นายจ้างมักจะต้องตัดสินใจเรื่องยาก ๆ เมื่อพนักงานขอเวลานอก บางครั้งวันที่พนักงานคนอื่นร้องขอนั้นถูกนำไปใช้แล้วโดยพนักงานคนอื่นหรือลูกจ้างได้ลาไปแล้ว ในกรณีเช่นนี้คุณมักจะไม่มีทางเลือกนอกจากปฏิเสธคำขอ วิธีที่คุณแจ้งพนักงานเกี่ยวกับการตัดสินใจของคุณเป็นสิ่งสำคัญเนื่องจากพนักงานอาจจะผิดหวังหรือผิดหวังเกี่ยวกับการปฏิเสธ จดหมายของคุณควรสั้น แต่ก็ยังมีคำอธิบายที่มีไหวพริบ
เขียนชื่อพนักงานและหากมีหมายเลขพนักงานที่ด้านซ้ายของหน้า ใส่วันที่ภายใต้ชื่อ
บอกพนักงานว่าคุณปฏิเสธคำขอจากเธอในประโยคแรก ให้คำอธิบายสั้น ๆ เกี่ยวกับสาเหตุที่คุณไม่สามารถหยุดงานได้เช่นการเป็นพนักงานระยะสั้นหรือมีการประชุมที่สำคัญ มีความเป็นธรรมในการให้เหตุผลของคุณเพื่อให้พนักงานไม่รู้สึกว่าถูกปฏิเสธ
ให้วันที่หรือวันที่เหมาะสำหรับพนักงานที่จะออกหากคุณสามารถทำได้ ถ้าไม่ก็บอกว่าคุณเสียใจ
พิมพ์ชื่อและตำแหน่งของคุณที่ด้านล่างของหน้า ลงนามและมอบให้พนักงาน
