วิธีการทำแผนที่กระบวนการทางธุรกิจ

การทำแผนที่กระบวนการทางธุรกิจเปิดโอกาสให้ผู้นำทางธุรกิจชี้แจงว่ากระบวนการดำเนินการจริงอย่างไร มันแสดงให้เห็นถึงปัญหาต่าง ๆ เช่นคอขวดและความแปรปรวนในกระบวนการที่ดำเนินการโดยกลุ่มหรือบุคคลต่างๆ ผู้นำสามารถทราบได้ว่าวิธีการทำกระบวนการจริงแตกต่างจากวิธีการที่ควรทำหรือไม่ การสร้างแผนที่กระบวนการหรือที่เรียกว่าผังงานเป็นองค์ประกอบสำคัญของการจัดการและปรับปรุงกระบวนการ Six Sigma แต่สามารถเป็นประโยชน์แม้ไม่มีกรอบเต็มรูปแบบของ Six Sigma

รวบรวมข้อมูลจากบุคคลที่ดำเนินการตามกระบวนการจริง อย่าลืมตรวจสอบว่าขั้นตอนแตกต่างกันภายใต้สถานการณ์ที่แตกต่างกันหรือสำหรับคนอื่น มุ่งเน้นไปที่วิธีการที่กระบวนการกำลังทำอยู่ไม่ใช่ว่าควรจะทำอย่างไร

ตัดสินใจว่าจะสร้างแผนผังกระบวนการชนิดใด ผังกิจกรรมพื้นฐานแสดงการไหลของขั้นตอนในกระบวนการรวมถึงจุดตัดสินใจในขณะที่ผังการใช้งานยังแสดงให้เห็นถึงการมีส่วนร่วมของกลุ่มหรือบุคคลที่แตกต่างกันอย่างชัดเจน สำหรับหลังสร้างคอลัมน์สำหรับแต่ละบุคคลหรือกลุ่มและวาดแต่ละขั้นตอนในคอลัมน์ที่เหมาะสมเพื่อระบุผู้ที่กำลังดำเนินการขั้นตอน

เริ่มต้นแผนที่กระบวนการทางธุรกิจของคุณโดยการวาดรูปวงรีหรือสี่เหลี่ยมผืนผ้าโค้งมนซึ่งเป็นสัญลักษณ์มาตรฐานสำหรับจุดเริ่มต้น สำหรับผังกิจกรรมให้วาดจุดเริ่มต้นที่ด้านซ้ายบนของหน้ากระดาษหรือหน้าซอฟต์แวร์ของคุณ สำหรับแผนภูมิการนำไปใช้งานให้วาดที่ด้านบนของคอลัมน์ที่เหมาะสม

ติดป้ายจุดเริ่มต้นด้วยวลีที่ระบุว่าเป็นจุดเริ่มต้นเช่น "การโทรเข้ามา" หรือแม้แต่แค่ "เริ่มต้น" แต่ละขั้นตอนของคุณจะมีป้ายกำกับด้วยวิธีนี้และควรรวมคำกริยาเพื่อแสดงถึงการดำเนินการ

สร้างแต่ละขั้นตอนกระบวนการโดยการวาดสี่เหลี่ยมและทำป้ายกำกับ ทุกขั้นตอนควรมีการเป็นตัวแทนของตัวเอง อย่ารวมขั้นตอนเป็นรูปเดียวโดยใช้คำว่า "และ" เพื่อเชื่อมต่อกริยาหรือการกระทำมากกว่าหนึ่งรายการ

เชื่อมต่อขั้นตอนด้วยลูกศรที่แสดงทิศทางของการไหลของกระบวนการ ไม่เป็นไรถ้าแผนที่ของคุณล้อมรอบหลายบรรทัดเพื่อให้พอดีกับหน้า ลูกศรทำให้การไหลชัดเจนโดยไม่คำนึงถึงการจัดเรียงทางกายภาพของขั้นตอน

ใช้รูปทรงเพชรเพื่อเป็นตัวแทนของจุดตัดสินใจได้ตลอดเวลาในขั้นตอนต่อไปขึ้นอยู่กับสถานการณ์ที่เฉพาะเจาะจง ตัวอย่างเช่นแผนที่กระบวนการสำหรับตะกร้าสินค้าออนไลน์จะมีจุดตัดสินใจที่แสดงถึงตัวเลือกของลูกค้าในการชำระเงินด้วยบัตรเครดิตหรือใช้ PayPal

ระบุขั้นตอนที่เป็นไปตามจุดตัดสินใจโดยการสร้างสัญลักษณ์รูปสี่เหลี่ยมผืนผ้าและทำป้ายกำกับและเพิ่มลูกศรเพื่อแสดงผังกระบวนการ ติดป้ายลูกศรแต่ละอันที่นำมาจากจุดตัดสินใจเพื่อชี้แจงสภาพที่นำไปสู่การติดตามเส้นทางนั้น ในตัวอย่างปัจจุบันของเราใช้ป้ายกำกับ "PayPal" สำหรับลูกศรหนึ่งและ "บัตรเครดิต" สำหรับอีกอัน

เพิ่มวงรีสุดท้ายหรือรูปสี่เหลี่ยมผืนผ้าที่โค้งมนที่มีป้ายกำกับว่า "End" เป็นขั้นตอนสุดท้ายเพื่อระบุจุดสิ้นสุดของกระบวนการ

ตรวจสอบแผนผังกระบวนการของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าได้อ่านอย่างถูกต้อง นอกจากนี้ยังมีบุคคลบางคนที่ทำกระบวนการตรวจสอบเพื่อให้แน่ใจว่าถูกต้องแสดงสิ่งที่พวกเขาทำ

เคล็ดลับ

• โปรแกรมเช่น Microsoft Visio มีคุณสมบัติพิเศษสำหรับการสร้างแผนที่กระบวนการ แต่สามารถใช้โปรแกรมกราฟิกอื่น ๆ หรือ PowerPoint ได้เช่นกัน เมื่อคุณรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับกระบวนการเป็นครั้งแรกให้เขียนแต่ละขั้นตอนลงในโน้ตเล็ก ๆ แล้วจัดเรียงเพื่อแสดงผังกระบวนการ วิธีนี้สามารถทำได้ง่ายกว่าการพยายามสร้างแผนที่กระบวนการทั้งหมดในครั้งเดียวตั้งแต่ต้น หากกระบวนการของคุณเกี่ยวข้องกับการคัดแยกจำนวนมากระหว่างกลุ่มหรือบุคคลคุณอาจต้องการใช้ผังงานการปรับใช้เพื่ออธิบายการมีส่วนร่วมของฝ่ายต่างๆอย่างชัดเจน