การจัดการข้อร้องเรียนของลูกค้าเป็นส่วนสำคัญของธุรกิจ ลักษณะที่มีการจัดการข้อร้องเรียนอาจหมายถึงความแตกต่างระหว่างกำไรและขาดทุนจำนวนมากเนื่องจากลูกค้าไม่พอใจ ความไม่พอใจของลูกค้าที่มีต่อการเรียกเก็บเงินราคาเวลาตอบสนองบุคลากรเอกสารหรือผลิตภัณฑ์หรือบริการเป็นการร้องเรียนประเภททั่วไป การร้องเรียนอาจถูกกฎหมายเกินจริงหรือไม่จริงแม้แต่น้อย ธุรกิจสามารถแก้ไขปัญหาและสร้างความมั่นใจให้กับธุรกิจในอนาคตกับลูกค้าโดยการแก้ไขปัญหาทั้งอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล
ฟังการร้องเรียนของลูกค้าโดยไม่ขัดจังหวะ ให้ความสนใจเต็มที่กับคุณ เมื่อเขาทำเสร็จแล้วถามว่ามีข้อมูลอื่นที่คุณควรทราบหรือไม่ จากนั้นขอขอบคุณเขาที่รายงานเรื่องร้องเรียน
เห็นด้วยกับลูกค้าว่ามีปัญหาเกิดขึ้น อย่าขัดแย้งหรือโต้แย้ง
ขออภัยในปัญหาและให้ความมั่นใจกับลูกค้าว่าคุณจะทำงานเพื่อแก้ไขปัญหาโดยเร็วที่สุด
แก้ไขปัญหาให้ดีที่สุดตามความสามารถของคุณภายในแนวทางที่กำหนดโดย บริษัท หรือองค์กรของคุณ หากจำเป็นให้เสนอทางเลือกอื่นจนกว่าลูกค้าจะพอใจ หากปัญหานั้นใช้เวลานานกว่าสองสามนาทีในการแก้ไขให้อธิบายขั้นตอนหรือขั้นตอนที่จำเป็นในการแก้ปัญหาโดยสมบูรณ์ ลูกค้าต้องการทราบว่าปัญหาของพวกเขาจะได้รับการแก้ไขในเวลาที่เหมาะสมหากไม่สามารถดำเนินการร้องเรียนได้ทันที
สร้างความมั่นใจให้กับลูกค้าว่าคุณต้องการให้แน่ใจว่าปัญหาเดียวกันจะไม่เกิดขึ้นกับผู้อื่น ลูกค้ายินดีที่จะกลับสู่ธุรกิจที่แก้ไขปัญหาได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ลูกค้ามีความอดทนต่อการบริการที่แย่กว่าการกู้คืนที่ไม่ดี
รับทราบข้อมูลเกี่ยวกับการแก้ไขปัญหาโดยติดต่อแผนกที่ทำงานเพื่อแก้ไขปัญหา หากวิธีการแก้ปัญหานั้นต้องใช้กระบวนการหลายขั้นตอนตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกแผนกหรือคนทำงานร่วมกันเพื่อแก้ปัญหาในกรอบเวลาที่เหมาะสม
แจ้งให้ลูกค้าทราบถึงวิธีการแก้ไขปัญหา แจ้งให้เขาทราบเกี่ยวกับความคืบหน้ารับฟังข้อกังวลของเขาอย่างรอบคอบและรับรองกับเขาว่าปัญหากำลังจะถูกแก้ไข
ติดตามลูกค้าเพื่อให้แน่ใจว่าได้ดำเนินการตามขั้นตอนที่เหมาะสมเพื่อติดตามปัญหา ขอบคุณลูกค้าที่ให้การสนับสนุนอย่างต่อเนื่อง
เคล็ดลับ
-
ข้อร้องเรียนการบริการลูกค้าบางอย่างสามารถแก้ไขได้ด้วยการเยี่ยมชมครั้งเดียวหรือโทรหนึ่งครั้ง ควรติดตามและตรวจสอบปัญหาที่มีความยาวเพื่อให้แน่ใจว่ามีความคืบหน้า โซลูชันบางอย่างไม่ต้องการการติดต่อกับลูกค้าเป็นเวลานาน
