การเปลี่ยนจากการใช้บัญชีเป็นคอมพิวเตอร์เป็นกระบวนการทีละขั้นตอนที่สามารถทำได้อย่างง่ายดายและมีประสิทธิภาพ ถ้านี่เป็นสิ้นปีบัญชีคุณสามารถเริ่มต้นด้วยการเริ่มต้นปีบัญชีใหม่ได้ ไม่จำเป็นต้องป้อนข้อมูลจากงวดก่อนหน้ายกเว้นงบการเงินสิ้นปี หากยังไม่สิ้นปีคุณต้องตัดสินใจว่าจะรอจนถึงสิ้นปีหรือป้อนข้อมูลเข้าสู่ระบบโดยละเอียดทั้งหมดจนถึงปีนั้น
วิจัยและตัดสินใจเกี่ยวกับอุปกรณ์คอมพิวเตอร์ที่คุณต้องการสำหรับระบบบัญชีคอมพิวเตอร์ของคุณ พีซีส่วนใหญ่ในปัจจุบันมีความจุสำหรับแพ็คเกจการบัญชีนอกชั้นวางสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคอมพิวเตอร์ของคุณมีฮาร์ดไดรฟ์ที่มีพื้นที่เก็บข้อมูลหลายกิกะไบต์ เมื่อเวลาผ่านไประเบียนของคุณจะเติบโตและคุณต้องการให้คอมพิวเตอร์ใช้เวลาสองสามปีที่ผ่านมา คุณจะต้องการโปรแกรมประมวลผลคำและสเปรดชีตรวมถึงความสามารถของอินเทอร์เน็ตและอีเมล
ตั้งค่าอุปกรณ์คอมพิวเตอร์ของคุณและสร้างการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตของคุณ ขั้นตอนนี้มีความสำคัญเนื่องจากชุดซอฟต์แวร์การบัญชีทั้งหมดจะมีความช่วยเหลือออนไลน์หากคุณพบปัญหา และเป็นส่วนหนึ่งของการตั้งค่าคอมพิวเตอร์ของคุณสร้างวิธีสำรองไฟล์ของคุณ คุณควรสำรองข้อมูลทุกวันหรือบ่อยขึ้นเมื่อคุณทำงานกับสิ่งที่สำคัญ สามารถสำรองไฟล์ได้อย่างง่ายดายบนไดรฟ์พกพา สิ่งสำคัญคือต้องตระหนักว่าระบบบัญชีเป็นฐานข้อมูลที่จะดึงข้อมูลเมื่อจำเป็น
วิจัยและตัดสินใจว่าแพ็คเกจซอฟต์แวร์บัญชีที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจของคุณ บริษัท ขนาดเล็กส่วนใหญ่ทำได้ดีด้วยแพคเกจซอฟต์แวร์นอกกรอบเช่น QuickBooks หรือ Peachtree
ติดตั้งชุดซอฟต์แวร์โดยทำตามเมนูในตัว สร้างผังบัญชีสำหรับบัญชีแยกประเภททั่วไปของคุณ ตั้งค่าบัญชีธนาคารของคุณและเพิ่มข้อมูลที่จำเป็นเกี่ยวกับผู้ขายและลูกค้าของคุณ
ป้อนข้อมูลการทำธุรกรรมโดยละเอียดที่จำเป็นเพื่อทำให้หนังสือคอมพิวเตอร์ทันสมัย คุณจะต้องป้อนงบการเงินสิ้นปีจากปีก่อนเป็นยอดเริ่มต้นของคุณสำหรับปีปัจจุบัน จากนั้นป้อนข้อมูลธุรกรรมโดยละเอียดสำหรับแต่ละเดือนของปีปัจจุบันจนกระทั่งถึงวันที่ ถ้าเป็นช่วงปลายปีให้ตั้งค่ายอดเริ่มต้นสำหรับปีใหม่และดำเนินการต่อไปโดยป้อนข้อมูลทางบัญชีเมื่อธุรกรรมและกิจกรรมเกิดขึ้น ตอนนี้คุณทำงานบนระบบบัญชีคอมพิวเตอร์
ตัดสินใจว่าคุณต้องการให้งบการเงินปีก่อนเข้าสู่ระบบหรือไม่ เพื่อให้ประวัติในบันทึกของคอมพิวเตอร์คุณสามารถเพิ่มงบการเงินจากปีก่อน คุณสามารถทำสิ่งนี้เป็นรายเดือนรายไตรมาสหรือรายปีกลับไปอีกหลายปี ไม่จำเป็นต้องเพิ่มข้อมูลธุรกรรมโดยละเอียดลงในประวัติ แต่ควรมีเส้นทางกลับไปที่บันทึกด้วยตนเอง
