การยื่นเอกสารหลักของเทอร์มินัลใช้อย่างไร?

เทอร์มินัลการจัดเก็บตัวเลขหลักจัดกลุ่มตัวเลขสุดท้ายในหมายเลขประจำตัวเพื่อใช้เป็นตัวระบุหลักสำหรับการจัดเก็บ หมายเลขประกันสังคมที่ลงท้ายด้วย 0000 จะมีตัวเลขสี่หลักสุดท้ายที่ใช้ในการจัดประเภทระเบียนแต่ละรายการภายในระบบและตัวเลขสองกลุ่มที่เหลือจะเป็นกลุ่มย่อยภายใต้ 0000

องค์กร

กลุ่มตัวเลขจะถูกบันทึกในไฟล์ในลำดับย้อนกลับดังนั้นหมายเลขประจำตัวของ 555-44-3333 จะมี 3333 เป็นกลุ่มหลักโดยมี 44 และ 555 ตามมาเพื่อกำหนดตำแหน่งของไฟล์ในหมวดหมู่ 3333 ไฟล์จะถูกจัดเรียงตามลำดับตัวเลขจากน้อยไปมาก องค์กรมักใช้ฉลากสีกำกับในไฟล์เทอร์มินัลหลักเพื่อระบุตัวตนได้ง่าย

ข้อดี

ไฟล์เทอร์มินัลหลักจะไม่รวมกลุ่มกันโดยอัตโนมัติในตำแหน่งทางกายภาพเดียวกันเพื่อป้องกันความแออัดในห้องเก็บไฟล์ เนื่องจากข้อมูลเพียงอย่างเดียวในไฟล์เทอร์มินัลหลักคือตัวเลขระบบจึงให้ความเป็นส่วนตัวมากกว่าการใส่ชื่อแจ็คเก็ตด้วยชื่อ

ผู้ใช้

การจัดเก็บตัวเลขหลักของเทอร์มินัลทำงานได้ดีในองค์กรที่ต้องจัดการกับบันทึกนับหมื่นหรือมากกว่านั้น แม้ว่าการยื่นหมายเลขหลักมักจะเกี่ยวข้องกับหน่วยงานด้านการดูแลสุขภาพและการประกัน แต่ก็มักใช้ในหน่วยงานรัฐบาลและสถาบันการเงิน