เมื่อมีการขายนอกเสียจากว่าลูกค้าจะชำระค่าสินค้าหรือบริการทันทีการตั้งค่าการซื้อจะเป็นบัญชีลูกหนี้ที่ลูกค้าเป็นหนี้ลูกหนี้การค้าเป็นผู้ซื้อเป็นหนี้ บริษัท และอยู่ในงบดุลเป็นปัจจุบัน สินทรัพย์
การบันทึกบัญชีลูกหนี้
มีการบันทึกเงื่อนไขการชำระเงินสำหรับลูกค้าซึ่งมักอยู่ในระบบลูกหนี้อัตโนมัติ สำหรับ บริษัท ส่วนใหญ่ข้อกำหนดเป็นมาตรฐาน มาตรฐานหนึ่งมาตรฐานคือ "สุทธิ 30 วัน" ซึ่งหมายความว่ายอดค้างชำระทั้งหมดจะครบกำหนดใน 30 วัน เงื่อนไขส่วนใหญ่รวมถึงการเรียกเก็บเงินล่าช้าหากไม่ได้ชำระใบแจ้งหนี้ตรงเวลา ค่าธรรมเนียมการชำระล่าช้าอาจเป็นร้อยละของจำนวนเงินที่ต้องชำระหรือค่าธรรมเนียมการชำระล่าช้าหรือรวมกันของทั้งสองอย่าง
ออกใบแจ้งหนี้
ตามเงื่อนไขสำหรับลูกค้า A / R จะมีการสร้างและส่งใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้า ใบแจ้งหนี้จะถูกส่งให้กับลูกค้าล่วงหน้าของวันที่ครบกำหนดชำระเงินเพื่อให้เวลาลูกค้าในการชำระเงิน หลาย บริษัท พิมพ์ใบแจ้งหนี้ทางไปรษณีย์เป็นรายสัปดาห์
ใบสมัครการชำระเงิน
เมื่อได้รับการชำระเงินพวกเขาจะถูกบันทึกและป้อนเข้าสู่ระบบอัตโนมัติหรือบันทึกด้วยตนเองลงในบัญชีแยกประเภท การชำระเงินจะนำไปใช้กับยอดรวมที่ลูกค้าเป็นหนี้หักจากจำนวนเงินที่ค้างชำระและคำนวณเพื่อแสดงยอดเงินคงเหลือ
แจ้งการชำระเงินและการรายงานที่ค้างชำระ
สำหรับการชำระเงินที่ไม่ได้ทำหลังจากวันที่ครบกำหนดลูกค้าจะถูกส่งหนังสือแจ้งการชำระเงินที่ผ่านมา
เพื่อให้การจัดการบัญชีลูกหนี้ด้วยข้อมูลเกี่ยวกับเงินที่ค้างชำระและไม่ได้รับชำระจะมีการสร้างรายงานลูกหนี้ที่มีอายุมากกว่า รายงาน "อายุ" แสดงดอลลาร์รวมเป็นหนี้ตามช่วงวันที่ ตัวอย่างเช่นรายงานแสดงจำนวนเงินดอลลาร์ที่ครบกำหนด 30 วันครบกำหนดชำระ 60 วันและครบกำหนด 90 วัน
ผู้รับผิดชอบในการคาดการณ์กระแสเงินสดเข้าสู่ธุรกิจใช้รายงานบัญชีลูกหนี้และข้อมูลการสมัครการชำระเงินเพื่อแสดงเงินที่เก็บรวบรวมและเมื่อถึงกำหนดชำระเงินเพิ่มเติม ข้อมูลนี้ใช้เพื่อกำหนดเงินทุนที่มีอยู่เพื่อดำเนินธุรกิจและต้องการเงินทุนเพิ่มเติมจากแหล่งข้อมูลทางการเงินเช่นธนาคารเพื่อการกู้ยืมระยะสั้น
คอลเลกชัน
ลูกหนี้ที่ค้างชำระถูกติดตามโดยแผนกบัญชีลูกหนี้ (สำหรับ บริษัท ขนาดเล็ก) หรือแผนกคอลเลกชัน ผู้จัดการคอลเลกชันตรวจสอบเงินที่ครบกำหนดและกิจกรรมของนักสะสมเช่นจำนวนการโทรติดตามและจำนวนเงินที่รวบรวมได้
กิจกรรมการรวบรวมสามารถนำไปใช้กับ บริษัท ตัวแทนจัดเก็บได้หาก บริษัท เลือกที่จะไม่ทำการเก็บรวบรวมภายในองค์กร หากคอลเลคชั่นในบ้านไม่ประสบความสำเร็จการไม่ได้รับคอลเล็กชั่นสามารถเอาต์ซอร์ซได้
