ในฐานะเจ้าหน้าที่ระดับสูงพันโทควรได้รับการปฏิบัติด้วยความเคารพและให้เกียรติ เมื่อเขียนจดหมายถึงพันโทคุณควรเขียนจดหมายตามแนวทางการจัดรูปแบบธุรกิจและต้องแน่ใจว่าได้รักษาความเป็นมืออาชีพและความเคารพ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ใส่ข้อมูลพื้นฐานเช่นข้อมูลติดต่อของคุณและวันที่ที่ส่วนหัวของจดหมายและคำทักทายที่เหมาะสมในตอนท้ายของจดหมายเช่น "ขอแสดงความนับถือ"
เริ่มต้นจดหมายโดยกล่าวถึงผู้พันว่า "เรียนผู้พัน" จากนั้นใส่นามสกุลของผู้พัน
เขียนเนื้อหาของจดหมาย เริ่มด้วยการแนะนำที่ระบุสาเหตุของการติดต่อของคุณและเริ่มขยายจากที่นั่น
เขียนจดหมายย่อหน้าอื่น ๆ ตามที่จำเป็นเพื่อสื่อสารข้อความที่คุณพยายามข้ามไปที่พันโท
จบจดหมายด้วย "ขอแสดงความนับถือ" ตามด้วยลายเซ็นของคุณและพิมพ์ชื่อด้านล่าง
เขียนบนซองจดหมายของจดหมาย "ร.ท. พันเอก" จากนั้นใส่ชื่อเต็มของผู้พันที่อยู่ถัดจากมัน เขียนที่อยู่บนซองจดหมายเช่นเดียวกับจดหมายอื่น ๆ
