เมื่อเกิดวิกฤตการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพเป็นหนึ่งในขั้นตอนที่จะต้องมาพร้อมกับการกระทำเฉพาะที่ดำเนินการโดยองค์กรเพื่อแก้ไขและลดผลกระทบ ธุรกิจต้องสื่อสารกับลูกค้าและลูกค้าตลอดจนแจ้งพนักงานนักการเมืองผู้กำกับดูแลและสาธารณชน ในฐานะที่เป็นส่วนหนึ่งของแผนการสื่อสารในภาวะวิกฤตที่มีขนาดใหญ่ขึ้นการแถลงข่าวเป็นช่องทางที่สำคัญในการเผยแพร่ข้อมูลไปยังทุก ๆ องค์ประกอบที่ได้รับผลกระทบ ลักษณะที่ บริษัท ตอบสนองต่อวิกฤตสามารถกำหนดรูปแบบการรับรู้ของสาธารณะได้ทันทีและมีผลระยะยาว องค์กรได้เรียนรู้ที่จะเป็นเชิงรุกโดยผู้นำสามารถเข้าถึงได้และโปร่งใส เมื่อกลุ่มที่ได้รับผลกระทบได้รับการระบุและแจ้งอย่างถูกต้องผู้ที่รับผิดชอบในการจัดการกับวิกฤตได้รับเวลาสำคัญในการแก้ไขปัญหาได้อย่างมีประสิทธิภาพ
เสียงและความโปร่งใส
วิกฤตการณ์สามารถเกิดขึ้นได้กับองค์กรทุกประเภทไม่ว่าจะเป็น บริษัท มหาชน บริษัท เอกชนโรงพยาบาลและรัฐบาล ผู้ถือหุ้นลูกค้าพนักงานผู้ป่วยและคนในเขตเลือกตั้งมีสิทธิ์ที่จะรู้ความจริงในเวลาที่เหมาะสมและโปร่งใส องค์กรที่ไม่ได้รับการเตรียมพร้อมจะสามารถย้อนกลับไปสู่วงจรการทำลายล้างซึ่งพวกเขาอาจพบว่าเป็นการยากหรือเป็นไปไม่ได้ในการกู้คืน ผู้นำควรพยายามทุกวิถีทางในการรักษาความสามารถในการเข้าถึงและความสัมพันธ์เชิงบวกกับสื่อมวลชนทั้งก่อนและระหว่างวิกฤตเนื่องจากความน่าเชื่อถือสามารถกำหนดได้ทั้งวิธีการรายงานภาวะวิกฤตและวิธีการที่สาธารณชนรับรู้ สื่อมวลชนมีความเชี่ยวชาญในการแยกแยะบทสนทนาที่เปิดกว้างและโปร่งใสเปรียบเทียบกับความล่าช้าและความสับสนและรายงานตามนั้น
ขั้นตอนคอนกรีต
องค์กรควรพัฒนาและฝึกฝนกระบวนการเชิงรุกเพื่อที่ว่าเมื่อเกิดวิกฤติจะมีการเตรียมพร้อม การกระทำระดับหัวสำคัญกว่าความหวาดกลัวทุกครั้ง สมาชิกผู้บริหารระดับสูงควรได้รับแจ้งทันทีเพื่อให้พวกเขาสามารถเริ่มรับมือกับวิกฤตการณ์แทนที่จะเรียนรู้เกี่ยวกับมันบนอินเทอร์เน็ตหรือสื่อข่าวท้องถิ่นของพวกเขา ธุรกิจที่มีการควบคุมและได้รับใบอนุญาตต้องแจ้งหน่วยงานที่เหมาะสมเช่นหน่วยงานด้านความปลอดภัยและอาชีวอนามัยหรือหน่วยงานจัดการเหตุฉุกเฉินกลาง ข่าวประชาสัมพันธ์ที่มีประสิทธิภาพระบุขั้นตอนเฉพาะดังกล่าวทั้งหมดซึ่งรวมถึงวันที่ข้อมูลการติดต่อบุคลากรที่เกี่ยวข้องและแผนการดำเนินการ
ความรับผิดชอบ
ประวัติศาสตร์ได้แสดงให้เห็นแล้วว่าองค์กรต่างๆยินดีที่จะยอมรับความรับผิดชอบอย่างรวดเร็วและแจ่มแจ้งสามารถดึงความเชื่อมั่นและความไว้วางใจจากองค์ประกอบที่สำคัญได้อย่างรวดเร็ว ในกรณีที่เป็นที่รู้จักกันดีในช่วงทศวรรษ 1980 การก่อวินาศกรรมของ Tylenol อาจส่งเจ้าของแบรนด์ Johnson & Johnson อย่างง่ายดายมาหลายปี ดังที่หนังสือพิมพ์เดอะนิวยอร์กไทมส์รายงานว่า "แต่เพียงสองเดือนต่อมา Tylenol มุ่งหน้ากลับไปที่ตลาดคราวนี้บรรจุภัณฑ์ที่ป้องกันการงัดแงะและได้รับการสนับสนุนจากแคมเปญสื่อที่กว้างขวางอีกหนึ่งปีต่อมามีส่วนแบ่งตลาดยาแก้ปวด ซึ่งลดลงถึง 7 เปอร์เซ็นต์จาก 37 เปอร์เซ็นต์หลังจากที่ได้รับพิษ บริษัท ให้ความสำคัญกับลูกค้าเป็นอันดับแรกด้วยการเรียกคืนขวด 31 ล้านขวดและเปลี่ยนให้ฟรีในรูปแบบที่ทนต่อการงัดแงะ
ความยาว
ข่าวประชาสัมพันธ์ที่ถูกต้องและรัดกุมโดยทั่วไปควรพอดีในหน้าเดียวและอยู่ภายใน 300 ถึง 500 คำ นอกเหนือจากความยาวดังกล่าวผู้แก้ไขมีแนวโน้มน้อยที่จะใช้เวลาในการอ่านอย่างละเอียด เมื่อส่งทางแฟกซ์ข่าวประชาสัมพันธ์แบบหน้าเดียวจะหลีกเลี่ยงความเป็นไปได้ของหน้าที่สูญหายหรือไม่ตรงกัน หากจำเป็นการสื่อสารเพิ่มเติมสามารถส่งเมื่อมีข้อมูลวิกฤตหรือการปรับปรุงเพิ่มเติมพร้อมใช้งาน
