ในหนึ่งวันและยุคของเทคโนโลยีกระบวนการสำรองข้อมูลเทราไบต์กิกะไบต์และสำเนาข้อมูลที่ซ้ำซ้อนการจัดการบันทึกข้อมูลเป็นวิธีปฏิบัติที่สำคัญ แต่สำคัญยิ่งที่ทุกองค์กรควรได้รับการตอกย้ำ บ่อยครั้งที่แนวทางในการดูแลรักษาไฟล์ข้อมูลกำลังกลายเป็นเรื่องง่ายและน่าเชื่อถือในการตัดสินใจทางธุรกิจที่ดี
การจัดการบันทึกสิ่งที่เกี่ยวข้อง
การจัดการระเบียนเกี่ยวข้องกับการเก็บรวบรวมข้อมูลการจัดเก็บและการทำลายที่เหมาะสมในที่สุด วิทยาศาสตร์แบ่งออกเป็นหลายประเภท: อินพุตและการรวบรวมการจัดเก็บการสำรองและการสำรองข้อมูลและการลดลง การป้อนข้อมูลและการรวบรวมสร้างโพรโทคอลสำหรับพนักงานในการติดตามวิธีการสร้างข้อมูลและระบบการจัดเก็บที่ควรปฏิบัติตามเพื่อให้เรียกใช้ได้ง่ายในภายหลัง นอกจากนี้ยังระบุสิ่งที่ควรเก็บไว้และสิ่งที่ไม่ควร ที่เก็บข้อมูลสามารถเกี่ยวข้องกับทั้งไฟล์สำเนาและไฟล์อิเล็กทรอนิกส์และกำหนดพารามิเตอร์ว่าอนุญาตให้ใช้พื้นที่เก็บข้อมูลอย่างไรและไม่ใช่อะไร (เช่นฮาร์ดไดรฟ์เทียบกับโฟลเดอร์กระดาษเปรียบเทียบกับเครือข่ายหรือแฟลชไดรฟ์) ความซ้ำซ้อนและการสำรองข้อมูลเกี่ยวข้องกับการรักษาความปลอดภัยของข้อมูลสำคัญในกรณีที่เกิดภัยพิบัติ และสุดท้ายการลดลงระบุวิธีที่อนุญาตสำหรับการทำลายและกำจัดข้อมูลจากระบบธุรกิจ
ความช่วยเหลือทางสถิติเพื่อการตัดสินใจ
การจัดการระเบียนช่วยให้สามารถรวบรวมสถิติได้ง่าย การตัดสินใจทางธุรกิจส่วนใหญ่ขึ้นอยู่กับการวิเคราะห์แนวโน้ม การวิเคราะห์เทรนด์ได้รับการพัฒนาและสร้างขึ้นจากการหารูปแบบข้อมูลและข้อมูลและทำการสรุปเกี่ยวกับพฤติกรรมของรูปแบบเหล่านั้น การจัดการข้อมูลที่ดีกว่าการวิเคราะห์แนวโน้มที่ดีขึ้นและความรู้ทางธุรกิจที่เกี่ยวข้องมีแนวโน้มที่จะเป็น
หลีกเลี่ยงการสูญเสียข้อมูล
องค์ประกอบสำคัญอีกประการหนึ่งของการจัดการบันทึกข้อมูลคือการป้องกันข้อมูลสูญหาย มันสามารถเกิดขึ้นได้ง่ายมาก: ไฟล์ถูกลบโฟลเดอร์ผิดถูกทำลายเอกสารพนักงานที่ไม่ดีเดินออกจากอาคารด้วยข้อมูลที่ละเอียดอ่อน
การจัดการระเบียนทำให้แน่ใจว่ามีกระบวนการป้องกันเพื่อจัดระเบียบและจัดเก็บข้อมูลในลักษณะที่ได้รับการป้องกัน จากนั้นระบบจะทำการสำรองข้อมูลซ้ำซ้อนเช่นระบบสำรองและที่เก็บสำเนาหลายชุดดังนั้นหากระบบไฟล์หนึ่งถูกทำลายระบบจะสามารถแทนที่ได้อย่างรวดเร็วด้วยสำเนาล่าสุด ในที่สุดมาตรการรักษาความปลอดภัยจะช่วยตรวจจับบันทึกที่มีการเปลี่ยนแปลงซึ่งอาจส่งผลเสียต่อความเป็นอยู่และผลประโยชน์ของ บริษัท
ผลประโยชน์ขององค์กร
การจัดการบันทึกช่วยเพิ่มประสิทธิภาพ พบข้อมูลได้เร็วขึ้นง่ายขึ้นและการตัดสินใจได้รับการปรับปรุงโดยการวิเคราะห์และดึงข้อมูลในทันที ปรับปรุงการเก็บบันทึกช่วยลดการสูญเสียทรัพยากร ใช้พื้นที่กระดาษและระบบจัดเก็บข้อมูลน้อยลงเมื่อปฏิบัติตามโปรโตคอลที่เหมาะสม การทำลายโดยอุบัติเหตุและการสูญเสียถาวรจะหลีกเลี่ยงเมื่อการจัดการระเบียนที่เหมาะสมทำให้มั่นใจว่ามีสำเนาสำรองล่าสุดอยู่ การจัดการบันทึกยังคงมีเอกสารทางเดินเพื่อช่วยปกป้องการกระทำของ บริษัท ในระหว่างการดำเนินคดี ในที่สุดการจัดการบันทึกช่วยรักษาองค์กรที่ดีเมื่อต้องรับมือตอบสนองและให้บริการลูกค้าหรือโครงการ ด้วยการจัดเก็บระบบการรวบรวมข้อมูลข้อมูลและข้อมูลที่มีค่าสามารถเรียกคืนได้เมื่อต้องการเฉพาะลูกค้าหรือโครงการ
การเอาท์ซอร์สเป็นตัวเลือก
บริษัท หลายแห่งต้องการที่จะยังคงอุทิศตนเพื่อความเชี่ยวชาญหลักของพวกเขาและไม่ต้องการที่จะใส่ใจกับการบำรุงรักษาระบบข้อมูล ในกรณีดังกล่าวมันจะมีประโยชน์มากในการใช้คู่ค้าหรือผู้ขายเพื่อรักษาและออกแบบการจัดการระเบียนเพื่อให้ บริษัท ลูกค้าสามารถมุ่งเน้นไปที่ธุรกิจหลักของพวกเขา การบริหารเพียงแค่เดือดลงเพื่อจ่ายสำหรับการบริการที่มั่นใจได้ว่าข้อมูลที่เก็บไว้จะถูกเก็บรวบรวมและบำรุงรักษาตามที่ลูกค้าต้องการสำหรับการตัดสินใจ บริษัท ขนาดใหญ่หลายแห่งได้ย้ายไปสู่ทิศทางนี้เพื่อให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นบางครั้งการเอาท์ซอร์สบริการสำรองข้อมูลและอื่น ๆ เปลี่ยนระบบบันทึกทั้งหมดไปยังผู้ขายเพื่อการจัดการที่ดี
