วิธีเขียนรายงานการโทร

รายงานการโทรเป็นสิ่งสำคัญในการดำเนินธุรกิจให้ประสบความสำเร็จ พนักงานขายและผู้เชี่ยวชาญด้านอื่น ๆ ใช้รายงานการโทรเพื่อบันทึกรายละเอียดของการโทรทั้งหมดที่พวกเขาทำรวมถึงการเยี่ยมชมลูกค้าที่มีศักยภาพและลูกค้าปัจจุบัน โดยทั่วไปแล้วรายงานการโทรจะรวมถึงสิ่งที่กล่าวถึงผลของการสนทนาและข้อมูลที่เกี่ยวข้องอื่น ๆ รายงานเหล่านี้จะถูกส่งไปยังหัวหน้างานและใช้เพื่อเก็บบันทึกการติดต่อกับลูกค้า พวกเขายังสามารถให้ข้อเสนอแนะแก่หัวหน้างานเกี่ยวกับการปฏิบัติงานของพนักงาน

เริ่มต้นจากการบันทึกว่าคุณเป็นใคร รวมข้อมูลโดยละเอียดเกี่ยวกับบุคคลนี้ มันอาจจะเป็นลูกค้าลูกค้าที่มีศักยภาพหรือลูกค้ากลับมา รายงานการโทรควรมีชื่อบุคคลชื่อตำแหน่งงาน บริษัท ข้อมูลการติดต่อและคุณสมบัติอื่น ๆ ที่กำหนดไว้ ตัวอย่างลักษณะอาจเป็นได้ว่าบุคคลนี้มีไว้สำหรับการส่งเสริมการขายที่จะทำให้เขามีอำนาจมากขึ้นภายใน บริษัท

รวมไว้ในรายงานว่าคุณได้พูดคุยกับคนอื่นระหว่างการโทรหรือเยี่ยมชม คุณอาจพูดคุยกับพนักงานต้อนรับหรือผู้ช่วยหรือคนอื่น ๆ จาก บริษัท อาจนั่งอยู่ในสายการขาย โปรดรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องเกี่ยวกับบุคคลที่สามเช่นถ้าเธอมีความสามารถในการตัดสินใจว่า บริษัท ซื้อจากคุณหรือไม่

เขียนวัตถุประสงค์ของการโทรและไม่ว่าจะเป็นด้วยตนเองหรือบนโทรศัพท์ คุณอาจพยายามขายรับข้อมูลหรือติดต่อกับลูกค้าที่มีอยู่ การบอกรายละเอียดวัตถุประสงค์ของการโทรนั้นสำคัญเพราะคุณและหัวหน้างานของคุณจะต้องวิเคราะห์ว่าการโทรสำเร็จหรือไม่

เพิ่มความคิดเห็นของคุณเกี่ยวกับความสำเร็จของการโทรไปยังรายงานการโทร ความสำเร็จมักจะถูกกำหนดโดยผลลัพธ์ ตัวอย่างเช่นหากผลลัพธ์สุดท้ายเป็นการขายการโทรน่าจะประสบความสำเร็จมากที่สุด อย่างไรก็ตามความสำเร็จนั้นไม่ใช่ขาวดำเสมอไป คุณอาจพยายามติดต่อกับลูกค้าใหม่ที่มีศักยภาพ ดังนั้นหากคุณสามารถพูดคุยกับบุคคลนี้ได้การโทรก็ประสบความสำเร็จไม่ว่าการขายจะปิดหรือไม่

รวมข้อมูลอื่น ๆ ที่คุณเชื่อว่าเกี่ยวข้องในรายงานการโทร รูปลักษณ์และความรู้สึกของสำนักงานหรืออารมณ์ของคนที่คุณพูดด้วยอาจจะเกี่ยวข้องกับผลลัพธ์สุดท้ายของการโทรหรือการเข้าชม นอกจากนี้ข้อมูลดังกล่าวยังสามารถกำหนดวิธีการติดต่อกับบุคคลนี้ได้ในอนาคต ตัวอย่างเช่นหากลูกค้าที่มีแนวโน้มจะถูกรบกวนจากวิธีการขายของคุณหัวหน้างานของคุณอาจแนะนำให้พนักงานขายคนอื่นในสำนักงานของคุณด้วยวิธีการขายที่แตกต่างกันพยายามติดต่อกับบุคคลนี้ในอนาคต

เคล็ดลับ

• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าใช้การสะกดและไวยากรณ์ที่ถูกต้องในรายงานการโทรของคุณ คุณไม่ต้องการรบกวนหัวหน้างานของคุณด้วยความผิดพลาดง่าย ๆ ท้ายที่สุดเขาอาจใช้รายงานการโทรของคุณเพื่อประเมินผลการปฏิบัติงานและความคุ้มค่าของ บริษัท