หลักการบัญชีที่ยอมรับกันโดยทั่วไปหรือ GAAP ระบุยอดคงเหลือตามธรรมชาติของบัญชีและบอก บริษัท ว่าบัญชีใดบัญชีหนึ่งควรมียอดเครดิตหรือเดบิต บัญชีการเงินดำเนินการในขอบเขตจากสินทรัพย์และหนี้สินไปยังรายการส่วนได้เสียรายได้และค่าใช้จ่าย สำนักงานคณะกรรมการกำกับหลักทรัพย์และตลาดหลักทรัพย์ของสหรัฐอเมริการะบุว่าการสร้างสมดุลบัญชีเป็นคุณลักษณะสำคัญของการรายงานทางการเงินที่ดี
ยอดเงินในบัญชี
ในการบัญชีสินทรัพย์และค่าใช้จ่ายมักจะมียอดคงเหลือเดบิตหมายถึงผู้ทำบัญชีขององค์กรเดบิตพวกเขาเพื่อเพิ่มจำนวนบัญชี รายได้, รายการส่วนได้เสียและหนี้สินมียอดคงเหลือเครดิตดังนั้นผู้ทำบัญชีให้เครดิตบัญชีเหล่านี้เพื่อเพิ่มพวกเขา การเปลี่ยนแปลงใด ๆ ในลำดับปกตินี้ทำให้เกิดความไม่ถูกต้องในกระบวนการเก็บบันทึกและอาจนำไปสู่งบการเงินที่มีข้อผิดพลาด ตัวอย่างเช่นหากผู้ทำบัญชีให้เครดิตบัญชีค่าใช้จ่ายการประกันภัยเพื่อบันทึกการชำระเงินแบบพรีเมี่ยมรายการนั้นจะเข้าใจจำนวนเงินค่าใช้จ่ายการประกันภัยที่รายงานในงบกำไรขาดทุน การทำความเข้าใจหมายถึงการแสดงว่ามีนัยสำคัญน้อยลงหรือลดจำนวนของรายการบัญชี
การรายงานทางการเงิน
เพื่อให้ได้รับความเชื่อถือจากสาธารณะและนักลงทุน บริษัท จะต้องบันทึกธุรกรรมและรายงานข้อมูลประสิทธิภาพเมื่อสิ้นสุดรอบระยะเวลาที่กำหนดเช่นไตรมาสหรือปีงบประมาณ การรายงานที่แม่นยำต้องมีการตรวจสอบยอดคงเหลือในบัญชีอย่างละเอียด ชุดของรายงานทางการเงินที่สมบูรณ์ประกอบด้วยงบการเปลี่ยนแปลงในส่วนของผู้ถือหุ้นงบกำไรขาดทุนงบกระแสเงินสดและงบแสดงฐานะการเงินซึ่งเรียกว่างบดุล
แนวทางการตรวจสอบ
ผู้ตรวจสอบภายนอกจะเจาะลึกบันทึกของ บริษัท เพื่อประเมินความถูกต้องของจำนวนประสิทธิภาพโดยให้ความสนใจกับบัญชีหลักแต่ละบัญชีเพื่อยืนยันยอดคงเหลือ ผู้ตรวจสอบองค์กรดูบัญชีย่อยจากภายในสู่ภายนอกและจากภายนอกเพื่อทำความเข้าใจกับธุรกรรมที่ทำให้เป็นบัญชีหลัก ตัวอย่างเช่นผู้ตรวจสอบบัญชีอาจดูบัญชีเจ้าหนี้ในงบดุลและระบุรายการบันทึกประจำวันทั้งหมดที่นำไปสู่ยอดดุลบัญชี สิ่งนี้แสดงให้เห็นถึงวิธีการ“ ออกไปข้างนอก” ในสถานการณ์นี้การทบทวนแบบ "ออกไปข้างนอก" จะใช้เวลาในการวิเคราะห์เชิงเปรียบเทียบ
การมีส่วนร่วมของพนักงาน
ในบริบทขององค์กรบุคลากรที่ตรวจสอบให้แน่ใจว่าบัญชีมียอดเงินที่ถูกต้องรวมถึงผู้ทำบัญชีนักบัญชีและผู้จัดการทางการเงิน ผู้ควบคุมต้นทุนและหัวหน้างานด้านงบประมาณยังช่วยในการเก็บบันทึกและรายงาน
