ข้อมูลที่เป็นความลับคือข้อมูลใด ๆ ที่คุณต้องการเก็บเป็นความลับไม่ว่าจะด้วยเหตุผลทางธุรกิจหรือส่วนตัว หากคุณส่งข้อมูลที่เป็นความลับไปยังบุคคลอื่นนั่นเป็นการกระทำที่เสี่ยง คุณควรรักษาความลับของข้อความเช่นเดียวกับที่คุณจะปกป้องสิ่งที่คุณเชื่อว่ามีค่าสูง
สถานการณ์ทั่วไป
ธุรกิจมักจะส่งข้อมูลที่เป็นความลับไปยังผู้ร่วมธุรกิจอื่น ๆ หรือเพื่อนร่วมงานเกี่ยวกับโครงการลับสุดยอด ตัวอย่างหนึ่งคือหาก บริษัท หนึ่งกำลังพิจารณาการควบรวมกิจการกับอีก บริษัท หนึ่งจำเป็นต้องสื่อสารแผนที่เสนอและไม่ต้องการให้คู่แข่งรู้เพียง สถานการณ์ทั่วไปอีกเรื่องหนึ่งที่ฝ่ายหนึ่งต้องส่งข้อมูลที่เป็นความลับคือถ้าผู้เขียนภาพยนตร์ต้องการส่งสคริปต์ที่ยังไม่เผยแพร่ให้ผู้กำกับ นายจ้างสามารถส่งข้อเสนอการจ้างงานที่เป็นความลับให้กับผู้สมัครหรือผู้สมัครสามารถขอใบสมัครส่วนตัวของเขา ในทั้งสามกรณีก็ควรที่จะเขียนจดหมายปะหน้าการรักษาความลับเพื่อนำไปสู่ข้อมูลที่แนบมา
ทำไมต้องเป็นจดหมายสมัครงาน
เมื่อคุณส่งข้อมูลที่เป็นความลับไม่ว่าจะทางอีเมลหรืออีเมลคุณเสี่ยงต่อการถูกดักข้อมูลโดยบุคคลที่สามที่ไม่ได้รับอนุญาต แต่ถึงแม้ว่าข้อมูลจะถูกส่งถึงผู้รับอย่างปลอดภัยคุณก็ยังคงเสี่ยงต่อความประมาทในส่วนของผู้รับที่ตั้งใจไว้เมื่อต้องจัดการข้อมูลและทำให้เป็นส่วนตัว คุณสามารถลดความเสี่ยงได้โดยการเขียนจดหมายปะปนที่ช่วยเสริมความปรารถนาในการรักษาความลับที่สมบูรณ์
สิ่งที่จะรวม
หนึ่งในรายการแรกที่จะรวมไว้ในจดหมายปะหน้าคือป้ายชื่อ "ที่เป็นความลับ" หรือ "ส่วนบุคคลและเป็นความลับ" ที่พิมพ์ด้วยตัวอักษรตัวพิมพ์ใหญ่ที่เป็นตัวพิมพ์ใหญ่หรือด้านบนหรือด้านบนของตัวอักษร เตือนผู้รับในเงื่อนไขทั่วไปสิ่งที่การสื่อสารใช้อ้างอิงเช่น“ การอภิปรายที่เรามีเมื่อเร็ว ๆ นี้เกี่ยวกับโครงการ X” แสดงชัดเจนว่าเนื้อหาทั้งหมดของสิ่งที่ผู้รับกำลังจะอ่านจะถูกเก็บเป็นความลับอย่างสมบูรณ์ - ไม่มีฝ่ายใด ควรดูยกเว้นผู้รับที่ระบุชื่ออย่างชัดเจน
ข้อควรพิจารณาอื่น ๆ
ก่อนที่คุณจะส่งเอกสารที่เป็นความลับไปยังบุคคลอื่นในบางสถานการณ์คุณควรให้บุคคลนั้นตรวจสอบและลงนามในข้อตกลงการไม่เปิดเผยข้อมูล (NDA) โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากเป็นข้อมูลที่เป็นความลับอย่างยิ่ง NDA กำหนดสิ่งที่จะรวมเมื่อคุณอ้างถึงข้อมูลที่เป็นความลับภาระหน้าที่ของผู้รับและเส้นเวลาที่เฉพาะเจาะจงสำหรับการรักษาข้อมูลส่วนตัว ยืนยันข้อกำหนดสำคัญของข้อตกลงการไม่เปิดเผยข้อมูลของคุณในจดหมายปะหน้า คุณควรรวมสำเนาของ NDA ที่ลงชื่อแล้วไว้ด้านหลังจดหมายปะหน้าด้วยเช่นกัน
