กองทุนเงินสดย่อยถูกใช้ภายในองค์กรเพื่อครอบคลุมค่าใช้จ่ายเล็กน้อยเช่นเครื่องใช้สำนักงานขนาดเล็กไปรษณีย์ค่าใช้จ่ายในการจอดรถหรือค่าแท็กซี่ กองทุนเงินสดย่อยมักถูกเก็บไว้เป็นเงินสดในที่ทำงาน เนื่องจากลักษณะที่เป็นของเหลวของบัญชีเงินสดย่อยมีชุดของความเสี่ยงที่แตกต่างกันสำหรับกองทุนเงินสดย่อยเมื่อเทียบกับกองทุนอื่น ๆ ภายในองค์กร
สินเชื่อส่วนบุคคล
พนักงานที่เข้าถึงกองทุนเงินสดย่อยอาจคิดว่าเป็นที่ยอมรับที่จะใช้กองทุนเป็นทรัพยากรสินเชื่อส่วนบุคคลระยะสั้นนำเงินจากกองทุนเพื่อชำระค่าใช้จ่ายหรือครอบคลุมค่าใช้จ่ายส่วนตัวอื่น ๆ จนกว่าเขาจะได้รับเงิน การทำธุรกรรมดังกล่าวจะไม่ถูกบันทึกและอาจนำไปสู่การขโมยเงินเงินสดย่อยได้ทันที อย่างน้อยที่สุดเงินจะไม่สามารถใช้ได้สำหรับการใช้งานที่ถูกกฎหมายในช่วงระยะเวลา "สินเชื่อ" ของพนักงาน
ตรวจสอบการรับจ่ายเงิน
เมื่อกองทุนเงินสดย่อยตั้งอยู่ในบัญชีธนาคารพนักงานที่มีสิทธิ์ในการเข้าถึงบัญชีอาจลองเงินสดเช็คส่วนตัวกับบัญชี ธนาคารอาจมีนโยบายที่ป้องกันไม่ให้เช็คเงินสดส่วนบุคคล แต่ความเสี่ยงที่พนักงานจะได้รับเงินสดที่มีเงินไม่เพียงพอ เมื่อตรวจสอบไม่ดีกลับมาเงินจะถูกดึงจากกองทุนเงินสดย่อยก่อให้เกิดภาวะแทรกซ้อนจนกว่าสถานการณ์จะถูกแก้ไข
บันทึกค่าใช้จ่าย
เนื่องจากกองทุนเงินสดย่อยหลีกเลี่ยงขั้นตอนการรายงานค่าใช้จ่ายปกติภายในองค์กรความเสี่ยงในการยักยอกเงินกองทุนย่อยจะเพิ่มขึ้น การเก็บบัญชีแยกประเภทหรือบันทึกการเบิกจ่ายเงินสดย่อยกับกองทุนต่อไปจะเพิ่มความเสี่ยงของการยักยอก ไม่ควรเก็บบันทึกการเบิกจ่ายเงินสดย่อยด้วยเงินสดย่อยและไม่ควรให้ใครก็ตามเข้าถึงกองทุนเงินสดย่อยได้ การมีค่าใช้จ่ายบันทึกอื่น ๆ ช่วยป้องกันการใช้กองทุนในทางที่ผิด
การเข้าถึงที่ไม่ได้รับอนุญาต
กองทุนเงินสดย่อยเป็นสินทรัพย์ที่มีสภาพคล่องดังนั้นการเข้าถึงเงินนี้ควร จำกัด เพียงหนึ่งคนเพื่อหลีกเลี่ยงผู้ดูแลหลายคนที่สามารถโทษซึ่งกันและกันสำหรับเงินทุนที่หายไป ผู้รักษารายเดียวของกองทุนเงินสดย่อยต้องรับผิดชอบในการรักษาเงินไว้ในที่ปลอดภัย กล่องที่ใส่เงินสดจำเป็นต้องมีกุญแจ - ลิ้นชักของแคชเชียร์เป็นตัวเลือกที่เหมาะสม - เพื่อช่วยป้องกันการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต เพื่อรักษาความปลอดภัยกองทุนเงินสดย่อยเพิ่มเติมกล่องควรเก็บไว้ในสถานที่ที่ปลอดภัยเช่นตู้เสื้อผ้าที่ถูกล็อคลิ้นชักโต๊ะทำงานหรือตู้เซฟที่ผู้ดูแลกองทุนเงินสดย่อยเท่านั้นที่สามารถเข้าถึงได้
