การควบคุมเอกสารใช้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพขององค์กรหนึ่งโดยการควบคุมเวอร์ชันของเอกสารเฉพาะที่มีการเผยแพร่ สิ่งนี้ทำให้มั่นใจว่าพนักงานทุกคนมีเอกสารที่ถูกต้อง มาตรฐาน ISO เป็นชุดของมาตรฐานสากลที่ช่วยให้กระบวนการมาตรฐานภายในธุรกิจและยังช่วยให้ธุรกิจจัดเก็บบันทึกที่เพียงพอตาม Intelex บริษัท ต้องเข้าใจว่ามาตรฐานใดที่นำไปใช้กับธุรกิจเฉพาะของพวกเขาและใช้มาตรการควบคุมเอกสารเพื่อให้มั่นใจว่ามีการปฏิบัติตามมาตรฐานเหล่านี้
การลดขนาดเอกสาร
การควบคุมเอกสารมักจะพยายามลดหรือกำจัดเอกสารที่เป็นกระดาษดังนั้นเอกสารจะมีผลกระทบต่อสิ่งแวดล้อมน้อยลงและลดต้นทุนของ บริษัท ตาม Intelex
ความง่ายในการเข้าถึง
ความง่ายในการเข้าถึงยังเป็นสิ่งสำคัญเมื่อจัดการกับการควบคุมเอกสาร บริษัท ต่างๆจะมีเวลาในการเก็บรักษาข้อมูลที่เป็นปัจจุบันได้ง่ายขึ้นหากพวกเขาสามารถเข้าถึงข้อมูลจากอินเทอร์เน็ตได้อย่างง่ายดาย
การจำแนกประเภท
เอกสารจะต้องจัดเป็นหมวดหมู่ตรรกะ โดยการทำเช่นนั้นเอกสารที่เหมาะสมสำหรับสถานการณ์ที่กำหนดสามารถพบได้ เอกสารเหล่านี้มักถูกจัดเป็นหมวดหมู่เช่นนโยบายขั้นตอนการสอนและแบบฟอร์มและบันทึกตาม 9000 โลก ISO ต้องการเอกสารที่เกี่ยวข้องจะพร้อมใช้งานเมื่อจำเป็น
ความชำนาญ
เอกสารจะต้องตรวจสอบอย่างกว้างขวางก่อนที่จะสรุป ในหลายกรณีเอกสารเหล่านี้ควรได้รับการตรวจสอบโดยบุคคลมากกว่าหนึ่งคนทั้งเพื่อจุดประสงค์ในการกำกับดูแลและเพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีข้อผิดพลาดเกิดขึ้นจากการมีดวงตาที่จับตามองเป็นพิเศษเพื่อจับความผิด รอบการตรวจสอบควรรวมถึงพนักงานที่เกี่ยวข้องกับเอกสารและผู้จัดการที่ดูแลพวกเขาเนื่องจากพวกเขาจะมีความเชี่ยวชาญมากขึ้นและจะสามารถเข้าใจข้อผิดพลาดได้ ISO ต้องการเอกสารที่ได้รับการอนุมัติเพื่อความเพียงพอก่อนที่จะมีปัญหา
สถานะการแก้ไข
มาตรฐาน ISO จำเป็นต้องมีการตรวจสอบและปรับปรุงเอกสารเมื่อจำเป็น เงื่อนไขใน บริษัท ใด บริษัท หนึ่งจะเปลี่ยนแปลงอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้และจะต้องเพิ่มการอัปเดตลงในเอกสารเมื่อมีเหตุผล สถานะการแก้ไขจะต้องอยู่ในเอกสารตาม 9000 โลก สถานะเหล่านี้รวมถึงแบบร่างการตรวจสอบและการอนุมัติ เอกสารที่ล้าสมัยซึ่ง บริษัท เก็บไว้ไม่ว่าด้วยเหตุผลใดก็ตามจะต้องระบุว่าล้าสมัย
ความชัดเจน
เอกสารจะต้องสามารถอ่านได้และเข้าถึงได้โดยผู้ที่ต้องการพวกเขาตาม 9000 โลก ISO ต้องการเอกสารที่ได้รับการปรับปรุงเมื่อพวกเขาได้รับการสึกหรอหรือเสียหาย
การกระจาย
ไม่ควรควบคุมเอกสารที่มาจาก บริษัท เท่านั้น แต่ควรควบคุมเอกสารที่มาจากต่างประเทศด้วยเช่นกันตามมาตรฐานโลก 9000 เอกสารจำนวนมากเช่นเอกสารผู้ใช้สำหรับผลิตภัณฑ์และเครื่องจักรที่ บริษัท เป็นเจ้าของต้องทำเครื่องหมายและแจกจ่ายให้กับบุคคลที่เหมาะสมใน บริษัท อย่างชัดเจน
