วิธีการตั้งค่าสำนักงานเสมือน

วิธีการตั้งค่าสำนักงานเสมือน ในสภาพแวดล้อมระดับโลกที่ทำงานไม่มีขอบเขตกับพนักงานที่ตั้งอยู่ทั่วทุกมุมโลก ด้วยราคาอสังหาริมทรัพย์ที่เพิ่มขึ้นเรื่อย ๆ สำนักงานเสมือนจริงจึงกลายเป็นปรากฏการณ์ที่น่าดึงดูดใจสำหรับนักธุรกิจจำนวนมาก บริษัท สามารถตั้งอยู่ในสถานที่เฉพาะ แต่พนักงานดำเนินกิจการสำนักงานประจำวันของพวกเขาจากสถานที่ต่าง ๆ เช่นโรงแรมคาเฟ่หรือที่บ้าน

ตัดสินใจที่อยู่ธุรกิจสำหรับสำนักงานเสมือนของคุณ อาจเป็นหมายเลขกล่องจดหมายหรือคุณสามารถใช้บริการกล่องจดหมาย CMRA (Commercial Mail Receipt Agency) เพื่อรับที่อยู่ที่ทำให้เกิดเสียงขององค์กร

ดูตัวเลือกการเชื่อมต่อของคุณ มีหลายอย่างให้เลือกไม่ว่าจะเป็นอีเมลโทรศัพท์มือถือฟอรัมออนไลน์ผู้ส่งข้อความด่วน VoIP และอีกมากมาย

ทำให้ตำแหน่งที่คุณเลือกสำหรับสำนักงานเสมือนพร้อมสำหรับการติดตั้ง ตกแต่งสถานที่และสร้างบรรยากาศการทำงานในแบบที่คุณต้องการ ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีพื้นที่เพียงพอสำหรับการติดตั้งอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ที่จำเป็นเช่นคอมพิวเตอร์เครื่องโทรสารและสายโทรศัพท์

ติดตั้งซอฟต์แวร์ที่จำเป็นในคอมพิวเตอร์ของคุณขึ้นอยู่กับความต้องการของคุณ บางโปรแกรมได้รับการออกแบบมาโดยเฉพาะสำหรับการประชุมผ่านเว็บการนำเสนอการจัดตารางการประชุมและอื่น ๆ คุณควรเลือกโปรแกรมป้องกันไวรัสที่เชื่อถือได้เพื่อป้องกันพีซีของคุณจากการโจมตีทางออนไลน์

ติดต่อผู้ให้บริการโทรศัพท์และรับระบบโทรศัพท์ที่ทันสมัยพร้อมด้วยระบบตอบรับด้วยเสียงแบบโต้ตอบ (IVR) เพื่อช่วยจัดการการโทรโดยที่คุณไม่ต้องอยู่นอกสถานที่ เทคโนโลยีในตัวของพวกเขามาในราคาที่สมเหตุสมผลและพวกเขาคิดค่าใช้จ่ายสำหรับการใช้งานจริงเท่านั้น

ตั้งค่าสิ่งอำนวยความสะดวกอินทราเน็ตที่นายจ้างของ บริษัท เข้าถึงได้เพื่อส่งผ่านข้อมูลการสื่อสารที่สำคัญไฟล์และเอกสารหรือเข้าไปในเครือข่ายส่วนตัวเสมือน (VPN) เพื่อให้วัสดุที่ถ่ายโอนเป็นความลับอย่างสมบูรณ์ ติดตามว่าใครกำลังเข้าถึงฐานข้อมูลขององค์กรของคุณโดยเก็บบันทึกการเข้าออกและการเข้าถึงข้อมูล

กำหนดเวลาการประชุมอย่างเป็นทางการของคุณกับเพื่อนร่วมงานลูกค้าหรือคนอื่น ๆ ในถ้วยกาแฟในสถานที่ที่เหมาะสำหรับทุกคน หากผู้ติดต่อทั้งหมดของคุณไม่สามารถอยู่ที่นั่นได้คุณสามารถจัดการการเชื่อมต่อโดยใช้เว็บแคมโทรศัพท์มือถือและผู้ส่งข้อความด่วน

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานของคุณส่ง Timesheets เป็นประจำเพื่อบันทึกจำนวนชั่วโมงทำงานของพวกเขา ดูตามตารางเวลาเหล่านี้อย่างเป็นระบบโดยยึดตามชั่วโมงที่ต้องใช้โดยประมาณสำหรับงานเฉพาะเพื่อให้เวลาที่ไม่มีประสิทธิผลในการตรวจสอบ

เคล็ดลับ

• แอปพลิเคชั่นทางธุรกิจจำนวนมากมาในรูปแบบของ "สวีท" ซึ่งรวมถึงโปรแกรมส่วนใหญ่ที่จำเป็นในการตั้งค่าสำนักงานเสมือนจริงและอื่น ๆ อีกมากมาย ห้องสวีทยอดนิยมบางแห่ง ได้แก่ Microsoft Office, Lotus, Corel และ AppleWorks หากคุณมีงบประมาณให้เตรียมอุปกรณ์ที่จำเป็นให้กับพนักงานเช่นแล็ปท็อปโทรศัพท์มือถือ Wi-Fi VoIP และอุปกรณ์อื่น ๆ จากนั้นคุณและพนักงานของคุณสามารถเชื่อมต่อได้อย่างมีประสิทธิภาพ

การเตือน

สำรองข้อมูลของคุณเป็นประจำเพื่อหลีกเลี่ยงการล่มสลายของธุรกิจแบบวันต่อวันของคุณหากระบบล่ม นี่อาจเป็นสถานการณ์ที่น่าหวาดกลัวอย่างแน่นอน