เอกสารเป็นส่วนหนึ่งของชีวิตประจำวันในโลกของการเก็บรวบรวมข้อมูลส่วนบุคคลการเงินและทั่วไปและดังนั้นจึงเหมาะสมเท่านั้นที่จะทำการตรวจสอบเป็นระยะตามวิธีการจัดการเอกสาร การตรวจสอบแสดงว่ามีการใช้มาตรการใดวิธีการที่ควรเปลี่ยนแปลงและวิธีการเปลี่ยนแปลงดังกล่าว
ขั้นตอนการจัดซื้อ
องค์กรควรตรวจสอบเป็นระยะ ๆ ว่ามีการปฏิบัติตามกระบวนการจัดซื้อเอกสารหรือไม่ การตรวจสอบอาจแสดงว่าองค์กรในปัจจุบันมีวิธีการจัดการเอกสารไม่ว่าจะเป็นเอกสารที่จำเป็นได้รับการอนุมัติโดยผู้มีอำนาจและวิธีการจัดการเอกสารที่มีประสิทธิภาพได้รับการจัดการ การตรวจสอบในส่วนนี้อาจแสดงให้เห็นว่าสามารถเข้าถึงเอกสารได้อย่างไร
การจัดเก็บเอกสาร
เอกสารอาจถูกจัดเก็บเป็นไฟล์สำเนาหรือไฟล์คอมพิวเตอร์ การตรวจสอบสามารถแสดงว่ามีการตั้งค่าระบบจัดเก็บข้อมูลตามความต้องการขององค์กรหรือไม่ การตรวจสอบควรแสดงระยะเวลาที่เก็บทั้งเอกสารที่คัดลอกและเอกสารในคอมพิวเตอร์ การตรวจสอบต้องพิจารณาว่าเอกสารถูกเก็บไว้ในสภาพดีและได้รับการปกป้องจากความเสียหายการเสื่อมสภาพหรือการสูญหาย
คำอธิบายของเอกสาร
การตรวจสอบควรตรวจสอบว่าเอกสารอธิบายไว้ในระบบการจัดเก็บข้อมูลขององค์กรหรือไม่เอกสารอาจแสดงโดยใช้ชื่อหมายเลขหรือในรูปแบบอธิบาย เอกสารอาจมีคำอธิบายสั้น ๆ ที่เกี่ยวข้องเพื่อให้ค้นหาได้ง่ายขึ้น การตรวจสอบควรแสดงว่าเอกสารถูกจัดเก็บอย่างเป็นระบบตามหมายเลขเวอร์ชั่นและวันที่แก้ไขหรือไม่
