การควบคุมเงินสดในธุรกิจของคุณเกี่ยวข้องกับการทำบัญชีและความปลอดภัย ในทางกลับกันตามการทำธุรกรรมเงินสดของ US Small Business Administration นั้นจะมีการฉ้อโกงค่าธรรมเนียมระยะเวลารอคอยและข้อผิดพลาดในการชำระเงินน้อยลง เงินสดที่ไม่ได้รับการควบคุมอย่างดีสามารถดึงดูดการพิจารณาจาก IRS มากขึ้นและการล่อลวงทางอาญาจากพนักงานและผู้อื่น การใช้วิธีการควบคุมเงินสดภายในหลายวิธีสามารถช่วยลดความเสี่ยงได้
พนักงานสัตวแพทย์
การควบคุมเงินสดเริ่มต้นด้วยผู้คน พนักงานที่จัดการเงินสด - หรือรายการเทียบเท่าเงินสดรวมถึงเช็คและสลิปบัตรเครดิตควรได้รับการตรวจสอบอย่างละเอียด การตรวจสอบประวัติอาชญากรรมการคัดกรองยาเสพติดและการตรวจสอบการจ้างงานก่อนหน้านี้อาจเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการเบิกความ ตามรายงานของวารสารการจัดการและการวิจัยการตลาดเกี่ยวกับผลกระทบของอาชญากรรมต่อธุรกิจ“ การตรวจสอบประวัติควรรวมถึงรายงานประวัติเครดิตเนื่องจากพนักงานบางคนอาจหันไปใช้เงินทุนของ บริษัท ในการยักยอกเงินของ บริษัท เมื่อความกดดันทางการเงินจากการติดยาเสพติด ดูเหมือนผ่านไม่ได้”
เอกสารการทำธุรกรรม
การรับธุรกรรมเงินสดช่วยให้การทำบัญชีมีความถูกต้องและเป็นที่พอใจของ IRS โดยการสร้างสิ่งที่กระทรวงพาณิชย์ของสหรัฐอเมริกาเรียกว่า“ หลักฐานการตรวจสอบที่ไม่สามารถโต้แย้งได้” หมายเลขใบเสร็จรับเงินสองส่วนเหมาะอย่างยิ่งเนื่องจากช่วยให้คุณมอบสำเนาใบเสร็จ และเก็บสำเนาอื่นสำหรับบันทึกของคุณ การนับจำนวนเงินที่ลงทะเบียนเป็นประจำจะช่วยให้มั่นใจได้ว่าถูกต้อง การพิมพ์เครื่องคิดเลขและสมุดใบเสร็จรับเงินก็มีประโยชน์ในการบันทึกรายการธุรกรรมเงินสด
แยกหน้าที่
ส่วนหนึ่งของการควบคุมเงินสดภายในทำให้มีผู้ตรวจสอบการทำธุรกรรมเงินสดมากกว่าหนึ่งคน กฎของมหาวิทยาลัยเยลในการแบ่งแยกหน้าที่กำหนดว่าไม่ควรมีใครคนเดียวที่รับผิดชอบในการจัดการธุรกรรมเงินสดเริ่มต้นการเก็บบันทึกการกระทบยอดคงเหลือการขนส่งหรือการฝากเงินสดและอนุมัติการทำบัญชี ตามที่มหาวิทยาลัยเยลกล่าวว่า“ เมื่อไม่สามารถแยกฟังก์ชั่นเหล่านี้ได้จำเป็นต้องมีการทบทวนการกำกับดูแลอย่างละเอียดเกี่ยวกับกิจกรรมที่เกี่ยวข้องเพื่อชดเชยกิจกรรมการควบคุม”
เงินสดที่ปลอดภัย
การติดตั้งกล้องวิดีโอและใช้ตู้เซฟหล่นเพื่อเก็บเงินสดเป็นวิธีการป้องกันเงินสด ณ จุดที่มีการทำธุรกรรม การมอบหมายให้พนักงานหนึ่งคนและหัวหน้างานหนึ่งคนร่วมกันเพื่อจัดการธุรกิจของคุณให้ปลอดภัยหรือทำการฝากเงินธนาคารเป็นวิธีที่ช่วยปกป้องเงินก่อนและระหว่างการขนส่ง การกระทบยอดรายรับเงินสดกับบันทึกเงินฝากธนาคารทุกวันและทำการตรวจสอบบัญชีรายเดือนของ บริษัท โดยรวมของคุณเป็นวิธีที่คุณสามารถจับตามองบันทึกเงินสดภายในและยับยั้งปัญหากับ IRS
เคล็ดลับ IRS
ตาม IRS“ หากในช่วง 12 เดือนคุณได้รับเงินสดมากกว่า $ 10,000 จากผู้ซื้อรายหนึ่งซึ่งเป็นผลมาจากการทำธุรกรรมในการค้าหรือธุรกิจของคุณคุณต้องรายงานไปยัง Internal Revenue Service (IRS) และ เครือข่ายการบังคับใช้อาชญากรรมทางการเงิน (FinCEN) ในแบบฟอร์ม 8300” ธุรกิจมี 15 วันนับจากวันที่ได้รับการทำธุรกรรมเงินสดเดียวของ $ 10,000 หรือมากกว่าเพื่อยื่นแบบฟอร์ม 8300 กับ IRS
