วิธีการพิมพ์จดหมายธุรกิจอย่างเป็นทางการ

คิดว่าจดหมายธุรกิจที่เป็นทางการล้าสมัยหรือไม่ คิดใหม่อีกครั้ง. แม้จะมีอีเมลและข้อความจำนวนมากในทุกวันนี้ แต่จดหมายที่เป็นทางการยังคงใช้กันทั่วไปในการดำเนินธุรกิจ หากคุณต้องการสมัครงานยื่นเรื่องร้องเรียนหรือขอข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ บริษัท มีโอกาสที่คุณจะต้องพิมพ์จดหมายธุรกิจ ขั้นตอนต่อไปนี้อธิบายวิธีการพิมพ์จดหมายธุรกิจในรูปแบบบล็อกเต็มโดยที่บรรทัดทั้งหมดจัดเรียงชิดซ้าย

รายการที่คุณจะต้อง

• คอมพิวเตอร์

• กระดาษ

ใช้จดหมายธุรกิจกับคอมพิวเตอร์ ใช้กระดาษหัวจดหมายหรือกระดาษ 8.5 นิ้วขนาด 11 นิ้วสีขาว

เลือกแบบอักษรที่อ่านง่ายเช่น Times New Roman หรือ Courier ที่มีขนาดพอยต์ 10 หรือ 12

กดปุ่ม "Enter" สี่ถึงหกครั้งจากด้านบนของหน้า จากนั้นพิมพ์ชื่อชื่อและที่อยู่ของคุณ (หากคุณมีหัวจดหมายของคุณเองให้ข้ามขั้นตอนนี้ไป)

ข้ามไปอีกสามบรรทัด พิมพ์วันที่

พิมพ์ชื่อเต็มของผู้รับชื่อและที่อยู่สองสามบรรทัดด้านล่างวันที่ ใช้ชื่อที่เหมาะสมก่อนชื่อผู้รับเช่น Ms., Mr. หรือ Dr.

ข้ามสองบรรทัดแล้วพิมพ์คำทักทายตามด้วยเครื่องหมายโคลอน ตัวอย่างเช่น "Dear Dr. Smith:" หรือ "Dear Ms. Jones:"

ข้ามอีกสองบรรทัดแล้วเริ่มจดหมายของคุณ ย่อหน้าเปิดของคุณควรอธิบายถึงวัตถุประสงค์ของการโต้ตอบของคุณตัวอย่างเช่น "ฉันเขียนถึงบ่นเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ของคุณ"

ทำเนื้อหาของจดหมายให้สมบูรณ์โดยขยายสิ่งที่คุณเขียนไว้ในย่อหน้าแรก ย่อหน้าสุดท้ายของคุณควรสรุปวัตถุประสงค์ของจดหมายของคุณสั้น ๆ

ก่อนที่คุณจะเสร็จสิ้นจดหมายของคุณอ้างอิงถึงเอกสารใด ๆ ที่คุณปิดล้อม - ตัวอย่างเช่น "ฉันได้แนบประวัติย่อและตัวอย่างการเขียนของคุณ"

ข้ามสองบรรทัดและจบจดหมายด้วย "ขอบคุณ" หรือ "ขอแสดงความนับถือ" หรือปิดการเลือกมืออาชีพของคุณ

ข้ามสี่บรรทัดแล้วพิมพ์ชื่อของคุณ เมื่อพิมพ์จดหมายของคุณเซ็นชื่อของคุณในพื้นที่ที่ให้ไว้

เคล็ดลับ

• พิสูจน์อักษรจดหมายของคุณก่อนที่จะส่ง มันอาจเป็นความคิดที่ดีที่จะให้คนอื่นอ่านด้วย หากคุณไม่มีคอมพิวเตอร์ให้โทรไปที่ห้องสมุดท้องถิ่นของคุณ ห้องสมุดสาธารณะมักเสนอการเข้าถึงคอมพิวเตอร์ฟรี ความกะทัดรัดเป็นสิ่งสำคัญ พยายามทำให้จดหมายของคุณเป็นหนึ่งหน้า

การเตือน

อย่าใช้คำหยาบในจดหมายธุรกิจ หลีกเลี่ยงคำแสลง อย่าพิมพ์ตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมด