การสร้างกำหนดการโครงการที่เหมือนจริงเป็นหนึ่งในความท้าทายที่ยิ่งใหญ่ที่สุดที่ผู้จัดการโครงการเผชิญ มีปัญหาบางอย่างเกี่ยวกับการจัดตารางเวลาโครงการที่สามารถคาดการณ์และป้องกันได้ทำให้ทุกคนที่เกี่ยวข้องกับโครงการมีความมั่นใจมากขึ้นในตาราง
การประมาณระยะเวลาของงาน
ปัญหาพื้นฐานและที่พบบ่อยที่สุดกับการจัดตารางเวลาโครงการคือการประเมินระยะเวลาของงานแต่ละโครงการ คนส่วนใหญ่ดูถูกดูแคลนว่าจะใช้เวลาทำอะไรนานส่งผลให้กำหนดเวลาที่สะท้อนถึงสถานการณ์ที่ดีที่สุดเท่านั้น เพื่อป้องกันสิ่งนี้คุณสามารถเพิ่มเวลาให้กับงานแต่ละงานได้หากคุณคาดเดาได้ว่าสมาชิกทีมของคุณประเมินต่ำไปมากแค่ไหน (หลายคนดูถูกดูแคลนอย่างสม่ำเสมอด้วยเปอร์เซ็นต์ที่แน่นอน) หรือคุณสามารถเพิ่มเวลาฉุกเฉินเป็นรายการแยกต่างหากในตารางเวลาของคุณ แม้ว่าบางครั้งสิ่งนี้จะขมวดคิ้วเหมือนเป็น“ การเติมเต็ม” กำหนดการของคุณ แต่จริงๆแล้วมันเป็นวิธีที่สมจริงในการทำให้แผนของคุณแม่นยำยิ่งขึ้น
อย่าพลาดงานโครงการที่จำเป็น เป็นเรื่องง่ายที่จะมองข้ามสิ่งที่ทำโดยกลุ่มนอกทีมโครงการของคุณหรือคนที่ผู้เชี่ยวชาญในประเด็นการประเมินความเห็นนั้นชัดเจนว่าเธอไม่จำเป็นต้องพูดถึงพวกเขา
การกำหนดทรัพยากร
กำหนดการของโครงการส่วนใหญ่จะขึ้นอยู่กับข้อสมมติที่ว่าผู้มีทรัพยากรที่เหมาะสมจะพร้อมใช้งานเมื่อจำเป็น แต่ถ้าองค์กรของคุณมีวิธีการที่ดีในการมอบหมายคนเข้าร่วมโครงการอาจไม่เกิดขึ้น ตารางเวลาของคุณยังต้องคำนึงถึงระยะเวลาที่สมาชิกแต่ละคนในทีมของคุณสามารถใช้ในโครงการของคุณพิจารณาโครงการอื่น ๆ การสนับสนุนการปฏิบัติงานหรืองานบริหารที่พวกเขาต้องทำ
การตั้งค่าวันที่ดำเนินการ
ในหลายกรณีการจัดการหรือปัจจัยภายนอกบางอย่างได้กำหนดวันที่ดำเนินการโครงการก่อนที่คุณจะพัฒนาตาราง คุณอาจถูกขอให้ลดเวลาที่วางแผนไว้สำหรับงานบางอย่างเพื่อให้ตรงกับวันที่สิ้นสุดที่ต้องการ คุณควรสื่อสารเชิงรุกกับโครงการที่สนับสนุนความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้
ผู้จัดการที่ไม่รู้จัก
เหตุการณ์ที่ไม่รู้จักเช่นการเปลี่ยนแปลงในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจหรือปัญหาเกี่ยวกับเทคโนโลยีใหม่อาจส่งผลให้งานโครงการใช้เวลานานกว่ากำหนด โดยการระบุความเสี่ยงที่เป็นไปได้ในตอนต้นของโครงการคุณจะสามารถจัดการสิ่งที่เกิดขึ้นได้ดียิ่งขึ้นและลดผลกระทบต่อกำหนดการของคุณ
ผู้จัดการการเปลี่ยนแปลง
การเปลี่ยนแปลงขอบเขตของโครงการข้อกำหนดที่ต้องทำให้สำเร็จหรือเทคโนโลยีที่ใช้อาจทำให้กำหนดการโครงการของคุณขัดข้อง การเปลี่ยนแปลงประเภทนี้ควรผ่านกระบวนการจัดการการเปลี่ยนแปลงโครงการอย่างเป็นทางการดังนั้นผู้สนับสนุนโครงการและลูกค้าสามารถยอมรับการเปลี่ยนแปลงกำหนดการใด ๆ แทนที่จะต้องประหลาดใจอย่างไม่พอใจ
การประมาณโครงการขนาดใหญ่
โครงการขนาดใหญ่มีการพึ่งพาซึ่งกันและกันมากขึ้นระหว่างงานและระหว่างกลุ่มงานหรือบุคคล ความซับซ้อนระดับนี้ทำให้ยากต่อการคาดการณ์กำหนดการซึ่งจะต้องรวมเวลาสำหรับการประสานงานดังกล่าว
