วิธีการเขียนจดหมายแบบกึ่งทางการ

อีเมลและวิธีการสื่อสารทางอิเล็คทรอนิคส์อื่น ๆ อาจทำให้จดหมายที่เป็นกระดาษหมดสติ แต่มันอาจทำให้เข้าใจผิดว่าศิลปะการเขียนจดหมายนั้นตายไปแล้ว ในทางตรงกันข้ามธุรกิจใช้ตัวอักษรทุกวันเพื่อส่งข้อมูลสื่อสารเงื่อนไขสำคัญให้กับลูกค้าและนำเสนอสิ่งที่จับต้องได้ในมือของผู้รับ จดหมายกึ่งทางการเหมาะสมเมื่อคุณรู้จักผู้รับ แต่ไม่ใช่เพื่อน

Semi-Formal เป็นรูปแบบที่ถูกต้องหรือไม่?

พิจารณาผู้รับเมื่อเตรียมจดหมายธุรกิจเสมอ จดหมายกึ่งทางการมีความเหมาะสมเมื่อคุณรู้จักผู้รับหรือสื่อสารกับเขาหรือเธอเป็นประจำตัวอย่างเช่นนักบัญชีที่ดูแลการทำบัญชีของคุณหรือผู้จัดการสำนักงานของผู้จัดจำหน่ายรายใหญ่ของคุณ หากคุณไม่รู้จักใครเลยให้เลือกรูปแบบตัวอักษรที่เป็นทางการ ตัวอักษรกึ่งทางการมีความสุภาพมากกว่าตัวอักษรที่ไม่เป็นทางการ คิดว่าพวกเขาเป็นตัวเชื่อมระหว่างประเภทของตัวอักษรอย่างเป็นทางการที่คุณอาจเขียนถึงหน่วยงานกำกับดูแลของรัฐบาลและรูปแบบของตัวอักษรที่ผ่อนคลายที่คุณอาจเขียนถึงเพื่อน

ทำตามรูปแบบจดหมายธุรกิจมาตรฐาน

ตัวอักษรกึ่งทางการปฏิบัติตามรูปแบบตัวอักษรธุรกิจมาตรฐาน เป็นเพียงภาษาที่คุณจะปรับเปลี่ยนเพื่อสร้างโทนที่เป็นกลาง เลือกสเตชันเนอรีที่พิมพ์ด้วยหัวจดหมายธุรกิจของคุณและเขียนชื่อและที่อยู่ธุรกิจของผู้รับทางด้านซ้ายบนของหน้า ดังนั้นหากคุณเขียนถึง CEO ของ บริษัท ผู้จัดหาที่อยู่ภายในจะอ่าน:

Ms. Catherine Torrance ประธานเจ้าหน้าที่บริหาร

บริษัท แอค

123 Acme Street

Bartlesville, Oklahoma 74003

ถัดไปเขียนวันที่ในรูปแบบเดือนวันปี เป็นปกติในการเขียนเชิงธุรกิจเพื่อเขียนเดือนเป็นคำ: "28 มีนาคม 2018"

เลือกคำทักทาย

ใช้นามสกุลของผู้รับตามด้วยเครื่องหมายโคลอน - "ถึงคุณ Mr./Mrs./Miss/Ms นามสกุล:" สำหรับผู้รับหลายคนให้ระบุรายชื่อผู้รับทั้งหมด - "เรียนคุณ Tomaker, Mr. Bennett และ Dr Toulson-Smith: "อย่าเขียนชื่อจริง; มันถือว่าหยาบคาย หากคุณไม่ทราบชื่อผู้รับให้ทำการค้นคว้าออนไลน์เพื่อค้นหา ใช้คำทักทายทั่วไปเช่น "Dear Director Director:" เป็นทางเลือกสุดท้ายเท่านั้น ในสถานการณ์นี้มันจะดีกว่าที่จะตอบจดหมายของคุณ "Dear Sir" หรือ "Dear Madam" และใช้น้ำเสียงเป็นทางการ

โครงสร้างร่างกายเพื่อความชัดเจน

ร่างกายของจดหมายของคุณควรใช้น้ำเสียงที่สุภาพและเป็นกลาง ใช้คำในชีวิตประจำวันแทนคำที่เป็นทางการตัวอย่างเช่น "ด้วย" แทน "ยิ่งไปกว่านั้น" และ "แต่" แทนที่จะเป็น "อย่างไรก็ตาม" การหดตัวเช่น "ฉัน" "ไม่ได้" และ "ไม่" ไม่เป็นไรในจดหมายกึ่งทางการตราบใดที่พวกเขาเหมาะสมกับสไตล์บ้านของ บริษัท คุณ เปิดโดยอธิบายสาเหตุที่คุณเขียนและทำคะแนนที่เหลือของคุณเหนือสองถึงสี่ย่อหน้าอย่างสมเหตุสมผลหนึ่งแนวคิดต่อย่อหน้า เคารพเวลาของผู้รับและรักษาตัวอักษรให้สั้นและตรงประเด็นเท่าที่จะทำได้

เขียนปิดฟรี

คุณมีตัวเลือกมากมายสำหรับการปัดเศษจดหมายกึ่งทางการดังนั้นเลือกปิด แต่สุภาพด้วยความจริงใจจากรายการด้านล่าง:

• ขอแสดงความนับถือ

• ขอแสดงความนับถือ

• ขอแสดงความนับถือ

• ขอแสดงความนับถือ

• จริงใจ,
• ด้วยความปรารถนาดี

เสร็จสิ้นโดยพิมพ์ชื่อและชื่อของคุณจากนั้นพิมพ์ตัวอักษรและเซ็นชื่อในช่องว่างระหว่างการปิดและชื่อที่คุณพิมพ์

ตัวอย่างของจดหมายกึ่งทางการ

นี่คือตัวอย่างของตัวอักษรกึ่งทางการสั้น:

เรียนคุณเมียร์ส:

ฉันขอเชิญชวนให้คุณมาเป็นวิทยากรและผู้อำนวยความสะดวกในการประชุมเชิงปฏิบัติการในการประชุมการขายเชิงอุตสาหกรรมที่จะเกิดขึ้นในปี 2019

รูปแบบของการประชุมครั้งนี้คือ "การขาย: การขี่เทคโนโลยีของคลื่น" จะจัดขึ้นที่ศูนย์การประชุม Ernest N. Morial ในนิวออร์ลีนส์ตั้งแต่วันที่ 3 ถึง 5 ตุลาคม 2562

สำหรับข้อมูลของคุณ Katerina Houlden จากฝ่ายขายอัจฉริยะจะเป็นผู้กล่าวเปิดงาน ชุดรูปแบบของงานนำเสนอของเธอคือ "Mastering Sales Big Data" หากคุณเข้าสู่พอร์ทัลการประชุมของเราที่ www.indsalescon.net คุณสามารถดูโปรแกรมร่างปัจจุบันและชุดรูปแบบเฉพาะที่คำปราศรัยและการฝึกอบรมจะครอบคลุม

เราคาดว่าจะมีผู้เข้าร่วมสูงสุดในปีนี้ในพื้นที่ของตัวแทน 4,000 คนและลำโพง 80 คน ฉันจะยินดีและเป็นเกียรติถ้าคุณจะมีส่วนร่วมกับเหตุการณ์อันทรงเกียรตินี้

ฉันขอขอบคุณถ้าคุณสามารถตอบกลับภายใน 30 พฤษภาคมจากนั้นฉันสามารถให้ข้อมูลเพิ่มเติมที่คุณอาจต้องการ

ด้วยความปรารถนาดี

Jane Doe