การเขียนจดหมายเพื่อปฏิเสธคำเชิญอย่างเป็นทางการอาจเป็นเรื่องยุ่งยาก มีความจำเป็นต้องตอบสนองเพื่อให้บุคคลหรือธุรกิจที่เชิญคุณรู้ว่าพวกเขาไม่ควรคาดหวังคุณ ความท้าทายมาพร้อมกับการเขียนจดหมายในลักษณะที่จะไม่ทำให้ขุ่นเคืองหรือทำให้อีกฝ่ายคิดว่าคุณแค่พยายามที่จะออกไปทำกิจกรรมของพวกเขา ถ้อยคำที่ใช้ความระมัดระวังและการใส่ใจในรายละเอียดจะทำให้แน่ใจว่าผู้รับได้รับข้อความในวิญญาณที่ตั้งใจไว้
เริ่มจดหมายปฏิเสธของคุณด้วยคำทักทาย ตัดสินใจว่าคุณต้องการส่งถึงผู้รับอย่างไร หากสิ่งนี้เป็นทางการจริงๆและคุณไม่มีความสัมพันธ์แบบวันต่อวันกับบุคคลนั้นให้บอกเขาว่าเป็น "นาย" หรือ "นาง" ใช้ชื่อในจดหมายทางการเท่านั้นถ้าคุณแน่ใจว่าเป็นที่ยอมรับ
ซื่อสัตย์. อย่าทำเรื่องฟุ่มเฟือยอธิบายว่าทำไมคุณไม่สามารถเข้าร่วมได้ บอกความจริงด้วยวิธีที่รัดกุมที่สุดเท่าที่จะทำได้ อธิบายด้วยประโยคหนึ่งหรือสองเหตุผลว่าทำไมคุณถึงไม่เข้าร่วม ใช้คำเช่น "เสียใจ" หรือ "น่าเสียดาย" เพื่อระบุว่าคุณต้องการให้สถานการณ์แตกต่างกัน
แสดงความขอบคุณสำหรับคำเชิญ ขอบคุณผู้รับที่คิดถึงคุณ เพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะไม่ถูกลบอย่างถาวรจากรายการสำหรับเหตุการณ์ในอนาคต
ปิดจดหมายของคุณโดยแสดงความปรารถนาดีต่อผู้รับ ให้เขารู้ว่าคุณหวังว่างานของเขาจะไปได้ด้วยดี
ปิดจดหมายด้วย "ขอแสดงความนับถือ" หรือเพียงแค่ขอบคุณผู้รับอีกครั้ง เซ็นชื่อด้วยปากกา นี่แสดงให้เห็นว่าคุณใช้เวลาส่วนตัวกับจดหมาย ชื่อที่พิมพ์ออกมากว้างเกินไปและอาจทำให้โฮสต์คิดว่าคุณไม่ว่างที่จะตอบคำถามของเขาอย่างถูกต้อง
อ่านจดหมายดัง ๆ ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีน้ำเสียงที่คุณต้องการแสดง ทำการเปลี่ยนแปลงใด ๆ แล้วส่งจดหมาย
การเตือน
ความซื่อสัตย์เป็นนโยบายที่ดีที่สุดในการปฏิเสธคำเชิญ คุณไม่ต้องการถูกโกหกที่อาจตัดความสัมพันธ์ทางธุรกิจที่ดี
