การประชุมเชิงปฏิบัติการที่ประสบความสำเร็จต้องมีการวางแผนอย่างรอบคอบ กรอบของการประชุมเชิงปฏิบัติการสามารถสร้างประสบการณ์การเรียนรู้ที่มีชีวิตชีวาหรืออาจส่งผลให้เกิดความวุ่นวายในวันที่ข้อมูลถูกรีบร้อนและหัวข้อสำคัญหายไปในการแข่งขัน การสร้างวาระการประชุมเชิงปฏิบัติการเป็นมากกว่าการบริหารงานแบ่งเวลาออกเป็นหัวข้อต่างๆ นอกจากนี้ยังให้โอกาสในการประเมินว่าจะใช้เวลาอย่างไร วาระการประชุมที่คิดอย่างดีสร้างแผนที่ถนนสำหรับการประชุมเชิงปฏิบัติการที่ประสบความสำเร็จ
สร้างโครงร่างสำหรับวาระการประชุม อย่ากรอกรายละเอียด คุณจะกลับมาที่ มุ่งเน้นไปที่การวางกรอบเพื่อไม่ให้มีอะไรถูกลืมในวาระสุดท้าย รวมหัวข้อต่อไปนี้:
- ชื่อและรายละเอียดของการประชุมเชิงปฏิบัติการ - บทนำ - หัวข้อและเซสชัน - สรุป - คำถามและคำตอบของเซสชัน - การประเมินผล
แทนที่ส่วน "ชื่อการประชุมเชิงปฏิบัติการและรายละเอียด" ด้วยชื่อเรื่องการประชุมเชิงปฏิบัติการผู้นำเสนอวันที่เวลาสถานที่และภาพรวมโดยย่อของการมุ่งเน้นและเป้าหมายของการประชุมเชิงปฏิบัติการ
เพิ่มชื่อผู้นำเสนอและประวัติหนึ่งประโยคไปยังส่วนบทนำ
รายการหัวข้อและเซสชันที่จะกล่าวถึงในการประชุมเชิงปฏิบัติการ ถัดจากแต่ละหัวข้อเขียนสรุปหนึ่งหรือสองประโยค
ป้อนบันทึกย่อใด ๆ ที่อาจเป็นประโยชน์สำหรับสามส่วนสุดท้าย มิฉะนั้นละเว้นรายละเอียดเพิ่มเติมใด ๆ เนื่องจากพวกเขาอธิบายตนเอง
คำนวณระยะเวลาที่จำเป็นสำหรับแต่ละส่วนรวมถึงแต่ละหัวข้อหรือเซสชั่น เพิ่มเวลาทางด้านซ้ายของแต่ละส่วนและหัวข้อ
เพิ่มตัวแบ่ง 15 นาทีในทุก ๆ 90 นาที รวมทั้งพักกลางวันอีกต่อไปหากการประชุมเชิงปฏิบัติการเกินสี่ชั่วโมง อย่าข้ามตัวแบ่งเหล่านี้
ปรับเวลาที่จัดสรรให้กับหัวข้อตามที่จำเป็นเพื่อให้พอดีกับทุกอย่างในเวลาที่กำหนด เป็นจริงเกี่ยวกับเวลาที่ต้องการอย่างไรก็ตาม ประเมินแต่ละหัวข้อเทียบกับสรุปการประชุมเชิงปฏิบัติการและเป้าหมายที่ระบุไว้ที่ด้านบนของวาระการประชุมเพื่อกำหนดมูลค่าที่จะเพิ่มและตัดหัวข้อหากจำเป็น
เคล็ดลับ
-
ต้านทานการกระตุ้นให้ส่วน "บทสรุป" หรือ "คำถามและคำตอบ" สั้นเกินไป ทั้งสองส่วนมีความสำคัญต่อประสบการณ์และความเข้าใจของผู้เข้าร่วมอย่างลึกซึ้งยิ่งขึ้น
