บทสรุปผู้บริหารสามารถมาพร้อมกับรายงานทุกประเภท - เป็นเพียงการรวมรายละเอียดที่สำคัญหากผู้ชมของคุณไม่ต้องการอ่านรายงานทั้งหมด ความแตกต่างอยู่ในรายละเอียดปลีกย่อย คุณต้องปรับรูปแบบมาตรฐานให้เหมาะสมกับหัวข้อและผู้ชมของคุณ หากผู้ชมของคุณเป็นทหารกลุ่มการตลาดเชิงกลยุทธ์เตือนว่ากองทัพเรือผลิตเอกสารมากกว่า 500 ล้านหน้าต่อปี การคำนึงถึงเรื่องนี้ควรเป็นข้อกังวลสำคัญที่สุดของคุณเพราะบุคลากรอาจไม่มีเวลามากพอที่จะใช้ในหน้าเว็บของคุณ
การจัดระเบียบข้อมูลของคุณ
ความท้าทายแรกของคุณคือการจัดระเบียบข้อมูลในรายงานของคุณเพื่อให้คุณสามารถรวมส่วนที่สำคัญที่สุดในเอกสารที่สั้นกว่ามาก - สรุปของคุณ อ่านรายงานฉบับเต็มและกำจัดข้อมูลที่คุณต้องการรวมไว้ในข้อมูลสรุปของคุณ ลำดับการนำเสนอควรคล้ายคลึงกับข้อมูลที่ปรากฏในรายงาน รวมส่วนหัวในข้อมูลสรุปของคุณที่ตรงกันหรือสามารถเชื่อมต่อกับส่วนต่างๆในรายงานของคุณได้อย่างง่ายดาย หากรายงานของคุณไม่ให้ยืมในส่วนหัวคุณสามารถทำเครื่องหมายในการสรุปของคุณเมื่อคุณเขียนรายงานนำผู้อ่านของคุณไปที่ซึ่งในรายงานอีกต่อไปเขาสามารถหาข้อมูลเชิงลึกมากขึ้น คุณไม่ต้องการรวมข้อมูลเฉพาะไว้ในบทสรุปของคุณ แต่ผู้อ่านของคุณควรจะสามารถค้นหาได้หากเขาต้องการทราบข้อมูลเพิ่มเติม
การเขียนบทสรุป
จุดประสงค์ของการสรุปคือการอธิบายอย่างรวดเร็วที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ข้อมูลพื้นฐานทั้งหมดที่ผู้อ่านของคุณจำเป็นต้องตัดสินใจเกี่ยวกับปัญหาที่คุณกำลังพูดถึง จัดโครงสร้างข้อมูลสรุปของคุณเพื่อให้ข้อมูลที่สำคัญที่สุดปรากฏในตอนเริ่มต้น ซึ่งควรรวมถึงการกล่าวถึงวัตถุประสงค์และขอบเขตของรายงานและอาจเป็นข้อสรุปของคุณด้วย คุณอาจไม่ต้องการให้ผู้ฟังทางทหารคาดเดาจนกว่าจะถึงย่อหน้าสุดท้ายของคุณ คุณสามารถทำตามขั้นตอนที่จะนำไปใช้งานวิจัยที่คุณทำวิเคราะห์ตัวเลือกและการตัดสินใจขั้นสุดท้ายทั้งนี้ขึ้นอยู่กับเนื้อหาของรายงาน ทำให้ย่อหน้าของคุณสั้นไม่เกินเจ็ดหรือแปดประโยคและอุทิศแต่ละส่วนในรายงานของคุณ อยู่ภายในสามหน้าเว้นแต่คุณจะสรุปรายงานทางเทคนิค ในกรณีนี้การสรุปของคุณอาจมีมากถึง 10 เปอร์เซ็นต์ของหน้ารายงานของคุณ แต่ถ้ามันยาวขนาดนี้ก็ยอมรับได้ที่จะเขียนบทสรุปสองแบบแยกกัน อีกต่อไปสามารถจัดการกับปัญหาทางเทคนิคและสรุป 3 หน้าสั้นกว่าสามารถให้ภาพรวมของรายงานทั้งหมด อย่ากระโดดกลับไปกลับมาระหว่างอดีตปัจจุบันและอนาคตซึ่งจะทำให้การอ่านช้าลง
การกล่าวถึงผู้ชมทางทหาร
กลุ่มการตลาดเชิงกลยุทธ์แนะนำว่ารูปแบบการเขียนมาตรฐานของกองทัพบกต้องการข้อความที่ชัดเจนที่ส่งเสริมการอ่านอย่างรวดเร็ว หากรายงานของคุณเกี่ยวข้องกับการสร้างเสียงให้กับทุกคนในทุกสาขาของกองกำลังติดอาวุธจงรักษาประโยคของรวบรัดสรุปของคุณและตรงประเด็น หลีกเลี่ยงการระบุความคิดเห็นเช่น "ฉันคิดว่าสิ่งนี้จะได้ผลเพราะ X เท่ากับ Z" คุณสามารถพูดได้หกคำเพียงแค่พูดว่า "X เท่ากับ Z" จากนั้นจัดทำข้อเท็จจริงที่สำคัญที่สุดของคุณและเชื่อมโยงกับผลลัพธ์ที่คุณคาดหวัง
ข้อควรระวัง
พิจารณาผู้อ่านของคุณหากคุณกำลังคุยเรื่องทางทหาร หากคุณเป็นสมาชิกของกองกำลังติดอาวุธและคุณเขียนจดหมายถึงหน่วยงานพลเรือนตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณไม่ได้รวมข้อมูลใด ๆ ที่เป็นความลับหรือเป็นการละเมิดความปลอดภัย หากคุณเขียนรายงานและสรุปให้หัวหน้าของคุณทั้งคู่อาจผ่านมืออื่น ๆ ก่อนที่จะมาที่โต๊ะทำงานของเขาดังนั้นโปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนที่เกี่ยวข้องได้ถูกล้างข้อมูลเพื่ออ่านสิ่งที่คุณเขียน
