การจัดการโครงการในวงกว้างหมายถึงกระบวนการและกิจกรรมที่เกี่ยวข้องในการวางแผนจัดระเบียบและควบคุมทรัพยากรเพื่อให้บรรลุเป้าหมายที่เฉพาะเจาะจง โครงการมักจะถูก จำกัด ด้วยปัจจัยต่าง ๆ เช่นขอบเขตงบประมาณและเวลาซึ่งจำเป็นต้องใช้ฟังก์ชั่นการจัดการโครงการเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการจัดสรรทรัพยากรและบูรณาการอย่างถูกต้องเพื่อเอาชนะข้อ จำกัด เหล่านี้และบรรลุวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้ล่วงหน้า การจัดการกิจกรรมโครงการสามารถถือเป็นลำดับขั้นตอนที่ต้องทำให้สมบูรณ์ซึ่งสอดคล้องกับห้าขั้นตอนที่กำหนดวงจรชีวิตของโครงการ
การเริ่มต้น
การเริ่มต้นโครงการจะเริ่มวงจรชีวิตของโครงการและเกี่ยวข้องกับการรวมทีมเป็นหัวหน้าโดยผู้จัดการโครงการและให้ภาพรวมของโครงการ ภาพรวมมักจะรวมถึงการกำหนดเหตุผลสำหรับโครงการเป้าหมายทางธุรกิจและกลยุทธ์เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ต้องการ นอกจากนี้จะมีการกำหนดขอบเขตเบื้องต้นข้อเสนองบประมาณเหตุการณ์สำคัญและวันที่เสร็จสมบูรณ์ ขั้นตอนนี้มักเกี่ยวข้องกับผู้จัดการอาวุโสที่สร้างกรณีศึกษาทางธุรกิจสำหรับโครงการตามการศึกษาความเป็นไปได้และพัฒนากฎบัตรโครงการที่กำหนดวิสัยทัศน์ขอบเขตความคาดหวังและแผนการดำเนินงานของโครงการ
การวางแผน
การวางแผนทำให้เกิดการสร้างแผนภูมิงานที่จำเป็นทั้งหมดสำหรับการทำให้โครงการเสร็จสมบูรณ์ ขั้นตอนการวางแผนมักเกี่ยวข้องกับการสร้างแผนการจัดการโครงการเพื่อนำทางทีม PMP ให้รายละเอียดของทักษะที่จำเป็นการประเมินความเสี่ยงทรัพยากรที่ไม่ใช่แรงงานและเหตุการณ์สำคัญสำหรับแต่ละงาน มันระบุผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและกำหนดเกณฑ์ที่จำเป็นสำหรับความสำเร็จของแต่ละงาน - อย่างไรและเมื่อใดที่จะดำเนินการกิจกรรมขั้นตอนที่ต้องปฏิบัติตามรายงานความถี่และช่องทางการสื่อสาร
การกระทำ
ในระหว่างขั้นตอนการดำเนินการโซลูชันที่วางแผนไว้จะถูกนำไปใช้เพื่อตอบสนองความต้องการของโครงการ ทีมงานโครงการและทรัพยากรที่จำเป็นจะถูกรวบรวมและใช้เพื่อสร้างผลลัพธ์ที่ต้องการของโครงการ เป็นขั้นตอนซ้ำ ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการแก้ไขปัญหาการทดสอบและการตรวจทานเพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนดเฉพาะของผลิตภัณฑ์ ผู้จัดการโครงการดูแลการจัดสรรทรัพยากรที่เหมาะสมเพื่อให้โครงการตามกำหนดเวลา นอกจากนี้เขายังรักษาการสื่อสารกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งภายในและภายนอก - สมาชิกในทีมผู้บริหารและผู้ขาย - เพื่อหารือเกี่ยวกับสถานะของโครงการ
ควบคุม
ขั้นตอนการควบคุมเกี่ยวข้องกับการทดสอบและการตรวจสอบโครงการเพื่อให้แน่ใจว่างานที่ดำเนินการเป็นไปตามแผนและตรงตามความคาดหวังของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย วัตถุประสงค์คือการยอมรับโครงการโดยลูกค้า ผลลัพธ์ของโครงการจะได้รับการตรวจสอบอย่างต่อเนื่องและหากมีการเบี่ยงเบนใด ๆ เกิดขึ้นหรือลูกค้าร้องขอการเปลี่ยนแปลงเฉพาะข้อมูลจะถูกป้อนกลับไปยังกระบวนการดำเนินการเพื่อดำเนินการแก้ไขให้ถูกต้อง ขั้นตอนนี้เสร็จสมบูรณ์เมื่อส่งมอบ - ผลลัพธ์สุดท้ายของโครงการ - ได้รับการอนุมัติจากลูกค้าว่าตรงตามมาตรฐานคุณภาพที่กำหนดไว้ในแผน
การปิด
ขั้นตอนการปิดโดยทั่วไปเกี่ยวข้องกับการจัดทำเอกสารโครงการ - กระบวนการที่เริ่มต้นเมื่อผู้รับเหมาได้รับการอนุมัติและได้รับการยอมรับอย่างเป็นทางการจากลูกค้า วัสดุที่เกี่ยวข้องทั้งหมดจะถูกส่งมอบรวมถึงเอกสารโครงการคู่มือและรหัสแหล่งที่มา เอกสารการบริหารสัญญาทั้งหมดเสร็จสมบูรณ์แล้วโดยเน้นที่เอกสารสัญญาการลงนามของการยอมรับ รายงานการทบทวนโครงการอย่างเป็นทางการที่ระบุและประเมินระดับความสำเร็จของโครงการเช่นเดียวกับการทบทวนบทเรียนที่เรียนรู้ให้กับลูกค้า
