การเรียกเก็บเงินลูกค้าและลูกค้าไม่ราบรื่นเสมอไป หากใบแจ้งหนี้ปรากฎว่าสูงหรือต่ำเกินไป บริษัท สามารถออกใบเพิ่มหนี้หรือใบลดหนี้เพื่อแก้ไข ธนาคารใช้บันทึกช่วยจำเพื่อทำการปรับบัญชีการตรวจสอบธุรกิจ บริษัท ที่อยู่ในช่วงสิ้นสุดการรับบันทึกสามารถใช้เพื่อติดตามจำนวนการปรับสมุดบัญชี
ใบแจ้งหนี้: เดบิตกับเครดิต
สมมติว่าคุณโทรหาช่างประปาสำหรับธุรกิจของคุณและตั้งค่าให้ทำงานในห้องน้ำ ช่างประปาเขียนใบแจ้งหนี้ แต่มีการคำนวณผิด บริษัท สามารถออกใบเพิ่มหนี้ได้หากพวกเขาเรียกเก็บเงินจากคุณต่ำกว่าเกณฑ์หรือมีใบลดหนี้หากเกินกำหนด นอกจากนี้ยังสามารถออกใบแจ้งหนี้ฉบับแก้ไขซึ่งระบุจำนวนเงินที่ถูกต้อง
บันทึกช่วยจำควรอธิบายสาเหตุที่ต้องปรับปรุงใบแจ้งหนี้ ตัวอย่างเช่นใบลดหนี้จากผู้ขายอาจระบุว่าใบแจ้งหนี้ของคุณได้รับการปรับเนื่องจากคุณคืนวัสดุสิ้นเปลืองที่คุณสั่งซื้อ หากคุณได้ชำระเงินไปแล้วก่อนที่คุณจะได้รับใบลดหนี้คุณสามารถขอชำระเป็นเงินสดหรือใช้เป็นส่วนลดสำหรับการสั่งซื้อครั้งต่อไป
หากคุณยังไม่ได้ชำระบิลคุณบันทึกบันทึกโดยปรับบัญชีเจ้าหนี้ของคุณ ผู้ขายบันทึกเช่นเดียวกันว่าเป็นการปรับปรุงบัญชีลูกหนี้
บันทึกและธนาคาร
ธนาคารใช้ใบลดหนี้และบัตรเครดิตเช่นกันเช่นเดียวกับรายการในใบแจ้งยอดธนาคารธุรกิจ คุณอาจพบใบเพิ่มหนี้หากธนาคารต้องหักบัญชีของคุณสำหรับค่าธรรมเนียมเช่นเงินทุนไม่เพียงพอค่าบริการหรือค่าใช้จ่ายในการตรวจสอบการพิมพ์ คุณอาจได้รับใบลดหนี้สำหรับดอกเบี้ยที่ได้รับในบัญชี
คุณต้องรวมจำนวนเงินจากเดบิตและใบลดหนี้ในบันทึกทางการเงินของคุณ คุณทำเช่นนี้ทุกครั้งที่คุณกระทบยอดหนังสือกับใบแจ้งยอดธนาคารของคุณ ในงบดุลของคุณบันทึกจะเพิ่มหรือลดขนาดบัญชีเงินสดของคุณรวมถึงส่งผลกระทบต่อผู้อื่นเช่นค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ดหรือดอกเบี้ยที่ได้รับขึ้นอยู่กับว่าบัญชีนั้นเติบโตหรือหดตัว
บันทึกภายใน
บางครั้งการตัดบัญชีหรือใบลดหนี้มีประโยชน์สำหรับการดำเนินงานภายในของคุณเอง บริษัท จะออกใบลดหนี้และเดบิตเมื่อมีการหักยอดคงเหลือในบัญชี สมมติว่าลูกค้าของคุณชำระเงินเกิน $ 5 ตามคำสั่งสุดท้าย คุณส่งเงินคืนให้เขาจากนั้นคุณปรับบัญชีของคุณเพื่อสะท้อนการสูญเสีย $ 5บันทึกช่วยให้นักบัญชีของคุณทำการเปลี่ยนแปลงในบัญชีของเขา
