ไม่ว่าคุณจะทำการกุศลโยนปาร์ตี้วันหยุดประจำปีหรือเริ่มโปรแกรมการฝึกอบรมใหม่และต้องการที่ปรึกษาตัวอักษรชักชวนเป็นเครื่องมือหลักในการดึงดูดความช่วยเหลือ จดหมายชี้ชวนทางธุรกิจควรมีความชัดเจนและรัดกุมประกอบด้วยข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมดที่ผู้รับของคุณจะต้องตัดสินใจและทำ นอกจากนี้คุณจะต้องรู้กฎหมายการชักชวนในพื้นที่ของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างอยู่เหนือกว่า
ระบุเป้าหมายของจดหมายของคุณ คุณกำลังเรี่ยไรเงินบริจาคหรือหาใบเสนอราคาสำหรับงานสัญญาหรือไม่? จดหมายเชิญชวนมักถูกใช้โดยหน่วยงานเช่นองค์กรการกุศลที่กำลังมองหาการบริจาคหรือธุรกิจที่กำลังมองหาคำพูดจากผู้ให้บริการที่มีศักยภาพสำหรับกิจกรรมเฉพาะความคิดริเริ่มหรือโปรแกรม ทำรายการที่ครอบคลุมของหน่วยงานที่เกี่ยวข้องที่คุณต้องการส่งจดหมายและตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขาตรงตามเกณฑ์สำหรับบริการที่คุณกำลังมองหา
สรุปรายละเอียดที่เกี่ยวข้อง เพื่อขอคำตอบที่ดีที่สุดจดหมายของคุณควรมีการอ้างอิงเฉพาะกับบริการที่คุณต้องการ รายละเอียดเหล่านี้รวมถึงวันที่และเวลาของเหตุการณ์หรือโครงการและงานที่ต้องการ จดหมายควรขอใบเสนอราคาจากผู้รับอย่างชัดเจนเพื่อดำเนินการตามที่ขอ หากนี่เป็นความพยายามระดมทุนสำหรับองค์กรการกุศลให้มีความโปร่งใสเกี่ยวกับความจริงที่ว่าคุณกำลังขอเงิน คุณควรแสดงให้เห็นถึงการบริจาคขั้นต่ำหรือมาตรฐานที่คุณคาดหวัง หากคุณไม่มีเงินบริจาคขั้นต่ำคุณสามารถรวมข้อมูลนั้นได้เช่นกัน
เพิ่มประโยชน์ บอกนิติบุคคลในจดหมายว่าเขาจะได้ประโยชน์อะไรจากการเข้าร่วมในความพยายามของคุณ ประโยชน์ที่ได้รับอาจรวมถึงการประชาสัมพันธ์บางรูปแบบสำหรับธุรกิจหรือองค์กรของเขาหรือการรับรู้สาธารณะถึงการกระทำของเขา รวมประเภทของการประชาสัมพันธ์ที่จะปรากฏในที่ใดและในกรอบเวลาใด
ทำให้ร้อยแก้วชัดเจน เนื้อหาและสไตล์ของจดหมายควรชัดเจนกระชับและให้ความเคารพ หลีกเลี่ยงการใช้ภาษาของดอกไม้และโครงสร้างประโยคและย่อหน้าที่น่าอึดอัดใจ เคารพความจริงที่ว่ากลุ่มเป้าหมายของคุณไม่ว่างและจะต้องการอ่านเนื้อหาด้วยประสิทธิภาพและความสะดวก
ระวังกฎหมายท้องถิ่น หลายรัฐมีกฎหมายเกี่ยวกับการเรี่ยไรเงินหรือธุรกิจ ตัวอย่างเช่นองค์กรการกุศลอาจต้องลงทะเบียนอย่างเป็นทางการกับรัฐก่อนจึงจะสามารถแจกจ่ายจดหมายประเภทนี้ได้ การใส่ใจในเรื่องเหล่านี้ไม่เพียง แต่จะทำให้โครงการของคุณดำเนินการอย่างถูกกฎหมาย แต่ยังช่วยให้คุณปวดหัวกับเจ้าหน้าที่รัฐและท้องถิ่น เริ่มต้นจากสำนักงานรวบรวมบัญชีของรัฐเพื่อยืนยันสิทธิ์และความรับผิดชอบของคุณ
