กำหนดข้อมูลการบัญชี

ข้อมูลการบัญชีเป็นข้อมูลเกี่ยวกับธุรกรรมขององค์กรธุรกิจ จากการซื้อสินค้าและเครื่องจักรไปจนถึงการทำสัญญาก่อสร้างระยะยาวเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นในการดำเนินธุรกิจมักจะแปลเป็นข้อมูลทางบัญชี การบัญชีเป็นวิธีการระบุและบันทึกข้อมูลนี้และใช้เพื่อสร้างรายงานที่เป็นประโยชน์สำหรับผู้ใช้ที่หลากหลาย โดยทั่วไปผู้ใช้เหล่านี้แบ่งออกเป็นสองกลุ่ม: ผู้ใช้ภายในและผู้ใช้ภายนอก เนื่องจากความต้องการของผู้ใช้เหล่านี้มีความหลากหลายการบัญชีจึงมีมุมมองหลักสองประการ การจัดการบัญชีเป็นมุมมองที่คาดการณ์ล่วงหน้าซึ่งมุ่งเน้นที่ผู้ใช้ภายใน การบัญชีการเงินอาศัยข้อมูลประวัติและเป็นมาตรฐานสำหรับผู้ใช้ภายนอก เพื่อทำความเข้าใจกับมุมมองเหล่านี้คุณต้องเข้าใจแนวคิดพื้นฐานหลายอย่างที่เป็นพื้นฐานของการบัญชีเป็นภาษาของธุรกิจ

เคล็ดลับ

• ข้อมูลการบัญชีเป็นข้อมูลที่วัดได้เชิงปริมาณเกี่ยวกับธุรกรรมและเหตุการณ์ที่เกี่ยวข้องกับองค์กรธุรกิจ

ข้อมูลการบัญชีคืออะไร?

ข้อมูลการบัญชีเป็นข้อมูลที่เกิดขึ้นจากการทำธุรกรรมทางธุรกิจ เมื่อระบุแล้วข้อมูลจะถูกจัดประเภทและบันทึกและในที่สุดก็หาทางลงในรายงานต่างๆ สำหรับการบัญชีแบบเงินสดวิธีนี้ค่อนข้างง่าย รายได้จะถูกบันทึกในบัญชีเมื่อได้รับเงินสดและบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายเมื่อจ่ายเงินสดแล้ว วิธีนี้อาจง่ายกว่า แต่เหมาะสำหรับธุรกิจขนาดเล็กที่มีเจ้าของหรือคู่ค้าเพียงไม่กี่คนเท่านั้น อย่างไรก็ตามธุรกิจที่มีนักลงทุนและธุรกิจที่มีสินค้าคงคลังมากขึ้นจะพบเกณฑ์คงค้างของการบัญชีที่จำเป็น นอกจากนี้กฎหมายกำหนดให้ธุรกิจการค้าสาธารณะต้องใช้การบัญชีตามเกณฑ์คงค้าง ธุรกรรมในการบัญชีคงค้างจะถูกบันทึกตามส่วนที่เกี่ยวกับสมการบัญชีที่ทุกธุรกรรมมีด้านเดบิตและด้านเครดิต

องค์ประกอบการบัญชีพื้นฐานสามประการคืออะไร

สมการบัญชีประกอบด้วยสามองค์ประกอบคือสินทรัพย์หนี้สินและส่วนของผู้ถือหุ้น สินทรัพย์เป็นสิ่งที่ธุรกิจเป็นเจ้าของและสามารถใช้งานได้ สินทรัพย์สามารถจับต้องได้เช่นรายการสินค้าคงคลังเครื่องจักรอาคารและวัสดุสิ้นเปลืองหรือไม่มีตัวตนเช่นสิทธิบัตรและลิขสิทธิ์ เงินสดและตราสารที่มีลักษณะเป็นเงินสดเช่นยอดคงเหลือในบัญชีธนาคารก็ถือเป็นสินทรัพย์เช่นกัน ธุรกิจอาจมีการลงทุนซึ่งจะถือเป็นสินทรัพย์ระยะยาว

หนี้สินคือจำนวนเงินที่ธุรกิจค้างชำระให้กับหน่วยงานอื่น ธุรกิจอาจซื้อสินค้าคงคลังเพื่อขายต่อด้วยเครดิตเช่น จำนวนเงินที่พวกเขาเป็นหนี้กับซัพพลายเออร์ของพวกเขาจะเป็นหนี้สินจนกว่าจะชำระแล้ว เมื่อธุรกิจจ่ายพนักงานและหักภาษีจากเช็คเงินเดือนพวกเขาจะต้องรับผิดชอบในรูปแบบของภาษีหัก ณ ที่จ่ายที่ค้างชำระต่อรัฐบาล ธุรกิจอาจนำเงินให้สินเชื่อหรือวงเงินเครดิตมาชำระค่าใช้จ่ายบางอย่าง ยอดเงินกู้เหล่านี้จะแสดงถึงหนี้สินของธุรกิจ

Equity คือการรวมกันของจำนวนเงินที่ลงทุนในธุรกิจโดยเจ้าของหรือผู้ถือหุ้นและรายได้ของธุรกิจในช่วงหลายปีที่ผ่านมา การเป็นเจ้าของเพียงผู้เดียวหุ้นส่วนหรือ LLC อาจเริ่มต้นด้วยการมีสมาชิกของธุรกิจแต่ละคนนำเงินสดจำนวนหนึ่งเข้าบัญชีธนาคารเพื่อให้ธุรกิจใช้ บริษัท อาจเริ่มต้นด้วยกลุ่มนักลงทุนจำนวนมากที่รวมกำไรกัน ไม่ว่าจะด้วยวิธีใดการลงทุนนี้แสดงถึงความสนใจในความเป็นเจ้าของในธุรกิจและเรียกว่าส่วนของธุรกิจ ในขณะที่ดำเนินธุรกิจกำไรและขาดทุนจะเพิ่มขึ้นหรือลดลง

องค์ประกอบทั้งสามนี้รวมกันในสมการการบัญชีซึ่งระบุว่าสินทรัพย์มีค่าเท่ากับหนี้สินบวกทุน เช่นเดียวกับสมการใด ๆ ทั้งสองฝ่ายต้องคงเท่ากัน เป็นแนวคิดนี้ที่รองรับความต้องการด้านเดบิตและเครดิตสำหรับทุกธุรกรรม การเพิ่มขึ้นของสินทรัพย์จะส่งผลให้เกิดการเพิ่มขึ้นของหนี้สินหรือส่วนของผู้ถือหุ้นหรือการลดลงของสินทรัพย์อื่นที่มีการแลกเปลี่ยน ตัวอย่างเช่นหากธุรกิจของคุณซื้อสินค้าคงคลังด้วยเงินสดธุรกรรมจะลดสินทรัพย์เงินสดเพื่อเพิ่มสินทรัพย์สินค้าคงคลัง หากธุรกิจของคุณซื้อสินค้าเป็นเครดิตแทนธุรกิจของคุณจะมีภาระหนี้สินเพิ่มขึ้นเพื่อเพิ่มบัญชีสินทรัพย์สินค้าคงคลัง

เหตุใดการบัญชีจึงมีความสำคัญต่อธุรกิจ

ข้อมูลการบัญชีช่วยให้ผู้คนตัดสินใจทางธุรกิจและการเงิน ความไว้วางใจในความแม่นยำและความน่าเชื่อถือของข้อมูลนี้มีความสำคัญเกือบเท่ากับผลประกอบการทางการเงินที่แท้จริงของธุรกิจ ดังนั้นจึงเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องมีระบบที่จับความเป็นจริงของการดำเนินธุรกิจและสถานะทางการเงินของมันอย่างถูกต้องและรายงานข้อมูลด้วยความสุจริตใจ มีผู้ใช้จำนวนมากของข้อมูลการบัญชีซึ่งแต่ละคนมีความกังวลที่แตกต่างกันเกี่ยวกับธุรกิจ

ผู้จัดการต้องสามารถคาดการณ์ผลลัพธ์ที่เป็นไปได้ของการตัดสินใจทางธุรกิจที่แตกต่างกัน พนักงานต้องการทราบว่าธุรกิจจะยังคงดำเนินงานต่อไปอย่างมั่นคงทางการเงิน นักลงทุนต้องการทราบว่าธุรกิจใช้เงินของพวกเขาเพื่อทำกำไรอย่างไรและพวกเขาจำเป็นต้องสามารถเปรียบเทียบธุรกิจกับธุรกิจอื่น ๆ เพื่อประเมินกลยุทธ์การลงทุน ซัพพลายเออร์และเจ้าหนี้อื่น ๆ จำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับประสิทธิภาพทางการเงินของธุรกิจและไม่ว่าธุรกิจจะมีสินทรัพย์เพียงพอหรือใช้เครดิตมากเกินไป ในวงกว้างผู้ใช้เหล่านี้สามารถแบ่งออกเป็นสองกลุ่มพื้นฐาน: ภายในและภายนอก ดังนั้นการบัญชีมีสองสาขาหลัก: การจัดการและการเงิน

บัญชีการเงิน

การบัญชีการเงินเป็นสาขาการบัญชีที่มุ่งเน้นการรายงานมาตรฐานเพื่อให้ข้อมูลแก่ผู้ใช้ภายนอก บริษัท ที่มีการซื้อขายแบบเปิดเผยต่อสาธารณชนจะต้องจัดทำรายงานทางการเงินทางการเงินและยื่นต่อคณะกรรมการกำกับหลักทรัพย์และตลาดหลักทรัพย์เพื่อการดูต่อสาธารณะ คณะกรรมการมาตรฐานการบัญชีการเงินกำหนดมาตรฐานที่ควบคุมวิธีการบัญชีการเงินสำเร็จ หลักการบัญชีที่ยอมรับกันทั่วไปเหล่านี้หรือ GAAP ใช้เป็นกรอบสำหรับนักบัญชีที่จะใช้เมื่อตัดสินใจว่าจะวัดและบันทึกข้อมูลทางการเงิน

GAAP กำหนดว่าข้อมูลทางการบัญชีต้องมีคุณสมบัติบางประการ: ความเกี่ยวข้อง, สาระสำคัญ, ความน่าเชื่อถือ, ความเข้าใจและการเปรียบเทียบ ข้อมูลที่เกี่ยวข้องคือข้อมูลที่มีอิทธิพลต่อการตัดสินใจในมือ สาระสำคัญหมายถึงสิ่งที่สำคัญพอที่จะถูกบันทึกไว้ ตัวอย่างเช่นธุรกิจที่มีมูลค่าหลายล้านดอลลาร์อาจไม่จำเป็นต้องกังวลเกี่ยวกับการรายงานธุรกรรมที่มีมูลค่า 200 ดอลลาร์อย่างแม่นยำ แต่จะพบว่าธุรกรรมมีมูลค่า 20,000 ดอลลาร์ ข้อมูลที่เชื่อถือได้นั้นปราศจากข้อผิดพลาดหรือการเปลี่ยนแปลง ความเข้าใจหมายถึงข้อมูลที่นำเสนออย่างชัดเจนและมีประสิทธิภาพเพื่อหลีกเลี่ยงการตีความที่ผิด ท้ายที่สุดความสามารถในการเปรียบเทียบหมายความว่าคำสั่งนั้นถูกสร้างและนำเสนอโดยทำตามวิธีการทางบัญชีที่เป็นที่ยอมรับในเวลานั้น สิ่งนี้ช่วยให้ผู้ใช้เปรียบเทียบธุรกิจหนึ่งไปยังอีกธุรกิจหนึ่งเพราะพวกเขารู้ว่าพวกเขาได้รับการบอกกล่าวข้อมูลในลักษณะเดียวกันจากธุรกิจกับธุรกิจ

หลักการบัญชีพื้นฐานของการบัญชีการเงิน

การบัญชีการเงินเป็นไปตามเกณฑ์คงค้างและใช้ GAAP เป็นกรอบงาน ภายใต้ GAAP รายได้จะถูกจับคู่กับค่าใช้จ่ายที่ใช้ในการสร้าง รายได้จะถือเป็นรายได้เมื่อกิจการส่งมอบสินค้าหรือให้บริการไม่ว่าจะมีการแลกเปลี่ยนเงินสดหรือไม่ ค่าใช้จ่ายจะถูกบันทึกเช่นเดียวกันเมื่อได้รับสินค้าหรือบริการ การทำธุรกรรมเหล่านี้เข้าสู่หนังสือด้วยค่าใช้จ่ายในอดีตและไม่ได้มีการประเมินค่าใหม่ในภายหลัง ค่าใช้จ่ายในอดีตเป็นวัตถุประสงค์ในขณะที่การตีราคาจะเป็นอัตวิสัยและควรหลีกเลี่ยง หลักการเหล่านี้เป็นแนวทางในการสร้างงบการเงิน

งบการเงินที่สำคัญ

ในการบัญชีการเงินรอบบัญชีแต่ละรอบส่งผลให้เกิดงบการเงินสามหลักคืองบกำไรขาดทุนงบดุลและงบกระแสเงินสด จากข้อความทั้งสามนี้ผู้ใช้สามารถวิเคราะห์อัตราส่วนประสิทธิภาพที่หลากหลายเพื่อเปรียบเทียบธุรกิจหนึ่งไปยังอีกธุรกิจได้อย่างง่ายดายแม้ว่าธุรกิจจะมีขนาดแตกต่างกัน

งบกำไรขาดทุนแสดงบัญชีรายรับและรายจ่ายต่าง ๆ นำเสนอรายได้ก่อน หากสินค้าคงคลังเกี่ยวข้องค่าใช้จ่ายของสินค้าที่ขายโดยทั่วไปจะถูกหักออกจากรายได้ก่อนที่จะย้ายไปยังหมวดค่าใช้จ่ายการแยกรายการ ต้นทุนของสินค้าที่ขายและค่าใช้จ่ายจะถูกหักออกจากรายได้เพื่อรับกำไรสุทธิหรือ "กำไร" ของงบกำไรขาดทุน

งบดุลตามหลังสมการทางบัญชี จะแสดงบัญชีสินทรัพย์ทั้งหมดในด้านหนึ่งและบัญชีหนี้สินและส่วนอื่น ๆ เมื่อปิดบัญชีเมื่อสิ้นรอบระยะเวลาบัญชีรายได้สุทธิจะแสดงในบัญชีส่วน มีการจัดเตรียมงบทดลองทดลองปรับรายการสมุดรายวันและในที่สุดจะมีการจัดทำงบดุลโดยที่สินทรัพย์มีจำนวนเท่ากับผลรวมของหนี้สินและส่วนของผู้ถือหุ้น

งบกระแสเงินสดแสดงว่าเงินสดของธุรกิจไปที่ใด แม้ว่าการบัญชีคงค้างหมายถึงการทำธุรกรรมที่ถูกบันทึกไว้เมื่อมีการปฏิบัติตามภาระผูกพันหรือได้รับการดำเนินการโดยไม่คำนึงถึงเงินสดมันยังคงเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องรู้ว่าเกิดอะไรขึ้นกับเงินสดของธุรกิจงบกระแสเงินสดอธิบายว่าเงินสดเข้ามาและออกไปจากธุรกิจได้อย่างไร มันแบ่งกระแสเหล่านั้นออกเป็นกิจกรรมประเภทต่างๆ สำหรับการวิเคราะห์ที่ชัดเจนกระแสเงินสดจากการดำเนินธุรกิจจะแสดงแยกต่างหากจากกระแสเงินสดจากการลงทุนหรือกิจกรรมจัดหาเงิน

การบัญชีบริหาร

ในทางตรงกันข้ามการจัดการบัญชีมีความยืดหยุ่นมากกว่า ฝ่ายบริหารอาจต้องดูข้อมูลในหลายวิธีเพื่อประเมินการตัดสินใจ พวกเขาสามารถใช้รูปแบบรายงานใดก็ได้ที่เป็นประโยชน์กับพวกเขามากที่สุด รายงานบัญชีการจัดการจะไม่ถูกแสดงต่อผู้ใช้ภายนอกดังนั้นจึงไม่ถูก จำกัด ด้วยการใช้ GAAP

การจัดการบัญชีมักจะเป็นการมองไปข้างหน้าและเป็นอัตวิสัย ผู้จัดการอาจต้องทำการวิเคราะห์ผลประโยชน์ต้นทุนค้นหาจุดคุ้มทุนตรวจสอบค่าใช้จ่ายตลอดอายุการใช้งานหรือแยกย่อยรายงานเป็นกลุ่มธุรกิจที่แตกต่างจากที่จำเป็นในรายงานทางการเงิน ประโยชน์ที่สำคัญของการบัญชีเพื่อการจัดการคือความยืดหยุ่นในการจัดการรายงานเพื่อให้มีประโยชน์มากที่สุดในการตัดสินใจ ลักษณะที่เป็นอัตวิสัยของรายงานเหล่านี้เป็นไปตามหลัก GAAP ซึ่งเป็นเหตุผลว่าทำไมพวกเขาจึงไม่ปรากฏต่อผู้ใช้ภายนอก

ข้อมูลทางบัญชีประเภทอื่น

การบัญชีภาษีและคุณลักษณะการบัญชีที่ไม่แสวงหากำไรมีกฎพิเศษมากกว่าที่กล่าวไว้ที่นี่ เมื่อพูดถึงการบัญชีภาษีคุณอาจได้ยินคำว่า“ กระทบยอดหนังสือเป็นภาษี” ซึ่งหมายความว่านักบัญชีกำลังอธิบายความแตกต่างระหว่างสิ่งที่แสดงในรายงานการบัญชีการเงินและผลลัพธ์ที่แสดงในการคืนภาษี เนื่องจากกฎระเบียบ GAAP และ IRS ของคณะกรรมการมาตรฐานทางการเงินนั้นแตกต่างกันไปในเรื่องการทำธุรกรรมบางอย่าง ตัวอย่างหนึ่งคือการรักษาค่าใช้จ่ายมื้ออาหาร แม้ว่าคุณจะสะท้อนต้นทุนอาหารทั้งหมดในหนังสือธุรกิจของคุณ แต่ IRS จะอนุญาตเพียง 50 เปอร์เซ็นต์ของค่าใช้จ่ายในกรณีส่วนใหญ่ การกระทบยอดของคุณจะมีรายการโฆษณาแสดงอีกครึ่งหนึ่งของค่าใช้จ่ายเป็นคำอธิบาย

การบัญชีที่ไม่แสวงหาผลกำไรกระทำในลักษณะที่เฉพาะเจาะจงเพราะธุรกิจที่ไม่แสวงหากำไรมักจะมีการจัดสรรเงินทุนในรูปแบบที่เฉพาะ ผู้ออกทุนอาจมีข้อ จำกัด ที่เฉพาะเจาะจงมากเกี่ยวกับวิธีการใช้เงิน ตัวอย่างเช่นอาจมีการให้เงินช่วยเหลือเพื่อช่วยให้แรงงานหญิงที่มีทักษะต่ำได้รับการฝึกอบรมงาน องค์กรไม่แสวงหากำไรจะต้องแสดงให้เห็นว่ามีการใช้เงินทุนสนับสนุนเพื่อบรรลุเป้าหมายนี้ พวกเขาไม่สามารถใช้เงินทุนสนับสนุนเหล่านี้สำหรับโครงการอื่น ๆ หรือพวกเขาจะต้องจ่ายเงินคืนให้แก่ผู้ออก ในทำนองเดียวกันผู้บริจาคอาจบริจาคให้กับโครงการที่เฉพาะเจาะจงมากกว่าที่จะเป็นกองทุนทั่วไปที่ไม่แสวงหากำไร พวกเขาจะต้องการเห็นว่าเป้าหมายของโครงการบรรลุตาม การบัญชีที่ไม่แสวงหาผลกำไรแยกเงินออกเป็น "กองทุน" ต่างๆเพื่อให้การรายงานนี้สำเร็จ

แม้ว่าคำจำกัดความของข้อมูลทางบัญชีจะดูง่าย แต่คุณสามารถดูได้อย่างรวดเร็วว่าฟิลด์การบัญชีเติบโตขึ้นเพื่อรวมความเชี่ยวชาญจำนวนมากได้อย่างไร มีคนที่ทำงานในสาขาวิชากว้าง แต่มีอีกหลายคนที่ปิดท้ายด้วยบทบาทพิเศษ บุคคลอาจจัดการในบัญชีเจ้าหนี้ แต่เพียงผู้เดียวเพื่อให้มั่นใจว่าธุรกิจจ่ายเงินตรงเวลาเพื่อให้ไฟติดและสินค้าคงคลังยังคงไหลอย่างราบรื่น บุคคลอื่นอาจตัดสินใจที่จะทำงานเพียงอย่างเดียวกับข้อมูลภาษีของธุรกิจเพื่อให้มั่นใจว่าการรายงานที่ถูกต้องและการปฏิบัติตามกฎระเบียบของหน่วยงานภาษีทั้งหมดไม่ว่าจะเป็นรัฐบาลกลางหรือรัฐรายได้ภาษีการขายหรือภาษีเงินเดือน สิ่งหนึ่งที่แน่นอนคือพวกเขาทั้งหมดจะบันทึกข้อมูลเกี่ยวกับธุรกรรมของธุรกิจและใช้เพื่อรายงานไปยังผู้มีส่วนได้เสียต่างๆ