผู้ให้บริการที่ดีที่สุด วิธีความสัมพันธ์นี้ทำให้เป้าหมายที่ใช้ร่วมกันของซัพพลายเออร์และผู้ซื้อแข็งแกร่งขึ้น ช่วยให้เพิ่มความยืดหยุ่นหรือปรับตัว เมื่ออุปสรรคเป็นอุปสรรคต่อการไหลของโลจิสติกส์และการกระจายตามธรรมชาติ
ได้รับสินค้าที่คุ้มค่าที่สุด
เชื่อมโยงอย่างใกล้ชิดกับการมุ่งเน้นที่การรักษาความสัมพันธ์กับซัพพลายเออร์เป็นวัตถุประสงค์ของการได้รับมูลค่าที่ดีที่สุดในสินค้า "ค่าที่ดีที่สุด" เกี่ยวข้องกับความสมดุลของการได้รับอัตราที่เหมาะสมและผลิตภัณฑ์ที่มีคุณภาพ ตัวอย่างเช่นผู้ค้าปลีกต้องการราคาที่ดีในการทำกำไร แต่ยังต้องการสินค้าคุณภาพสูงเพื่อดึงดูดผู้ซื้อ ดังนั้น, แผนกจัดซื้อต้องเปรียบเทียบคะแนนราคาของซัพพลายเออร์ที่แตกต่างกันกับคุณภาพ ของโซลูชั่นของพวกเขา มหาวิทยาลัยแอครอนชี้ให้เห็นในคู่มือการจัดซื้อว่าแผนกจัดซื้อส่วนกลางมีหน้าที่รับผิดชอบในการจัดการการจัดซื้อในแผนกทั้งหมดขององค์กร
การประสานงานเอกสารที่เกี่ยวข้อง
กระบวนการจัดซื้อมีเอกสารและเอกสารจำนวนมาก องค์กรด้านการดูแลสุขภาพแห่งมหาวิทยาลัยยูทาห์ตั้งข้อสังเกตว่าบทบาทของแผนกจัดซื้อคือการรักษาไฟล์สัญญาในทุกความสัมพันธ์กับซัพพลายเออร์ที่ใช้งานอยู่ กิจกรรมการจัดซื้อยังเชื่อมโยงกับการบัญชีในองค์กรที่ใช้โปรแกรมซอฟต์แวร์ทรัพยากรขององค์กรซึ่งอนุญาตให้กิจกรรมการบัญชีเชื่อมโยงโดยตรงกับคำสั่งซื้อที่มีอยู่และการชำระบัญชี ในบางกรณีกระบวนการนี้เป็นไปโดยอัตโนมัติ ดังนั้น, ความแม่นยำในการป้อนคำสั่งซื้อและรายละเอียดการทำธุรกรรมมีความสำคัญสำหรับแผนกจัดซื้อ เช่นเดียวกับแผนกบัญชี
