คุณจะไม่เป็นนักธุรกิจคนแรกที่ไตร่ตรองว่าจะจัดการกับการส่งแฟกซ์ที่เป็นความลับได้อย่างไร ติดป้ายกำกับว่า "เป็นความลับ" และคุณอาจเชิญชวนความอยากรู้อยากเห็นและบุกรุกความเป็นส่วนตัวของใครบางคนโดยไม่รู้ตัว ข้ามมันไปและผลที่ตามมาอาจเลวร้ายยิ่งกว่าเดิม จัดการกับทั้งสองเรื่องโดยระบุว่าแฟกซ์ของคุณเป็น "ความลับ" อย่างชัดเจนบนใบปะหน้าโทรสาร จากนั้นใส่ฟันบางส่วนลงในคำเตือนการปิดตาโดยการเขียนข้อความส่วนท้ายที่เป็นความลับที่ด้านล่างของแผ่น
สร้างเอกสารใหม่ในโปรแกรมประมวลผลคำของคุณด้วยระยะขอบ 1 นิ้ว ใส่โลโก้ธุรกิจของคุณหากมีที่ด้านบนของหน้า
จัดกึ่งกลางคำว่า "เป็นความลับ" ด้วยตัวอักษรหนาที่ด้านบนของหน้า ใช้อักษรตัวพิมพ์ใหญ่เพื่อเน้น ข้างใต้และจัดกึ่งกลางให้วางคำว่า“ แฟกซ์”“ ใบปะโทรสาร” หรือ“ การส่งแฟกซ์” เพื่อการจดจำอย่างรวดเร็ว
เขียน“ วันที่:”“ เวลา:” และ“ จำนวนหน้ารวมถึงแผ่นปิด:” ที่ด้านซ้ายของแผ่นครอบ เว้นวรรคสองครั้งแล้วเขียน“ ผู้รับ:”“ หมายเลขแฟกซ์:” และ“ หมายเลขโทรศัพท์:” ในแต่ละบรรทัด เว้นวรรคสองครั้งแล้วเขียน:“ ผู้ส่ง:”“ หมายเลขโทรสาร:” และ“ หมายเลขโทรศัพท์:” ในแต่ละบรรทัด การรวมหมายเลขแฟกซ์และหมายเลขโทรศัพท์เป็นวิธีที่ชาญฉลาดในการครอบคลุมฐานของคุณโดยเฉพาะหากแฟกซ์เกิดการสูญหายวางผิดที่หรือไม่เคยมาถึง หากหมายเลขไม่ถูกต้องหรือเปลี่ยนเป็นสองหมายเลขคุณสามารถแก้ไขข้อผิดพลาดในการส่งแฟกซ์ในอนาคต
ปรับแต่งใบปะหน้าโทรสารของคุณด้วยส่วนที่เหมาะกับความต้องการทางธุรกิจของคุณ ตัวอย่างเช่นหากคุณส่งแฟกซ์ไปยังบุคคลหรือแผนกเดียวกันเป็นประจำคุณสามารถทำกล่องหัวข้อ "ข้อมูลเส้นทาง" หรือ "ขั้นตอนต่อไป" หรือเปิดตัวเลือกของคุณโดยสร้างส่วน "ความคิดเห็น" เพื่อให้คุณสามารถส่ง - เขียนบันทึกย่อหรือคำแนะนำเช่น“ โปรดโทรหาฉันทันทีเพื่อยืนยันการรับแฟกซ์นี้”
เขียนข้อความท้ายกระดาษที่ด้านล่างของใบปะหน้าโทรสาร คล้ายกับคำเตือนที่เป็นความลับที่คุณเห็นในอีเมลบางข้อความนี้ควรสื่อว่าแฟกซ์: เป็นความลับ มีไว้สำหรับผู้รับเท่านั้น; และมีข้อมูลที่“ ห้ามเปิดเผยคัดลอกใช้งานหรือแจกจ่าย” นอกจากนี้ควรขอให้ผู้ส่งได้รับแจ้งการรับที่ผิดพลาด - อีกเหตุผลที่ดีที่จะให้หมายเลขโทรศัพท์ที่ด้านบนของใบปะหน้าโทรสาร
