วิธีการเขียน RFP

คำร้องขอข้อเสนอหรือที่เรียกว่า RFP เป็นเอกสารที่คุณสร้างเมื่อคุณต้องการจัดหาสินค้าหรือบริการใหม่สำหรับธุรกิจของคุณ RFP จะอธิบายความต้องการเฉพาะของคุณให้กับผู้ขายที่มีศักยภาพและเชิญชวนให้พวกเขาส่งการเสนอราคาเพื่อให้คุณตรวจสอบช่วยให้คุณสามารถเลือกผู้ขายที่สามารถให้บริการที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจของคุณภายในงบประมาณที่คุณอนุญาต ในขณะที่ไม่มีรูปแบบที่เป็นมาตรฐานสำหรับการเขียน RFP คำแนะนำทีละขั้นตอนเหล่านี้จะช่วยให้คุณสร้าง RFP ที่มีประสิทธิภาพและชัดเจนสำหรับความต้องการทางธุรกิจใด ๆ

รายการที่คุณจะต้อง

• คอมพิวเตอร์พร้อมโปรแกรมประมวลผลคำ

• เครื่องพิมพ์ (สำหรับการส่งจดหมาย)

• กระดาษ (สำหรับการส่งจดหมาย)

• ซองจดหมาย / ไปรษณีย์ (สำหรับส่งจดหมาย)

• อินเทอร์เน็ต (สำหรับการส่งอีเมล)

กำหนดความต้องการของคุณ คุณต้องการใช้เวลาในการพิจารณาสิ่งที่คุณขอและจำนวนเงินที่คุณยินดีจ่าย RFP จะครอบคลุมทั้ง "จำเป็นต้องมี" (ความต้องการของคุณ) และ "ยินดี" (ความต้องการของคุณ) แต่ต้องแน่ใจว่าระบุสิ่งที่ผู้ขายต้องจัดหาหรือจัดหาเพื่อให้ได้ธุรกิจของคุณ. นี่เป็นส่วนสำคัญของกระบวนการ - หากคุณไม่สามารถกำหนดความต้องการของคุณได้อย่างชัดเจนคุณจะไม่ได้รับข้อเสนอที่ตอบสนองความต้องการเหล่านั้น

ร่างร่าง อีกครั้งในขณะที่ไม่มีกฎยากและรวดเร็วในการเขียน RFP ให้ข้อมูลที่ถูกต้องและเฉพาะเจาะจงที่สุดที่คุณสามารถทำได้ อย่างน้อยที่สุดคุณอาจพบว่าตัวเองใช้ส่วนหัวข้อที่มีการแนะนำ (ไม่เพียง แต่แนะนำ บริษัท ของคุณ แต่เกี่ยวกับโครงการ / ความต้องการและวิธีที่คุณต้องการเห็นความจำเป็นในการแก้ไขนี้) ข้อกำหนด ("มี" -to-haves”) เกณฑ์การคัดเลือกที่คุณจะใช้เพื่อพิจารณาว่าคุณจะได้รับรางวัลการเสนอราคางบประมาณ (เท่าไหร่ที่คุณยินดีจ่าย) และระยะเวลา (คุณต้องการให้เสร็จเร็วแค่ไหน) คุณอาจพบว่าคุณจะเพิ่มหรือลบส่วนตามที่จำเป็นสำหรับ RFP เฉพาะของคุณหรือเพิ่มส่วนย่อยสำหรับข้อมูลเพิ่มเติมที่ผู้ขายจะต้องทราบก่อนการเสนอราคา

ค้นหาหัวข้อความต้องการของคุณ โดยปกติจะเป็นส่วนที่ยาวที่สุดและส่วนที่ต้องการความสนใจมากที่สุด ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้สะกดสิ่งที่คุณต้องการทำไม่ใช่วิธีที่คุณต้องการ - เว้นแต่กระบวนการนั้นเป็นส่วนที่สำคัญและจำเป็นของโครงการ นอกจากนี้ให้ใช้คำที่ชัดเจนเพื่อแยกความแตกต่างระหว่าง "ต้องมี" (ใช้ประสงค์จะต้องและจำเป็น) และ "เป็นที่พึงปรารถนา" (อาจจะสามารถและไม่จำเป็น)

เขียน RFP ของคุณ คุณสามารถค้นหาตัวอย่าง RFP ออนไลน์ได้หากคุณมีบล็อกของนักเขียน

ตรวจการสะกดคำและพิสูจน์อักษร RFP ของคุณ ในบางอุตสาหกรรมจุดทศนิยมที่วางผิดตำแหน่งสามารถสร้างความแตกต่างได้อย่างมาก

กระจาย RFP ของคุณ คุณสามารถส่งอีเมลหรือส่งอีเมลไปยังผู้ขายที่มีศักยภาพที่คุณคุ้นเคยหรือจัดให้มีในรูปแบบอื่นเช่นวางไว้บนเว็บไซต์ของ บริษัท

เลือกราคาเสนอที่ชนะของคุณ

เคล็ดลับ

• เตรียม RFP ของคุณ 8 - 10 สัปดาห์ก่อนที่คุณต้องการโครงการหรือบริการ สิ่งนี้จะช่วยให้เวลาสำหรับข้อเสนอในการกรองและตัดสินใจได้ดีที่สุด

  ตัดสินใจล่วงหน้าว่าจะใช้เกณฑ์การคัดเลือกแบบใดเพื่อกำหนดราคาเสนอที่ชนะ บริษัท ทั้งหมดมีจุดแข็งต่างกันและจะปรับแต่งข้อเสนอของพวกเขาให้เข้ากับจุดแข็งเหล่านั้น คุณกำลังมองหาราคาที่ดีที่สุดผู้ขายที่มีประสบการณ์มากที่สุดหรือเวลาตอบสนองที่รวดเร็วที่สุดหรือไม่?

  คุณสามารถกำหนดให้ผู้ขายเตรียมข้อเสนอของพวกเขาในวิธีหรือรูปแบบที่เฉพาะเจาะจง แต่แจ้งให้พวกเขาทราบข้อกำหนดนี้ใน RFP

การเตือน

ผู้ขายมักจะจ่ายเพื่อจัดทำข้อเสนอ / การเสนอราคาของตนเองเป็นวิธีปฏิบัติทั่วไปในอุตสาหกรรมส่วนใหญ่ อย่างไรก็ตามคุณอาจต้องการสะกดคำนี้อย่างชัดเจนใน RFP ของคุณ