วิธีดูแลรักษาไฟล์พนักงานของพนักงานโดยไม่ละเมิดกฎหมายการจ้างงานและกฎหมายแรงงาน

นับตั้งแต่เวลาที่นายจ้างมีการติดต่อครั้งแรกกับพนักงานที่คาดหวังผ่านช่วงเวลาของการเลิกจ้างงานเป็นสิ่งสำคัญที่บันทึกเป็นลายลักษณ์อักษรที่เกี่ยวข้องกับพนักงานจะถูกเก็บไว้ในแฟ้มบุคลากรพนักงานภายใต้ชื่อของพนักงานแต่ละคน ไฟล์การจ้างงานเหล่านี้หากได้รับการดูแลอย่างถูกต้องอาจช่วยป้องกันนายจ้างจากความรับผิดในอนาคตสำหรับการจ้างงานและการละเมิดกฎหมายแรงงานเช่นการเลิกจ้างโดยมิชอบหรือการเลือกปฏิบัติในการจ้างงาน

รายการที่คุณจะต้อง

• ล็อคตู้เก็บเอกสารหรือห้องที่ปลอดภัยที่มีการ จำกัด การเข้าถึง

• โฟลเดอร์ไฟล์

ทำความเข้าใจว่าทำไมคุณต้องเก็บไฟล์บุคลากรของพนักงาน นี่คือบันทึกของ บริษัท และพนักงานในสิ่งที่เกิดขึ้นในที่ทำงาน บันทึกที่เก็บรักษาไว้ในแฟ้มข้อมูลพนักงานสามารถทำหน้าที่ปกป้องนายจ้างในการดำเนินคดีทางกฎหมายในอนาคตและช่วยในการขจัดความเข้าใจผิดที่อาจเกิดขึ้นในประเด็นนโยบายประเด็นการจ่ายเงินและผลประโยชน์หน้าที่การทำงานและความรับผิดชอบ

ดังนั้นสิ่งที่ควรเป็นไฟล์บุคลากรพนักงาน? เอกสารและบันทึกต่อไปนี้ควรได้รับการดูแลโดยผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรมนุษย์หรือผู้จัดการในพนักงานแต่ละคน รายละเอียดงาน ใบสมัครงาน ข้อเสนอการจ้างงาน ฟอร์ม IRS W-4 ใบเสร็จรับเงินสำหรับคู่มือพนักงาน (มักเป็นความคิดที่ดีที่จะเก็บสำเนาของคู่มือไว้โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อมันอาจมีการเปลี่ยนแปลงเป็นครั้งคราวด้วยวิธีนี้ทุกคนรู้ว่าข้อกำหนดของคู่มือที่พนักงานลงนามไว้คืออะไร) การประเมินประสิทธิภาพใด ๆ ที่ได้รับ แบบฟอร์มลงทะเบียนผลประโยชน์ของพนักงาน รางวัล ได้รับคำร้องเรียนและคำชมเชยเกี่ยวกับพนักงาน การลงโทษทางวินัยหรือการลงโทษทางวินัย * บันทึกการเข้างานขอแนะนำให้บันทึกแต่ละประเภทที่แตกต่างกันมีแท็บของตนเอง

บันทึกทางการแพทย์และแบบฟอร์มการเข้าเมืองควรเก็บไว้ในไฟล์แยกต่างหาก เนื่องจากคุณไม่สามารถตัดสินใจการจ้างงานได้ตามสถานะการเข้าเมืองของบุคคลสมมติว่าพวกเขามีสิทธิ์ทำงานในสหรัฐอเมริกาและรัฐบาลสหพันธรัฐมีสิทธิ์ตรวจสอบ I-9 จึงน่าจะดีกว่าถ้าแยกกัน นอกจากนี้ตราบใดที่บันทึกเวชระเบียนเกี่ยวข้องคนอเมริกันที่มีความพิการ (ADA) มีกฎระเบียบที่เข้มงวดมากเกี่ยวกับความเป็นส่วนตัวและการเข้าถึงโพสต์เวชระเบียนดังนั้นจึงจำเป็นที่จะต้องเก็บไว้ในแฟ้มแยกต่างหากและตู้เอกสารที่มี จำกัด ทางเข้า ADA จำกัด การเปิดเผยข้อมูลในบันทึกเหล่านี้แก่หัวหน้างานเท่าที่พนักงานมีข้อ จำกัด ที่จำเป็นในหน้าที่ของพวกเขาหรืออยู่ในความต้องการของที่พัก; คนงานปฐมพยาบาลในกรณีของการรักษาพยาบาลฉุกเฉิน; และรัฐบาลและเจ้าหน้าที่ประกันภายใต้สถานการณ์ที่ จำกัด

มันเป็นสิ่งสำคัญที่ข้อมูลที่ไม่ถูกต้องในไฟล์บุคลากรของพนักงานจะได้รับการแก้ไขทันทีเมื่อ บริษัท แจ้งให้ทราบว่าข้อมูลนั้นไม่ถูกต้อง

ไฟล์บุคลากรของพนักงานควรถูกล็อคและพร้อมใช้งานสำหรับผู้ที่มีธุรกิจที่ถูกกฎหมายต้องมีสิทธิ์เข้าถึงไฟล์เท่านั้น ผู้จัดการหรือหัวหน้างานบรรทัดแรกอาจต้องการการเข้าถึงเพื่อตัดสินใจเกี่ยวกับการส่งเสริมการขายและการลงโทษทางวินัย หากใครก็ตามที่ไม่มีธุรกิจที่ถูกกฎหมายต้องการเข้าถึงไฟล์ต้องการเห็นมันพวกเขาต้องการหมายศาลที่ถูกต้อง มิฉะนั้นสิทธิ์ความเป็นส่วนตัวของพนักงานอาจถูกละเมิด

โดยทั่วไปกฎหมายไม่ได้กำหนดให้คุณต้องเปิดเผยสิ่งที่อยู่ในแฟ้มข้อมูลพนักงานของพนักงานโดยไม่ได้รับการร้องขอจากพนักงานอย่างเหมาะสม มันอาจเป็นแนวปฏิบัติทางธุรกิจที่ดีกว่าอย่างไรก็ตามเพื่อให้พนักงานรับรู้ถึงสิ่งที่อยู่ในแฟ้มของพวกเขา ด้วยวิธีนี้คุณไม่มีพนักงานชายขอบที่ประหลาดใจเมื่อพวกเขาถูกลงโทษทางวินัยหรือถูกเลิกจ้าง ข้อยกเว้นของกฎทั่วไปนี้คือบทบัญญัติของพระราชบัญญัติการรายงานสินเชื่อที่เป็นธรรม (FCRA) มันต้องการให้คุณแจ้งพนักงานหรือพนักงานที่คาดหวังหากคุณกำลังดำเนินการเชิงลบตามสิ่งที่มีอยู่ในรายงานเครดิตของพวกเขา

แยกออกจากปัญหาของการแจ้งให้พนักงานทราบว่าสิ่งที่อยู่ในไฟล์บุคลากรของพวกเขาเป็นปัญหาของการเข้าถึง รัฐหลายแห่งกำหนดให้นายจ้างต้องให้พนักงานและอดีตพนักงานเข้าถึงแฟ้มข้อมูลพนักงานของตน เป็นสิ่งสำคัญในฐานะผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคลหรือเจ้าของธุรกิจที่คุณคุ้นเคยกับกฎหมายของรัฐในเรื่องนี้ ตามกฎทั่วไปการเข้าถึงโดยพนักงานจะต้องมีเหตุผลและขึ้นอยู่กับสมาชิกของฝ่ายจัดการที่นำเสนอเพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีการเปลี่ยนแปลงใด ๆ กฎหมายของรัฐบางฉบับอนุญาตให้พนักงานมีสาเนาได้หากมีให้มีใครบางคนจาก บริษัท ทาการคัดลอก มักจะมีข้อ จำกัด ของสิ่งที่พนักงานสามารถเห็นได้ในไฟล์บุคลากรของพวกเขา หากมีรายการที่ละเอียดอ่อนเช่นจดหมายอ้างอิงการสอบสวนทางอาญาและข้อมูลอื่น ๆ ที่อาจละเมิดสิทธิ์ความเป็นส่วนตัวของบุคคลอื่นพวกเขาสามารถถูกปฏิเสธไม่ให้เข้าถึง เป็นความคิดที่ดีที่จะเก็บรายการเหล่านั้นไว้ในแท็บแยกต่างหากในไฟล์บุคลากรของพนักงาน กฎหมายของรัฐบางฉบับอาจอนุญาตให้พนักงานส่งข้อโต้แย้งไปยังการลงโทษทางวินัยหรือการประเมินผล

เคล็ดลับ

• เก็บสำเนากฎหมายของรัฐหากมีอยู่ในรัฐของคุณในการเข้าถึงไฟล์พนักงานพนักงานที่โพสต์หรือมีประโยชน์ในพื้นที่ที่เก็บไฟล์เหล่านี้ สิ่งนี้จะหลีกเลี่ยงความขัดแย้งระหว่างการจัดการและพนักงานในสิ่งที่เป็นและไม่อนุญาต

การเตือน

พนักงานทุกคนจะต้องได้รับการปฏิบัติเหมือนกันเมื่อพูดถึงการบำรุงรักษาและการเข้าถึงบันทึกบุคลากร การเบี่ยงเบนใด ๆ ในทางปฏิบัติอาจส่งผลให้ บริษัท ถูกดำเนินคดี หากคุณมีข้อสงสัยเกี่ยวกับการดูแลรักษาไฟล์พนักงานของคุณให้ปรึกษาทนายความ