การแนะนำตัวเองแบบตัวต่อตัวนั้นตรงไปตรงมาเนื่องจากมีการประชุมที่ต้องทำตาม คุณจะจับมือกับเพื่อนใหม่และบอกชื่อของเธอกับเธอ การเข้าถึงอีเมลทำได้ยากขึ้น คำทักทายที่เหมาะสมคืออะไร คุณควรเป็นทางการแค่ไหน? เช่นเดียวกับการสื่อสารทางธุรกิจมีกฎบางอย่างที่คุณควรปฏิบัติตามเพื่อให้ข้อความของคุณเป็นมืออาชีพ
สร้างหัวเรื่องหัวเรื่องที่น่าสนใจ
เนื่องจากข้อความของคุณอาจแข่งขันกับคนอื่น ๆ 500 คนในกล่องจดหมายของผู้รับคุณจะต้องสร้างหัวเรื่องที่จะกระตุ้นให้ผู้รับเปิดอีเมลของคุณ พูดถึงนี่คือใครบางคนได้แนะนำคุณ - "เจนนิเฟอร์วิลเลียมส์แนะนำให้ฉันติดต่อคุณ" - เนื่องจากความคุ้นเคยอาจกระตุ้นให้โอกาสของคุณคลิกผ่าน หรือคุณอาจพูดถึงวัตถุประสงค์ของอีเมลของคุณ “ การสอบถามเกี่ยวกับบริการจัดเลี้ยงของคุณ” ควรดึงดูดให้ผู้รับคลิก รักษาหัวเรื่องให้มีความยาวไม่เกิน 30 อักขระเพื่อให้สามารถอ่านได้บนสมาร์ทโฟน
ใช้การทักทายอย่างเป็นทางการ
อีเมลได้รับการยอมรับว่าเป็นวิธีการสื่อสารที่เป็นทางการน้อยกว่าจดหมายธุรกิจและคุณอาจถูกล่อลวงให้พูดกับผู้รับอย่างไม่เป็นทางการเช่น "สวัสดีเดวิด" นี่เป็นเรื่องปกติถ้าคุณรู้จักบุคคลหรือทำงานในอุตสาหกรรมนอกระบบ แต่ มันไม่เหมาะสมถ้าคุณส่งอีเมลถึงใครบางคนในอุตสาหกรรมอนุรักษ์นิยมเช่นการเงินหรือรัฐบาล หากมีข้อสงสัย“ เรียนนายแมทเทอร์สัน” หรือ“ นาย Matterson” จะใช้งานได้ดี
แนะนำตัวเอง
แจ้งชื่อตำแหน่งงานและรายละเอียดอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับผู้รับ นี่เป็นโอกาสของคุณที่จะสร้างความสัมพันธ์กับมนุษย์กับผู้รับตัวอย่างเช่นพูดถึงโรงเรียนสถานที่ทำงานหรืออุตสาหกรรมที่คุณมีเหมือนกัน ตัวอย่างเช่นคุณอาจเขียน“ ฉันชื่อ Sonia Jindal ฉันเป็นเพื่อนของ UCLA สารส้มที่ทำงานด้านการออกแบบกราฟิก” การกล่าวถึงความใกล้ชิดกันนั้นเป็นข้อดีเพราะผู้รับอาจจะเปิดกว้างมากขึ้นถ้าคุณได้รับการแนะนำจากคนที่เธอรู้จักและไว้ใจ
อธิบายสิ่งที่คุณต้องการ
อธิบายว่าทำไมคุณถึงเขียน ทำให้ข้อความของคุณชัดเจนและรัดกุมเพื่อหลีกเลี่ยงความเข้าใจผิด “ ฉันทำงานให้กับ บริษัท ABC และฉันอยากบอกคุณเกี่ยวกับกิจกรรมที่เรากำลังเปิดตัว” ดีกว่า“ ข่าวที่น่าตื่นเต้นเกี่ยวกับกิจกรรมใหม่ของเรา!” รวมถึงการเรียกร้องให้ดำเนินการอย่างชัดเจนโดยบอกผู้รับว่าคุณต้องการจะทำอะไร ต่อไป. ในการกำหนดเวลาการโทรติดตามผลคุณอาจเขียนว่า“ ฉันต้องการกำหนดเวลาการโทรเพื่อพูดคุยเรื่องนี้ต่อไปเนื่องจากมีโอกาสที่ดีสำหรับเราที่จะร่วมมือกัน บ่ายวันจันทร์นี้จะเหมาะกับคุณไหม”
จบด้วยความกตัญญูกตเวที
ขอบคุณผู้รับสำหรับเวลาและความสนใจของเธอ อีเมลที่ลงท้ายด้วยความกตัญญูได้รับเพิ่มขึ้นร้อยละ 36 ในอัตราการตอบสนองเฉลี่ย ตัวเลือกที่ดี ได้แก่ “ ขอบคุณล่วงหน้า”“ ขอบคุณมากสำหรับเวลาของคุณ” หรือเพียง“ ขอบคุณ” ลงชื่อออกด้วยชื่อและรายละเอียดการติดต่อของคุณ
อย่าลืมแก้ไข
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้อ่านอีเมลของคุณก่อนส่ง คุณมีโอกาสเดียวที่จะสร้างความประทับใจครั้งแรกและข้อผิดพลาดในการสะกดอาจทำให้คุณดูไม่เป็นมืออาชีพ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าไวยากรณ์ของคุณเป็นที่รู้จักเช่นกันและคุณใช้ประโยคเต็มและการเขียนอย่างเป็นทางการแทนที่จะใช้ตัวย่อและสำนวนที่คุณอาจใช้กับเพื่อน แต่ไม่ใช่กับเจ้านาย
มันสามารถช่วยในการพิมพ์จดหมายและอ่านออกมาดัง ๆ และถ้าคุณมีใครอยู่รอบ ๆ ขอให้เพื่อนหรือญาติอ่านสิ่งที่คุณเขียนด้วย
